Hilfestellung im ersten Jahr: Rechnungslegung gefolgt vom Jahresabschluss (Häkchen wurde nicht gesetzt), sowie Umlagen und Pächterwechsel (Start und Schlussrechnung)

IM ERSTEN JAHR:  

Wenn Sie die Option „Erst die Rechnungslegung, dann der Jahresabschluss“ (siehe Screenshot) gewählt haben, erfolgt die Vorgehensweise wie folgt:

  1. Rechnungslegung für das Folgejahr:
  2. Zuerst wird die Rechnungslegung für das Folgejahr durchgeführt. Dabei müssen Sie das Kennzeichen „Rechnungsjahr = Folgejahr“ setzen, um sicherzustellen, dass die Rechnungen korrekt für das kommende Jahr erstellt werden.
  • Umlagen/Tarife/Zusatzeinträge: Fast alle Nebenkosten und Umlagen, mit Ausnahme von Pacht, Wasser und Müllabfuhr, werden über die Funktion „Umlagen“ geregelt. Diese können als Rechnungspositionen in verschiedenen Kategorien wie „Mitgliedsbeitrag“ oder „Pacht“ angezeigt werden. Achten Sie darauf, dass alle Positionen mit den entsprechenden Konten hinterlegt sind (z. B. für Pacht, Wasser, Strom etc.).
  • Start- und Schlussrechnungen für Pächterwechsel:

„Bitte beachten Sie, dass eine Schluss- und Startrechnung nur erstellt werden kann, wenn zuvor mindestens einmal eine Rechnungslegung mit unserem Programm erstellt wurde.

Das System nutzt die Daten der letzten Rechnung und teilt diese für den neuen und alten Pächter auf.“ Wenn Sie also einen Pächterwechsel haben und die Rechnungslegung noch nicht abgeschlossen wurde, können diese Rechnungen nicht erstellt werden.

  • Jahresabschluss nach der Rechnungslegung:
  • Nach der Rechnungslegung folgt der Jahresabschluss für das aktuelle Jahr. Dieser wird vorgenommen, sobald alle relevanten Kontoauszüge bis zum 31. Dezember verbucht sind, sodass das Jahr buchhalterisch abgeschlossen ist. Nachdem der Jahresabschluss abgeschlossen wurde, können die Jahresrechnungen für das Folgejahr finalisiert und versandt werden. Es empfiehlt sich, nach der Erstellung und dem Versand der Rechnungen eine „Ruhepause“ von etwa einer Woche einzulegen, um sicherzustellen, dass keine Fehler in der Abrechnung vorliegen. Sollte es zu Fehlern kommen, können Sie die Rechnungslegung rückgängig machen, solange keine weiteren Buchungen oder Pächterwechsel stattgefunden haben.
  • Revision und Jahresabschluss:
  • Nach der Rechnungslegung und der „Ruhepause“ ist es ratsam, eine Revision durchzuführen, um sicherzustellen, dass keine Fehler aufgetreten sind. Sollten Fehler entdeckt werden, können diese durch Stornierung und Neubuchung korrigiert werden. Erst wenn die Revision abgeschlossen ist, kann der endgültige Jahresabschluss durchgeführt und das neue Jahr gebucht werden.
  • Abrechnung von Zusatzkosten:
  • Wenn Sie zusätzliche Kosten, wie zum Beispiel „nicht geleistete Gemeinschaftsarbeit“, abrechnen möchten, können Sie diese ebenfalls über Umlagen und Zusatzeinträge regeln und automatisieren.

Anleitungen finden Sie im Hilfe-Center, das Ihnen Schritt für Schritt erklärt, wie Sie diese Positionen korrekt erfassen können.

https://it-conomic.de/

Zudem stehen Ihnen unsere Schulungsvideos zur Verfügung, die den Prozess der Rechnungslegung und Abrechnung ausführlich erläutern.

https://it-conomic.de/loesungen-vereinssoftware/easy-erklaervideos-software-fuer-die-verwaltung-von-kleingaerten/

Alternativ können Sie auch das Handbuch konsultieren, das Ihnen ebenfalls detaillierte Informationen und Hilfestellungen bietet.

https://it-conomic.de/loesungen-vereinssoftware/kleingarten-easy-kleingartenverwaltung/

aktualisiert am 28. Januar 2025