Rechnungen übersichtlich strukturieren mit Umlagen (Rechnungspositionen)

Rechnungen lassen sich mit Easy in Kategorien unterteilen, wie zum Beispiel:

  • Mitgliedsbeitrag
  • Pacht

Das geschieht über die sogenannten Umlagen. Zukünftig heißt es Rechnungsposition.

In jeder Umlage können Sie festlegen, ob diese z.B. unter der Rubrik Mitgliedsbeitrag oder Umlage usw. erscheint.

So behalten Sie als Verein und auch als Pächter eine klare Übersicht über die verschiedenen Kostenbestandteile.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Neuen Zusatzeintrag anlegen


Im Menü finden Sie das unter Einstellungen -> Zusatzeinträge -> Neues Zusatzfeld / Eintrag.

Eingaben: Nicht geleistete Gemeinschaftsarbeit
• Stammsatz: Parzelle
• Bezeichnung: nicht geleistete Gemeinschaftsarbeit
• Nummer: 1 (wenn es der erste Zusatzeintrag für die Parzelle ist, für alle weiteren dann 2 bis 15)
• Typ: Beitrag

Häkchen setzen bei:

  • Inhalt zurücksetzen nach Rechnungslegung und
  • Inhalt zurücksetzen beim Pächterwechsel

-> So wird sichergestellt, dass der eingetragene Wert jedes Jahr neu erfasst werden muss und nicht automatisch übernommen wird.

2. Tarifwert anlegen


Im Menü unter Einstellungen -> Tarife.

Eingaben:
• Name: Stundenpreis
• Wert: zum Beispiel 30,00 Euro

3. Den Wert bei Parzellen eintragen


Im Menü unter Verwaltung -> Parzellen -> die jeweilige Parzelle öffnen -> auf Bearbeiten klicken.

  • Im Feld „nicht geleistete Gemeinschaftsarbeit“ z. B. eine 3 eintragen (für 3 Stunden nicht geleistet).
  • Anschließend speichern.

4. Neue Umlage erstellen


Im Menü unter Rechnungslegung -> Umlagen -> Neue Umlage anklicken.

Eingaben: Nicht geleistete Gemeinschaftsarbeit
• Bezeichnung / Rechnungsposition: Nicht geleistete Gemeinschaftsarbeit
• Rechnungsgrundlage: Parzelle
• Umlagetyp: Zusatzeintrag im Stammsatz
• Name des Zusatzfeldes: Nicht geleistete Gemeinschaftsarbeit
• Tarif: Stundenpreis
• Anschließend speichern!

WICHTIG: Nur Parzellen mit einem Eintrag im Zusatzfeld erhalten diese Position auf der Rechnung!!!

5. Kontrolle und Test über die Rechnungslegung
• Im Bereich Rechnungslegung -> Parzellen -> die jeweilige Parzelle mit Eintrag öffnen
• Rechnungsvorschau prüfen: Ist der Betrag korrekt berechnet?
• Andere Parzellen ohne Eintrag dürfen keine Position angezeigt bekommen.

6. Rechnungsposition
In diesem Feld geben Sie den Namen oder die Beschreibung der Umlage ein, z. B. „nicht geleistete Gemeinschaftsarbeit“.
Dieses Feld steuert, wo und wie der Posten auf der Rechnung oder Abrechnung angezeigt wird.
Durch eine klare und passende Bezeichnung sorgen Sie dafür, dass die Umlage korrekt zugeordnet und übersichtlich dargestellt wird.

Wichtig:

Bei Zusatzfeldern, die Jährlich neu erfasst werden müssen- wie zum Beispiel „Nicht geleistete Gemeinschaftsarbeit“- müssen unbedingt die Häkchen gesetzt werden:

  • Inhalt zurücksetzen nach Rechnungslegung und
  • Inhalt zurücksetzen beim Pächterwechsel

So wird gewährleistet, dass die Werte jedes Jahr neu eingegeben werden und nicht automatisch aus dem Vorjahr übernommen werden.

aktualisiert am 11. Juni 2025