Berechtigungen vergeben: Vergabe oder Entzug von Berechtigungen
- Zugriffsgruppen anlegen und verwalten
- Anlegen eines neuen Benutzers
- Benutzer hat sein Passwort vergessen
- Löschen eines Benutzers
Die Sicherheit des Programms wird durch Berechtigungen und Rollen gewährleistet. Das bedeutet, dass Benutzer spezifische Berechtigungen oder Rollen benötigen, um bestimmte Funktionen auszuführen.
Anmeldung am Programm: Jeder Benutzer meldet sich mit seiner eigenen Benutzerkennung am Programm an.
Berechtigungen zuweisen: Der Administrator weist den Benutzerkonten die entsprechenden Berechtigungen zu. Dies geschieht indirekt über Berechtigungsgruppen.
Verwendung von Berechtigungsgruppen: Anstatt Berechtigungen direkt an Benutzer zu vergeben, werden sie über Berechtigungsgruppen verteilt. Dies erleichtert die Verwaltung, da bei einem Benutzerwechsel die Berechtigungen automatisch übernommen werden.
Zugriff auf Funktionen: Benutzer können nur auf die Funktionen zugreifen, für die sie die erforderlichen Berechtigungen oder Rollen besitzen.
Nachvollziehbarkeit: Durch die klare Zuordnung von Berechtigungen und Rollen ist nachvollziehbar, wer Zugriff auf welche Funktionen hat und warum.
- Zugriffsgruppen anlegen und verwalten:
Gehen Sie auf Einstellungen und klicken Sie auf Zugriffsgruppen: Auf der linken Seite sehen Sie vordefinierte Zugriffsgruppen wie Manager, Buchhaltung, Wegewart und Schriftführer usw.
Auswahl einer Zugriffsgruppe: Markieren Sie eine Zugriffsgruppe auf der linken Seite (hellblau hinterlegt), um den entsprechenden Stammsatz auf der rechten Seite anzuzeigen.
Übersicht der Berechtigungen: Klicken Sie auf den Reiter „Rollen /Berechtigungen“, um alle Rollen bzw. Berechtigungen zu sehen, die dieser Gruppe zugewiesen sind. Diese bestimmen, welche Funktionen innerhalb des Programms von Benutzern, die dieser Gruppe angehören, ausgeführt werden dürfen. Wenn das Häkchen nicht angeklickt ist, dürfen Sie diese Funktion nicht benutzen.
Stammsatzdetails: Der Stammsatz enthält den Namen der Zugriffsgruppe (z.B. Manager) der ist wichtig. Bei der Beschreibung müssen Sie nichts eintragen. Dann gibt es eine Gruppe für Nachrichten/Besprechungen diese unterscheidet, ob die Gruppe nur für Berechtigungsvergabe oder auch für den Nachrichtenversand verwendet wird.
Zuordnung von Benutzern: Unter dem Reiter „Benutzer“ sehen Sie, welche Benutzerkennungen der Gruppe zugeordnet sind.
Berechtigungsgruppen sollten nach Aufgabenbereich unterteilt sein, (z.B. eine Gruppe für Buchhaltung). Dort sind alle Buchhaltungsfunktionen vereinigt. Hier können Sie entscheiden, welche Berechtigungen für bestimmte Aufgaben sinnvoll sind und diese entsprechend anpassen.
2. Anlegen eines neuen Benutzers
- Zugriff auf die Benutzerverwaltung: Klicken Sie auf „Einstellungen“ und wählen Sie „Benutzerverwaltung“.
- Neuen Benutzer anlegen: Klicken Sie auf „Neu“.
- Benutzerdetails eingeben: Geben Sie im Feld „Name“ den Vor- und Nachnamen des neuen Benutzers ein. Das System erstellt automatisch eine Benutzerkennung, die Sie bei Bedarf anpassen können.
- Berechtigungsgruppe auswählen: Wählen Sie die Berechtigungsgruppe aus, der der neue Benutzer zugeordnet werden soll, indem Sie auf die entsprechende Gruppe doppelt klicken (z.B. Manager). Die ausgewählte Gruppe wird unter „Zugeordnete Gruppen“ angezeigt. Sie können auch mehrere Gruppen auswählen, um dem Benutzer zusätzliche Berechtigungen zu geben.
- E-Mail-Adresse eingeben: Tragen Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers ein.
- E-Mail erstellen und senden: Klicken Sie auf „E-Mail erstellen“, um automatisch eine E-Mail mit den Anmeldedaten zu generieren und an den Benutzer zu senden.
- Überprüfen der E-Mail: Der Benutzer erhält eine vom System generierte E-Mail mit seinen Anmeldedaten. Falls die E-Mail nicht im Posteingang erscheint, überprüfen Sie bitte den Spamordner, da sie sich manchmal dort befindet.
3. Benutzer hat sein Passwort vergessen
- Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie ein neues automatisch generieren lassen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Navigieren Sie zur Benutzerverwaltung und wählen Sie den betreffenden Benutzer aus.
- Klicken Sie auf „Bearbeiten“ und dann auf „E-Mail erstellen“.
- Das System generiert automatisch eine E-Mail mit einem neuen, zufällig generierten Passwort, ähnlich wie bei der ersten Anmeldung.
- Die E-Mail wird an den Benutzer verschickt, der sich dann mit dem neuen Passwort anmelden kann.
- Nach der Anmeldung muss der Benutzer das neue Passwort ändern.
Auf diese Weise kann der Benutzer (wenn er dafür die Berechtigung hat) sein Passwort einfach zurücksetzen und sich wieder anmelden.
4. Löschen eines Benutzers
Um einen Anwender zu löschen, folgen Sie bitte diesen Schritten:
- Navigieren Sie zur Benutzerverwaltung.
- Wählen Sie den zu löschenden Benutzer aus.
- Klicken Sie auf „Löschen“ oder „Entfernen“.
- Bestätigen Sie die Löschung, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
- Der Benutzer wird aus dem System entfernt.