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Rechnungslegung

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  • Neukunden: Erste Rechnungslegung vor dem ersten Jahresabschluss (mit abweichendem Geschäfts- und Kalenderjahr)
  • Ablauf der Rechnungslegung in KolonieEasy
  • Rechnungsstellung nach abgeschlossenem Rechnungslauf:
  • Neue Fördermitglieder im laufenden Jahr – wie buche ich eine separate Rechnung?
  • Umlage: Fördermitglied anlegen
  • Zusatzfelder/ Zusatzeinträge/ Umlagen flexibel nutzen – Beispiele und Hinweise
  • Rechnungen übersichtlich strukturieren mit Umlagen (Rechnungspositionen)
  • Easy: Eine Rechnung, zwei Zahlungsziele auf einer Rechnung!
  • Erst die Rechnungslegung, dann der Jahresabschluss: Vorteile dieser Einstellung
  • Wie gehe ich vor, wenn ich 2026 buchen möchte, aber der Jahresabschluss für 2025 noch aussteht?
  • Rechnung/Rechnungskorrektur – „Dieser Vorgang ist derzeit nicht möglich“ – Was steckt dahinter?
  • Pächterwechsel
  • Pächterwechsel: Schluss-/Startrechnung nach dem Pächterwechsel
  • „Vorgehen bei Sterbefall eines Pächters“
  • Wichtiger Schritt vor der Rechnungsstellung: „Excel-Übersicht erstellen“
  • Wichtiger Hinweis zur Rechnungslegung
  • Rechnungslegung:
  • Zählerstände eintragen
  • Grundeinstellung: Erst die Rechnungslegung gefolgt vom Jahresabschluss (ohne gesetztes Häkchen)
  • Geschäftsjahr umstellen im ersten Nutzungsjahr
  • Vorpächter im Archivsatz finden
  • Wichtig: Einstellungen zur Rechnungslegung! Optionen und Einstellungen
  • Rechnungsjahr = Folgejahr! Einstellungen und Fehlerbehebung
  • Was ist besser? Rechnungen zu stornieren oder zu korrigieren?
  • Rechnungen korrigieren
  • Rechnungsabgrenzung
  • Neuen Tarif anlegen für „Nicht geleistete Vereinsarbeit“.
  • Rechnungsposition für „Nicht geleistete Vereinsarbeit“ anlegen im Parzellenstammsatz -über die Einstellung „Zusatzeinträge“
  • Umlage erstellen
  • Rechnung für Nichtpächter

KolonieEasy (classic)

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  • So helfen Sie uns, Ihr Problem schnell zu lösen
  • Screenshot erstellen, am Laptop oder PC (Windows)
  • Hilfe – Ich kann mich nicht einloggen. Woran kann es liegen?
  • Grundeinstellung: Erst die Rechnungslegung gefolgt vom Jahresabschluss (ohne gesetztes Häkchen)
  • Problem: Ausgegraute Suchfelder oder fehlende Fenster im Programm
  • Mahnung: Kein Text in der Mahnung sichtbar? Problem beheben.
  • Geschäftsjahr umstellen im ersten Nutzungsjahr
  • Überprüfung der Daten im Stammsatz der Kleingartenanlage
  • Anmeldung bei KleingartenEasy
  • Wichtige Informationen zur Fehlerbehebung
  • KolonieEasy
  • Überprüfung der Flächenangaben

