Rechnungen lassen sich mit Easy in Kategorien unterteilen, wie zum Beispiel:
- Mitgliedsbeitrag
- Pacht
Das geschieht über die sogenannten Umlagen. Zukünftig heißt es Rechnungsposition.
- In jeder Umlage können Sie festlegen, ob diese z.B. unter der Rubrik Mitgliedsbeitrag oder Umlage usw. erscheint.
- So behalten Sie als Verein und auch als Pächter eine klare Übersicht über die verschiedenen Kostenbestandteile.
Neuen Zusatzeintrag anlegen
Im Menü finden Sie das unter Einstellungen -> Zusatzeinträge -> Neues Zusatzfeld / Eintrag.
- Eingaben: Nicht geleistete Gemeinschaftsarbeit
- Stammsatz: Parzelle
- Bezeichnung: nicht geleistete Gemeinschaftsarbeit
- Nummer: 1 (wenn es der erste Zusatzeintrag für die Parzelle ist, für alle weiteren dann 2 bis 15)
- Typ: Beitrag
Häkchen setzen bei:
- Inhalt zurücksetzen nach Rechnungslegung und
- Inhalt zurücksetzen beim Pächterwechsel
- So wird sichergestellt, dass der eingetragene Wert jedes Jahr neu erfasst werden muss und nicht automatisch übernommen wird.
Tarifwert anlegen
Im Menü unter Einstellungen -> Tarife.
Eingaben:
- Name: Stundenpreis
- Wert: zum Beispiel 30,00 Euro
- Den Wert bei Parzellen eintragen
Im Menü unter Verwaltung -> Parzellen -> die jeweilige Parzelle öffnen -> auf Bearbeiten klicken.
- Im Feld „nicht geleistete Gemeinschaftsarbeit“ z. B. eine 3 eintragen (für 3 Stunden nicht geleistet).
- Anschließend speichern.
Neue Umlage erstellen
Im Menü unter Rechnungslegung -> Umlagen -> Neue Umlage anklicken.
Eingaben: Nicht geleistete Gemeinschaftsarbeit
- Bezeichnung / Rechnungsposition: Nicht geleistete Gemeinschaftsarbeit
- Rechnungsgrundlage: Parzelle
- Umlagetyp: Zusatzeintrag im Stammsatz
- Name des Zusatzfeldes: Nicht geleistete Gemeinschaftsarbeit
- Tarif: Stundenpreis
- Anschließend speichern!
WICHTIG
- Nur Parzellen mit einem Eintrag im Zusatzfeld erhalten diese Position auf der Rechnung!!!
Kontrolle und Test über die Rechnungslegung
- Im Bereich Rechnungslegung -> Parzellen -> die jeweilige Parzelle mit Eintrag öffnen
- Rechnungsvorschau prüfen: Ist der Betrag korrekt berechnet?
- Andere Parzellen ohne Eintrag dürfen keine Position angezeigt bekommen.
Rechnungsposition
- In diesem Feld geben Sie den Namen oder die Beschreibung der Umlage ein, z. B. „nicht geleistete Gemeinschaftsarbeit“.
- Dieses Feld steuert, wo und wie der Posten auf der Rechnung oder Abrechnung angezeigt wird.
- Durch eine klare und passende Bezeichnung sorgen Sie dafür, dass die Umlage korrekt zugeordnet und übersichtlich dargestellt wird.
Wichtig
- Bei Zusatzfeldern, die Jährlich neu erfasst werden müssen- wie zum Beispiel „Nicht geleistete Gemeinschaftsarbeit“- müssen unbedingt die Häkchen gesetzt werden:
- Inhalt zurücksetzen nach Rechnungslegung und
- Inhalt zurücksetzen beim Pächterwechsel
- So wird gewährleistet, dass die Werte jedes Jahr neu eingegeben werden und nicht automatisch aus dem Vorjahr übernommen werden.