Rechnungslegung:

Wenn Sie die Rechnungsstellung gestartet haben, erstellt das System die Rechnungen, generiert die Buchungssätze und erstellt die PDF-Dateien. Danach ist es sehr wichtig, dass Sie alle Daten genau überprüfen.

Was tun, wenn nach der Rechnungslegung Fehler auffallen?

Wenn Sie nach der Rechnungslegung feststellen, dass doch etwas nicht korrekt ist, gibt es grundsätzlich die Möglichkeit, die Rechnungslegung zurückzunehmen. Dies erfolgt über den Button „Aktionen“ und die Funktion „Rechnungslegung zurücknehmen“.

Allerdings funktioniert diese Rücknahme nur, wenn keine weiteren Buchungen nach der Rechnungslegung vorgenommen wurden.

Weshalb ist das so?

Die Rechnungslegung erzeugt Buchungssätze im System, die fortlaufend und lückenlos sein müssen.

Wenn nach der Rechnungslegung manuell neue Buchungen durchgeführt wurden – z.B. das Stornieren einer Rechnung oder das Erstellen neuer Buchungssätze – verändert sich die Buchungs-ID. Das bedeutet, dass das System dann die Rücknahme der Rechnungslegung nicht mehr zulässt, weil die Buchungshistorie nach der Rechnungslegung bereits verändert wurde.

Wichtige Hinweise:
• Keine manuelle Buchung nach der Rechnungslegung: Wenn Sie nach der Rechnungslegung weitere Buchungen vornehmen (z.B. Stornierungen), kann die Rücknahme der Rechnungslegung nicht mehr automatisch durchgeführt werden. Dies führt zu einer Komplikation, da die Buchungsnummern und -IDs durcheinander geraten.
• Vermeiden Sie nachträgliche Stornierungen: Wenn Sie feststellen, dass etwas nicht stimmt, sollten Sie vorher die gesamte Rechnungslegung überprüfen und dann gegebenenfalls die gesamte Rücknahme in Erwägung ziehen, statt nur einzelne Rechnungen zu stornieren.
• Die Rücknahme der Rechnungslegung: Die Rücknahme löscht die Buchungssätze der Rechnungslegung. Sie stellt die Buchhaltung so wieder her, wie sie vor der Rechnungslegung war. Dies funktioniert jedoch nur, wenn keine weiteren Buchungen nach der Rechnungslegung durchgeführt wurden.

Was passiert, wenn Sie nach der Rechnungslegung Änderungen vornehmen?

Sobald Buchungen oder Stornierungen nach der Rechnungslegung von Ihnen vorgenommen wurden, ist eine Rücknahme der Rechnungsstellung durch Sie selbst nicht mehr möglich. In diesem Fall muss dieser Vorgang von unserem Programmierer geprüft werden und manuell bearbeitet werden, was mit erheblichen Aufwand verbunden ist.

Unser Tipp:

Bevor Sie eine Rechnungslegung durchführen, prüfen Sie alle Daten gründlich und stellen Sie sicher, dass keine Fehler vorliegen. Wenn Sie nach der Rechnungslegung feststellen, dass doch etwas falsch ist, sollten Sie sich überlegen, ob es sich um ein grundlegendes Problem handelt, das die gesamte Rücknahme der Rechnungslegung erforderlich macht, oder ob es eine kleinere Korrektur ist, die ohne Rücknahme gelöst werden kann.

Warten Sie, wenn nötig, einige Tage, um sicherzustellen, dass alle Buchungen korrekt sind, bevor Sie mit einer Stornierung oder Änderung fortfahren. Wenn Sie nachträgliche Buchungen vornehmen, müssen Sie sich bewusst sein, dass der Rücknahmeprozess deutlich komplexer wird und der Support eventuell den gesamten Vorgang manuell zurücksetzen muss.

Zusammengefasst:

• Vor der Rechnungslegung: Alles sorgfältig überprüfen und sicherstellen, dass alle Zählerstände und Rechnungsdaten korrekt sind.

  • Wichtiger Schritt vor der Rechnungsstellung: “ Excel-Übersicht erstellen“ (Siehe Anleitung)
  • Nach der Rechnungslegung: Keine weiteren Buchungen vornehmen oder Stornierungen durchführen, solange dieser Prozess noch nicht abgeschlossen ist.
  • Daher empfiehlt es sich, nach der Erstellung und dem Versand der Rechnungen eine „Ruhepause“ von mindestens einer Woche einzulegen, um sicherzustellen, dass keine Fehler in der Abrechnung vorliegen.
  • Sobald Buchungen oder Stornierungen nach der Rechnungslegung von Ihnen vorgenommen wurden, ist eine Rücknahme der Rechnungsstellung durch Sie selbst nicht mehr möglich. In diesem Fall muss dieser Vorgang von unserem Programmierer geprüft werden und manuell bearbeitet werden, was mit erheblichen Aufwand verbunden ist.

aktualisiert am 4. Februar 2025