Buchhaltung

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  • Korrektur des Parzellenkontos und manuellen Buchungen
  • Keine manuelle Mahnung möglich?
  • Kontenbericht: Fehlen Konten? So prüfen Sie, ob sie aktiv sind
  • Stapelbuchungen mit einem Klick buchen
  • Anfangssalden oder Eröffnungsbuchungen nicht sichtbar im Hauptbuch/Journal? So werden Sie angezeigt
  • Eröffnungssaldo falsch eingetragen – wie kann ich das korrigieren?
  • Buchung: Guthaben oder offene Forderung – wie erkenne ich den Unterschied?
  • Einnahmen und Ausgaben richtig buchen!
  • Pächterguthaben: Umgang mit Vorauszahlungen und Rückzahlungen
  • Zahlungserinnerungen & Dokumentenvorlagen
  • Salden überprüfen und Abweichungen sowie Differenzen nachvollziehen können!
  • Warum stimmen meine manuell berechneten Beträge nicht mit den Buchungsdaten überein?
  • So blenden Sie Konten aus und/oder machen sie wieder sichtbar!
  • Ratenverträge
  • Was ist ein Jahresabschluss und was muss dabei beachtet werden?
  • Vergangene Buchungen und Jahresabschlüsse ansehen
  • Rechnungen stornieren und korrigieren -Schritt-für-Schritt Anleitung
  • Rechnungsabgrenzung
  • Darstellung von Guthaben und offenen Forderungen in den Parzellenkonten
  • Anleitung: So erstellen Sie einen Ratenverlauf ($ratenverlauf$) in der Dokumentenvorlage
  • Achtung bei der Buchung: Ergebniswirksame und nicht-ergebniswirksame Konten im Überblick
  • Wichtiger Schritt vor der Rechnungsstellung: „Excel-Übersicht erstellen“
  • Korrekte Buchung von Bargeldtransfers: So verwenden Sie ein Geldtransferkonto
  • Buchhaltung:
  • Anleitung zur Erfassung und Buchung von Anfangssalden und Kontoständen
  • „Mit Easy in die Verwaltung starten“!
  • Anfangssalden für Pächter buchen
  • Richtig buchen: Erst stapeln, dann handeln!
  • Jahresabschluss
  • Geschäftsjahr umstellen im ersten Nutzungsjahr
  • Hinweis: Wir sind keine Buchhalter oder Steuerberater
  • Automatische Erstellung von Kontenberichten nach Jahresabschluss
  • Buchungen stornieren

Wasserabrechnung / Stromabrechnung

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  • Zählerstände vor dem Jahresabschluss ins nächste Jahr übertragen
  • Wasser- und Stromablesung – Schritt für Schritt
  • Weshalb kann ich die Zählerstände nicht eintragen?
  • Falsch abgelesene Zählerstände korrigieren (per virtuellem Zählerwechsel)
  • Vorauszahlungen für Wasser und Strom
  • Pächterwechsel: Schluss-/Startrechnung nach dem Pächterwechsel
  • Rechnungsabgrenzung
  • Abrechnung mit mehreren Haupt-Wasser- und Stromzählern
  • Aktueller Hinweis zur Nutzung mehrerer Wasserzähler
  • Anleitung zur Durchführung eines Stromzählerwechsels während der laufenden Saison
  • Zählerstände eintragen
  • Schwundstrom und Schwundwasser
  • Wasserabrechnung und Stromabrechnung aktivieren
  • Aktivierung der Vorauszahlung für Wasserabrechnung und Stromabrechnung
  • Wasserabrechnung / Stromabrechnung der Zählergruppe zuordnen

Stammdaten

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  • Schluss- und Startrechnungen bei Pächterwechsel einsehen
  • Kleingartenverein mit mehreren Anlagen und unterschiedlichen Gemeinschaftsflächen- so richten Sie es ein
  • Pächterwechsel bei Todesfall: Ein Pächter verstirbt, der zweite bleibt auf der Parzelle
  • Parzellen und Personen löschen – Wichtige Hinweise und Sicherheitstipps
  • Platzhalter in Briefen finden
  • Parzelle: Eine weitere Person hinzufügen und im Parzellenkonto erfassen
  • Erst die Rechnungslegung, dann der Jahresabschluss: Vorteile dieser Einstellung
  • Parzellennummer ändern: Anleitung & wichtige Hinweise
  • Zusatzfelder: Wie aktiviere/deaktiviere ich Sie im Personenstammsatz?
  • Dokumente hinterlegen und Ordner verwalten in KolonieEasy
  • Leerstehende Parzelle einem Mitglied/Bewerber zuweisen
  • Anleitung: Briefpapier in Word erstellen und in KolonieEasy verwenden
  • Problem: Ausgegraute Suchfelder oder fehlende Fenster im Programm
  • Wo finde ich hinterlegte Versicherungen und Bankdaten eines Pächters?
  • Vorpächter im Archivsatz finden
  • Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung und Verwendung einer Briefvorlage
  • Warum gibt es Probleme mit dem E-Mail-Versand und wie wird dies in der neuen Version verbessert?
  • Fördermitglieder: Individuelle Umlagen, Kontoverwaltung + Rechnungen erstellen
  • Benutzerverwaltung und Berechtigungen
  • Brief: Absenderzeile einfügen
  • Personen anlegen: Fördermitglied, Mitglied, oder Partner
  • Änderungen im Personenstammsatz
  • Pächterwechsel
  • Ändern der Parzellengröße und der Eigentümer/Fläche
  • Archivierte Parzellen/Pächter
  • Automatische Erstellung von Kontenberichten nach Jahresabschluss
  • Parzellenstammsatz: Partner hinzufügen
  • „Vorgehen bei Sterbefall eines Pächters“

