• Nach einem manuellen Wechsel des Pächters ist es möglich, die „Schluss- und Startrechnung“ für den alten und neuen Pächter durchzuführen.
ACHTUNG:
Das Erstellen einer Start- und Schlussrechnung ist erst dann möglich, wenn Sie mindestens einmal einen Rechnungslauf mit EASY durchgeführt haben und für den alten Pächter bereits eine gültige Rechnung vorliegt, die aufgeteilt werden kann.
Diese Funktion steht NICHT zur Verfügung, wenn bereits ein Jahresrechnungslauf durchgeführt wurde und Sie anschließend rückwirkend einen Pächterwechsel vornehmen möchten.
Anleitung für die Schluss-/Startrechnung nach dem Pächterwechsel :
- Navigieren Sie zu den „Stammdaten“ und wählen Sie den Unterpunkt „Parzellen“ aus.
- Dort suchen Sie die entsprechende Parzelle aus und klicken auf den Button „Aktionen“, anschließend wählen Sie den Menüpunkt
- „Schluss- und Startrechnung erstellen“.
- In dem sich öffnenden Fenster können Sie die Zählerstände für beide Pächter eingeben.
- Sollten Sie keine Zählerstände haben, schließen Sie das entsprechende Feld unten links.
- Ein neues Fenster erscheint, das auf der linken Seite den „Altpächter“ und auf der rechten Seite den „Neupächter“ zeigt.
- Geben Sie nun das Pachtende des alten Pächters auf der linken Seite und den Pachtbeginn des neuen Pächters auf der rechten Seite ein.
- Falls nötig, können weitere Kosten wie Umlagen oder Beiträge angepasst werden.
- Sobald Sie damit fertig sind und mit beiden Rechnungen zufrieden sind, klicken Sie auf der jeweiligen Seitenlage auf „Aktionen“.
- Dort können Sie eine Proberechnung oder die endgültige Rechnung erstellen.
- Bitte führen Sie diesen Schritt sowohl für den alten als auch für den neuen Pächter durch.
Hinweis:
Bei einem Pächterwechsel erhält der neue Pächter eine Rechnung, da der Altpächter ggf. bereits für das vergangene Jahr bezahlt hat. Der Altpächter erhält entweder eine Gutschrift oder eine Auszahlung für den bereits bezahlten Zeitraum.
Zwei Abrechnungsmethoden für die Schluss- und Startrechnung
1. Vorausschauende Rechnungslegung:
• Die meisten Vereine führen eine vorausschauende Rechnung durch, dabei werden die Verbrauchsabrechnungen (Wasser/Strom) des vergangenen Jahres sowie die Pachten und Mitgliedsbeiträge für das kommende Jahr berechnet.
In der Regel werden diese Rechnungen am Ende eines Geschäftsjahres, also zwischen Oktober – Februar, erstellt und versandt. Die Rechnungslegung erfolgt in jedem Fall VOR dem Jahresabschluss.
• Hier können Sie entscheiden, ob Sie eine Rechnungsabgrenzung wünschen. Das heißt, die Verbrauchswerte landen im aktuellen Geschäftsjahr, während die Pachten etc. bereits auf das neue Geschäftsjahr gebucht werden. Hierzu finden Sie eine genaue Beschreibung im Hilfe-Center unter : Rechnungsabgrenzung
ODER
- Es wird am Anfang des Jahres für dasselbe Geschäftsjahr 2025 eine entsprechende Rechnung gestellt, NACH dem Jahresabschluss.
- Das bedeutet, Sie rechnen zuerst das vergangene Jahr vollständig ab, also zum Beispiel Kontoauszüge bis zum 31.12.2024 werden erfasst, sicherheitshalber wird eine Revision durchgeführt, dann erfolgt zuerst der Jahresabschluss.
- Erst danach wird die Rechnung für die vergangenen Verbrauchswerte (Wasser/Strom) und die zukünftigen Pachten erstellt.
- Achtung: Wasser und Strom müssen jedoch immer aus dem vergangenen Jahr bezahlt werden.
2. Rückwirkende Rechnungslegung: (eher selten)
- Die rückwirkende Rechnungslegung unterscheidet sich von der normalen Rechnungslegung.
- Vereine, die diese Methode nutzen, arbeiten häufig mit monatlichen Abschlagszahlungen, um am Ende des Jahres eine Gesamtrechnung für das aktuelle Jahr zu erstellen.
- In diesem Fall werden Pachten und Verbrauchswerte rückwirkend berechnet und mit den bereits geleisteten Abschlagszahlungen der Pächter verrechnet. Dieser Prozess erfolgt üblicherweise zum Ende eines Jahres oder zu Beginn des Folgejahres, jedoch immer vor dem Jahresabschluss.
- Bei der rückwirkenden Rechnungslegung erhält der scheidende Pächter zum Zeitpunkt des Pächterwechsels seine Abschlussrechnung für den Zeitraum von Januar bis zum Ende seines Pachtverhältnisses.
- Der neue Pächter hingegen erhält im regulären Zahlungslauf seine anteilige Rechnung für den Zeitraum von Beginn seines Pachtverhältnisses bis zum Jahresende.
- Darüber hinaus ermöglicht die Schluss- und Startrechnung eine „individuelle Berechnung“ der Kosten, die der Neupächter noch zu zahlen hat oder die dem Altpächter gutgeschrieben werden müssen.
- Beispiel: Sommerfest – Falls es Veranstaltungen wie Sommerfeste oder andere Aktivitäten gibt, die aufgeteilt werden müssen, berücksichtigt das System nicht automatisch, wer an welchen Events teilgenommen hat. Hier muss manuell ermittelt werden, wer noch Zahlungen leisten muss.
ACHTUNG:
Bitte beachten Sie, dass eine Schluss- und Startrechnung nur erstellt werden kann, wenn zuvor mindestens einmal eine Rechnung mit unserem Programm erstellt wurde.
Das System nutzt die Daten der letzten Rechnung und teilt diese für den neuen und alten Pächter auf.
