Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie ein Briefpapier in Word erstellen, es in das PDF-Format umwandeln und anschließend in KolonieEasy nutzen -> für Korrespondenzen, Rechnungen oder Mahnungen.
Hinweis:
Wir haben hierfür auch ein Video für Sie hinterlegt, das den Vorgang Schritt für Schritt zeigt. Schauen Sie es sich gerne an, um die Anleitung visuell nachzuvollziehen.
Schritt 1: Briefpapier in Word erstellen
1. Word-Dokument öffnen:
Öffnen Sie Microsoft Word und starten Sie ein leeres Dokument.
2. Briefkopf erstellen:
• Fügen Sie den Namen Ihrer Kolonie ein (z. B. Kolonie Sonnenschein e.V.).
• Ändern Sie die Schriftart und Schriftgröße nach Ihren Wünschen:
• Klicken Sie auf Start > Schriftart und wählen Sie die gewünschte Schrift aus.
• Optional: Fügen Sie ein Logo oder Bild ein:
1. Fügen Sie z.B. ein Logo hinzu und wählen Sie eine Datei von Ihrem Computer aus (z. B. das Logo Ihrer Kolonie).
2. Um das Logo zu platzieren, können Sie in den Layoutoptionen beliebig ausprobieren.
3. Fußzeile hinzufügen:
• Mit einem Doppelklick unten im Dokument, können Sie die Fußzeile aktivieren.
• Geben Sie dort wichtige Informationen ein, wie z. B.:
• Bankverbindung.
• Kontaktdaten.
• Klicken Sie auf Kopf- und Fußzeile schließen, um die Bearbeitung der Fußzeile zu beenden.
Zum Beispiel die Bankverbindung:
4. Seitenlayout prüfen:
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument genau eine Seite umfasst, da das Briefpapier sonst nicht korrekt genutzt werden kann.
Schritt 2: Word-Dokument als PDF speichern
1. Speichern als PDF:
• Gehen Sie auf Datei > Speichern unter.
• Wählen Sie den Speicherort, an dem die Datei abgelegt werden soll.
• Geben Sie der Datei einen Namen (z. B. „Briefkopf“).
• Unter Dateityp wählen Sie PDF (*.PDF)-> Briefkopf.pdf
2. Speichern:
• Klicken Sie auf Speichern.
• Die Datei wird jetzt als PDF gespeichert. Dieses können Sie nun als Briefpapier bei KolonieEasy verwenden.
So hinterlegen Sie Ihr PDF-Dokument als Briefhintergrund in KolonieEasy
Schritt 3: Briefpapier in KolonieEasy hinterlegen
Um das erstellte PDF-Dokument als Briefpapier in KolonieEasy zu verwenden, müssen Sie die Datei zunächst im System hochladen.
Folgen Sie diesen Schritten:
1. Einstellungen öffnen:
Gehen Sie in KolonieEasy auf Einstellungen und wählen den Unterpunkt Dateien.
2. Neue Datei hochladen:
Klicken Sie oben auf den Button Neu, um eine neue Datei hochzuladen.
3. Beschreibung eingeben:
• Ein Feld wird geöffnet, in das Sie eine Beschreibung für die Datei eingeben können.
• Tragen Sie hier z. B. „Briefkopf“ ein, um die Datei eindeutig zu benennen.
4. PDF-Datei auswählen:
Klicken Sie nun auf Datei hochladen. Ein Fenster öffnet sich, in dem Sie die Datei auswählen können.
• Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie das PDF-Dokument gespeichert haben (das Briefpapier, das Sie in Word erstellt und als PDF gespeichert haben).
• Wählen Sie die PDF-Datei aus und klicken Sie auf Öffnen.
5. Datei hochladen und speichern:
• Das System lädt die Datei hoch und zeigt die Dateigröße an.
• Klicken Sie auf Speichern, um das PDF-Dokument im System zu speichern.
6. Datei ansehen:
• Die hochgeladene Datei wird nun unter Dateiname angezeigt.
• Sie können die Datei jederzeit ansehen, indem Sie sie markieren und auf den blauen Pfeil klicken.
• Dadurch wird die Datei heruntergeladen, oder Sie können sie auch nur im eingebauten PDF-Reader ansehen.
Zusätzlicher Hinweis
Achten Sie darauf, dass das Briefpapier-Layout gut lesbar ist und die wichtigen Informationen korrekt platziert sind, z. B. Logo, Adressblock und Fußzeile.
Wenn Sie das PDF nun erfolgreich in KolonieEasy hinterlegt haben, können Sie es jederzeit als Hintergrund für Briefe, Rechnungen, Mahnungen oder Serienbriefe verwenden.