Kontenplan

6
  • Kontenbericht: Fehlen Konten? So prüfen Sie, ob sie aktiv sind
  • So blenden Sie Konten aus und/oder machen sie wieder sichtbar!
  • Achtung bei der Buchung: Ergebniswirksame und nicht-ergebniswirksame Konten im Überblick
  • Anfangsbestand buchen (Kontenplan)
  • Konto nicht zu finden? So überprüfen Sie ausgeblendete Konten!
  • Neues Konto im Kontenplan anlegen

Geldtransferkonto

1
  • Korrekte Buchung von Bargeldtransfers: So verwenden Sie ein Geldtransferkonto

Einstellungen

4
  • Kleingartenverein mit mehreren Anlagen und unterschiedlichen Gemeinschaftsflächen- so richten Sie es ein
  • Parzellen und Personen löschen – Wichtige Hinweise und Sicherheitstipps
  • Parzellennummer ändern: Anleitung & wichtige Hinweise
  • Rechnungsposition für „Nicht geleistete Vereinsarbeit“ anlegen im Parzellenstammsatz -über die Einstellung „Zusatzeinträge“

Auswertung

1
  • Tipp: Listen für die Revisoren finden

Journal

1
  • Tipp: Listen für die Revisoren finden

Mahnung

2
  • Zahlungserinnerungen & Dokumentenvorlagen
  • Mahnung: Kein Text in der Mahnung sichtbar? Problem beheben.

Begehungs-App

1
  • Begehungs-App – Einrichtung und Nutzung
  • Hilfecenter
  • KolonieEasy
  • Stammdaten
View Categories

Platzhalter in Briefen finden

Platzhalter: #

Sie können sogenannte „Platzhalter“ in Ihren Briefen verwenden, diese werden vom Programm mit den jeweils entsprechenden Inhalten aus den Stammsätzen versorgt.

Folgende Platzhalter sind möglich:

Fügt eine Briefanredeformel (‚Sehr geehrte(r) Herr/Frau _nachname_,‘). Die konkrete Anrede wird hierbei zur Laufzeit anhand des Adressaten ermittelt.#briefanrede#
Aktuelles Tagesdatum$Datum$
Ihre Signatur (einstellbar unter Einstellungen->Benutzereinstellungen)#signatur#
ParzellenNr.:#parzelle.nr#
Fläche 1:#parzelle.flaeche1#
Fläche 2:#parzelle.flaeche2#
Weglänge#parzelle.weg#
Bezirk#parzelle.bezirk#
Bebaute Fläche#parzelle.flaeche_bebaut#
Anschrift in KGA#parzelle.weg_anschrift#
Anschrift in KGA#parzelle.weg_nr#
Wasseranschluss#parzelle.wasseranschluss#
Stromanschluss#parzelle.stromanschluss#
Nutzung#parzelle.nutzung#
Dauerbewohner#parzelle.dauerbewohner#
Koordinaten#parzelle.areaCoordinates#
Verpachtungsbeginn#parzelle.verpachtungsBeginn#
Verpachtungsende#parzelle.verpachtungsEnde#
Vertragsänderung am#parzelle.vertragsAenderung#
Kündigungsdatum#parzelle.kuendigungsDatum#
Letzte Dichtheitsprüfung#parzelle.letzteDichtheitspruefung#
Partner ist Pächter#parzelle.partnerIsPaechter#
Passives Mitglied steht im Vertrag#parzelle.passivesMitgliedStehtImVertrag#
Gruppenversicherung#parzelle.gruppenversicherung#
Feuerversicherung#parzelle.feuerversicherung#
Feuerversicherungsnummer#parzelle.feuerversicherungNr#
Letzter Nachweis Versicherung bis#parzelle.letzterNachweisBis#
Versicherungsart#parzelle.versicherungsArt#
Nachweis erforderlich#parzelle.nachweisErforderlich#
Grundsteuer#parzelle.grundsteuer#
Paragraph 17#parzelle.paragraph17#
Notizen allgemein#parzelle.notizenAllgemeinKGA#
Auflagen#parzelle.auflagen#
Vermerke#parzelle.vermerke#
Zusatzfeld 1 (#parzelle.zusatz1_name#)#parzelle.zusatz1#
Zusatzfeld 2 (#parzelle.zusatz2_name#)#parzelle.zusatz2#
Zusatzfeld 3 (#parzelle.zusatz3_name#)#parzelle.zusatz3#
Zusatzfeld 4 (#parzelle.zusatz4_name#)#parzelle.zusatz4#
Zusatzfeld 5 (#parzelle.zusatz5_name#)#parzelle.zusatz5#
Zusatzfeld 6 (#parzelle.zusatz6_name#)#parzelle.zusatz6#
Zusatzfeld 7 (#parzelle.zusatz7_name#)#parzelle.zusatz7#
Zusatzfeld 8 (#parzelle.zusatz8_name#)#parzelle.zusatz8#
Zusatzfeld 9 (#parzelle.zusatz9_name#)#parzelle.zusatz9#
Zusatzfeld 10 (#parzelle.zusatz10_name#)#parzelle.zusatz10#
Zusatzfeld 11 (#parzelle.zusatz11_name#)#parzelle.zusatz11#
Zusatzfeld 12 (#parzelle.zusatz12_name#)#parzelle.zusatz12#
Zusatzfeld 13 (#parzelle.zusatz13_name#)#parzelle.zusatz13#
Zusatzfeld 14 (#parzelle.zusatz14_name#)#parzelle.zusatz14#
Zusatzfeld 15 (#parzelle.zusatz15_name#)#parzelle.zusatz15#
  
