Individuelle Umlagen und Kontoverwaltung von Fördermitgliedern

Umwandlung von Fördermitgliedern zu regulären Mitgliedern

  • Fördermitglieder haben keine Parzellenzuordnung.
  • Es gibt mehrere Kategorien: Mitglieder, Fördermitglieder, Partnermitglied ect.
  • Mitglieder sind immer einer Parzelle zugeordnet, während Fördermitglieder dies nicht sein können.
  • Wenn man einem Fördermitglied eine Parzelle zuordnen möchte, muss man es vorher zu einem regulären Mitglied machen. Dabei sollte vorab sein Mitgliedskonto auf „Null“ gesetzt werden (entweder durch Auszahlung bei einem Guthaben, oder durch eine Nachforderung, beziehungsweise Ausbuchung).

Mitgliedskonto -> Fördermitglied auf Null setzen:

Vorbereitung zur Umwandlung:

  • Überprüfen Sie, ob das Mitgliedskonto des Fördermitglieds einen offenen Betrag aufweist.

A: Das Fördermitglied zahlt den offenen Betrag. Verbuchen Sie die Pächterzahlung, um das Konto auf Null zu setzen.

B: Wenn ein Fördermitglied nicht zahlt, muss der Betrag über eine Allgemeine Buchung auf ein Transferkonto verschoben werden. Dabei ist darauf zu achten, welches Konto im Soll stehen muss, um den Saldo auf Null zu bringen. Nach der Buchung und dem Pächterwechsel auf die Parzelle erfolgt eine weitere Allgemeine Buchung, bei der die offene Forderung dem neuen Parzellenkonto zugeschrieben wird. Auch hier ist auf eine korrekte Soll-Haben-Buchung zu achten.

ODER

C: Guthaben können entweder ausgezahlt oder dem Parzellenkonto gutgeschrieben werden. (Nach dem Pächterwechsel erfolgt dies alles über die Allgemeine Buchung.

Für Fördermitglieder kann man eigene Umlagen erzeugen, wie beispielsweise für den Mitgliedsbeitrag.

Vermeidung manueller Anpassung in der Rechnungslegung sollten die absolute Ausnahme sein, da sie mit erheblichem Aufwand verbunden sind.

Stattdessen sollten Zusatzeinträge und entsprechende Umlagen genutzt werden, um die Berechnungen zu automatisieren und den Arbeitsaufwand zu minimieren.

Neue Umlage für Fördermitglieder erstellen

Menü öffnen:

  • Navigieren Sie zum Menüpunkt „Abrechnung“.
  • Wählen Sie den Unterpunkt „Umlage“.
  • Klicken Sie auf den Button „Neue Umlage“.
  • Wählen Sie die Grundlage „Person“.
  • Tragen Sie als Umlagetyp: „Tarifwert“ ein
  • Tragen Sie die notwendigen Informationen der neuen Umlage ein: wie den Namen, Häkchen setzen bei -> Filter im Datenbankfeldinhalt, den Betrag, das entsprechende Konto ect. (siehe Screenshot).
  • „Speichern“ Sie die Eingaben.

Rechnungen für Mitglieder ohne Parzelle erstellen

Mitgliedsstatus ändern:

  • Ändern Sie den Mitgliedstyp auf „Mitglied ohne Garten“.
  • Wenn die Mitglieder eine Rechnung erhalten sollen, ändern Sie den Typ auf „Fördermitglied“.

Umlagen festlegen:

  • Erstellen Sie eigene Umlagen für diesen Mitgliedstyp (zukünftig heißt das „Rechnungspositionen“)

Zusatzeinträge und individuelle Umlagen für Pächter und Ehrenmitglieder

Zusatzeinträge aktivieren:

  • Aktivieren Sie Zusatzeinträge in den Einstellungen im KGA-Stamm.

Zusatzeinträge hinzufügen:

  • Fügen Sie für Pächter oder Ehrenmitglieder Zusatzeinträge hinzu (z.B. „Ehrenmitglied“).
  • Bei Ehrenmitgliedern, die eine Parzelle haben, fügen Sie den Zusatzeintrag „Ehrenmitglied“ mit dem Betrag „-1“ hinzu.

Umlage erstellen:

  • Erstellen Sie eine neue Umlage für die Parzelle mit dem Typ „Zusatzeintrag im Stammsatz“.
  • Wählen Sie den entsprechenden Tarif (z.B. „Mitgliedsbeitrag“).
  • Durch den Betrag „-1“ wird der Mitgliedsbeitrag gutgeschrieben.

Erstattung von Mehrbeträgen

Umlage erstellen:

  • Navigieren Sie zum Menüpunkt „Abrechnung“.
  • Wählen Sie den Unterpunkt „Umlage“.
  • Klicken Sie auf „Neue Umlage“.

Details eingeben:

  • Wählen Sie als Berechnungsgrundlage „Parzelle“.
  • Geben Sie unter Rechnungsposition „Erstattung Mehrbetrag“ ein.
  • Wählen Sie den Umlagetyp „Zusatzeintrag im Stammsatz „Tarifname“.
  • Geben Sie im Feld „Name des Zusatzfeldes“ „Erstattung Mehrbetrag“ ein.
  • Tragen Sie im Feld „multipliziert mit Tarifname“ „-1“ ein.
  • Wählen Sie das jeweilige Konto und den Abschnitt aus.
  • Klicken Sie auf „Speichern“, um die neue Umlage zu erstellen.

Dynamische Erstellung von Umlagen

Durch die Nutzung von Zusatzeinträgen und spezifischen Umlagen können verschiedene Szenarien dynamisch abgebildet werden, wie z.B.:

  • Mitgliedsbeiträge für Fördermitglieder.
  • Individuelle Rechnungen für Mitglieder ohne Parzelle.
  • Anpassung von Mitgliedsbeiträgen für Ehrenmitglieder durch Gutschrift.
aktualisiert am 10. Juli 2024