In KolonieEasy können eigene Dokumentenvorlagen erstellt werden, um Zahlungserinnerungen oder Mahnungen zu versenden.
Falls keine passende Vorlage vorhanden ist, kann diese manuell erstellt werden.
Neue Dokumentenvorlage erstellen
1. In die Einstellungen gehen.
2. Den Bereich Dokumentenvorlagen auswählen.
3. Auf „Neu“ klicken, um eine neue Vorlage anzulegen.
4. Der Vorlage einen Namen geben (z. B. „Zahlungserinnerung“ oder „Mahnung“).
5. Den gewünschten Text in das Textfeld einfügen.
6. Falls Platzhalter für Beträge, Fristen oder Namen genutzt werden sollen, gibt es im Handbuch eine Liste mit verfügbaren Platzhaltern.
Beispiel für eine Zahlungserinnerung
Hier ein Beispiel für eine Vorlage, die unter „Dokumentenvorlagen“ angelegt werden kann:
#Briefanrede#
Vielleicht ist es der Aufmerksamkeit entgangen, vielleicht wurde es auch einfach nur vergessen, dass das Unterpächterkonto zurzeit einen offenen Betrag in Höhe von € $mahnbetrag$ aufweist.
Es wird darum gebeten, den Betrag von € $mahnbetrag$ zzgl. einer Bearbeitungsgebühr in Höhe von € $mahngebuehr$, also insgesamt € $gesamtbetrag$ auf das unten aufgeführte Konto bis zum $faelligkeitsdatum$ zu überweisen.
Es ist unbedingt darauf zu achten, bei der Überweisung den Namen und die Parzellennummer anzugeben, da die Geldeingänge sonst nicht zugeordnet werden können und der offene Betrag weiterhin als nicht gezahlt gilt.
An dieser Stelle wird darauf hingewiesen, dass bei Nichteinhaltung des Fälligkeitstermins dieser Zahlungserinnerung die Zufahrts- und Parkberechtigung auf das Koloniegelände mit sofortiger Wirkung entzogen wird! Außerdem kann die Nichtzahlung der Pacht zur Kündigung des Pachtvertrages führen.
Sollte sich die Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben, ist diese Zahlungserinnerung als gegenstandslos zu betrachten.
Dieses Schreiben wurde maschinell erstellt und ist ohne Unterschrift gültig.
Mit freundlichen Grüßen
Der Kolonie-Vorstand
Mahngebühren und Mahnzinsen
- Mahngebühren können als fester Betrag hinterlegt werden.
- Mahnzinsen sind aktuell nicht als Prozentwert, sondern nur als fixer Betrag einstellbar.
- Falls Mahnzinsen berechnet werden sollen, muss der Betrag manuell in die Vorlage eingefügt werden.
- Weitere Details sind im Handbuch unter der Rubrik Mahnungen zu finden, wo auch eine Liste mit verfügbaren Platzhaltern bereitsteht.