  
Briefcode#parzelle.briefcode#
Müllgefäßart#parzelle.muellgefaessart#
Letzte Wasservorauszahlung#parzelle.letzteWasserVorauszahlung#
Vorletzte Wasservorauszahlung#parzelle.vorletzteWasserVorauszahlung#
Anzahl Parkplätze#parzelle.parkplaetze#
Bewerber#parzelle.bewerber#
Parzellenkonto#forderungskonto#
Saldo Parzellenkonto#forderungskonto.saldo#
  
Mitglied (1.UP)#mitglied#
Partner (2.UP)#partner#
Aktives Mitglied#aktivesMitglied#
  
MitgliedsdatenStatt „mitglied“ kann auch „partner“ bzw. „aktivesMitglied“ gewählt werden
Anrede#mitglied.anrede#
Titel#mitglied.titel#
Vorname#mitglied.vorname#
Nachname#mitglied.nachname#
Geburtsname#mitglied.geburtsname#
Beruf#mitglied.beruf#
Geburtsdatum#mitglied.geburtsdatum#
Heiratsdatum#mitglied.heiratsdatum#
Sterbedatum#mitglied.sterbedatum#
  
Adresse/Kontaktdaten 
Adresse Mitglied#mitglied.adresse#
Strasse#mitglied.adresse.strasse#
Hausnr#mitglied.adresse.hausnummer#
PLZ#mitglied.adresse.plz#
Ort#mitglied.adresse.ort#
Adresszusatz#mitglied.adresse.adresszusatz#
  
E-Mail#mitglied.kontaktdaten.eMailAdresse#
Homepage#mitglied.kontaktdaten.webadresse#
Festnetz 1#mitglied.kontaktdaten.festnetz1#
Festnetz 2#mitglied.kontaktdaten.festnetz2#
Fax 1#mitglied.kontaktdaten.fax1#
Fax 2#mitglied.kontaktdaten.fax2#
Mobilnummer 1#mitglied.kontaktdaten.mobil1#
Mobilnummer 2#mitglied.kontaktdaten.mobil2#
Andere 1#mitglied.kontaktdaten.other1#
Andere 2#mitglied.kontaktdaten.other1#

So finden Sie die Liste der Platzhalter in KolonieEasy:


1. Gehen Sie im Menü auf Zubehör und wählen Sie den Unterpunkt Serienbriefe.
2. Klicken Sie dort auf den Button Neue Serien-E-Mail / Neuer Serienbrief.
3. Es öffnet sich ein weiteres Fenster. Oben im Fenster finden Sie den Button Platzhalter.
4. Klicken Sie auf den Button Platzhalter – schon wird die Liste der verfügbaren Platzhalter angezeigt.

Briefe, Platzhalter, Serienbriefe, Zubehör
Parzellen und Personen löschen – Wichtige Hinweise und SicherheitstippsParzelle: Eine weitere Person hinzufügen und im Parzellenkonto erfassen
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