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Rechnungslegung

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  • KolonieEasy-Jahresrechnung: Hinweis „UngĂĽltige Lizenz“
  • Neukunden: Erste Rechnungslegung vor dem ersten Jahresabschluss (mit abweichendem Geschäfts- und Kalenderjahr)
  • Ablauf der Rechnungslegung in KolonieEasy
  • Rechnungsstellung nach abgeschlossenem Rechnungslauf:
  • Neue Fördermitglieder im laufenden Jahr – wie buche ich eine separate Rechnung?
  • Umlage: Fördermitglied anlegen
  • Zusatzfelder/ Zusatzeinträge/ Umlagen flexibel nutzen – Beispiele und Hinweise
  • Rechnungen ĂĽbersichtlich strukturieren mit Umlagen (Rechnungspositionen)
  • Easy: Eine Rechnung, zwei Zahlungsziele auf einer Rechnung!
  • Erst die Rechnungslegung, dann der Jahresabschluss: Vorteile dieser Einstellung
  • Wie gehe ich vor, wenn ich 2026 buchen möchte, aber der Jahresabschluss fĂĽr 2025 noch aussteht?
  • Rechnung/Rechnungskorrektur – „Dieser Vorgang ist derzeit nicht möglich“ – Was steckt dahinter?
  • Pächterwechsel
  • Pächterwechsel: Schluss-/Startrechnung nach dem Pächterwechsel
  • „Vorgehen bei Sterbefall eines Pächters“
  • Wichtiger Schritt vor der Rechnungsstellung: „Excel-Ăśbersicht erstellen“
  • Wichtiger Hinweis zur Rechnungslegung
  • Rechnungslegung
  • Zählerstände eintragen
  • Grundeinstellung: Erst die Rechnungslegung gefolgt vom Jahresabschluss (ohne gesetztes Häkchen)
  • Geschäftsjahr umstellen im ersten Nutzungsjahr
  • Vorpächter im Archivsatz finden
  • Wichtig: Einstellungen zur Rechnungslegung! Optionen und Einstellungen
  • Rechnungsjahr = Folgejahr! Einstellungen und Fehlerbehebung
  • Was ist besser? Rechnungen zu stornieren oder zu korrigieren?
  • Rechnungen korrigieren
  • Rechnungsabgrenzung
  • Neuen Tarif anlegen fĂĽr „Nicht geleistete Vereinsarbeit“.
  • Rechnungsposition fĂĽr „Nicht geleistete Vereinsarbeit“ anlegen im Parzellenstammsatz -ĂĽber die Einstellung „Zusatzeinträge“
  • Umlage erstellen
  • Rechnung fĂĽr Nichtpächter

KolonieEasy (classic)

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  • So helfen Sie uns, Ihr Problem schnell zu lösen
  • Screenshot erstellen, am Laptop oder PC (Windows)
  • Anmeldung nicht möglich: Was kann ich tun?
  • Grundeinstellung: Erst die Rechnungslegung gefolgt vom Jahresabschluss (ohne gesetztes Häkchen)
  • Problem: Ausgegraute Suchfelder oder fehlende Fenster im Programm
  • Mahnung: Kein Text in der Mahnung sichtbar? Problem beheben.
  • Geschäftsjahr umstellen im ersten Nutzungsjahr
  • ĂśberprĂĽfung der Daten im Stammsatz der Kleingartenanlage
  • Anmeldung bei KleingartenEasy
  • Wichtige Informationen zur Fehlerbehebung
  • KolonieEasy
  • ĂśberprĂĽfung der Flächenangaben

Buchhaltung

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  • Korrektur des Parzellenkontos und manuellen Buchungen
  • Keine manuelle Mahnung möglich?
  • Kontenbericht: Fehlen Konten? So prĂĽfen Sie, ob sie aktiv sind
  • Stapelbuchungen gesammelt verbuchen
  • Anfangssalden oder Eröffnungsbuchungen nicht sichtbar im Hauptbuch/Journal? So werden Sie angezeigt
  • Eröffnungssaldo falsch eingetragen – wie kann ich das korrigieren?
  • Buchung: Guthaben oder offene Forderung – wie erkenne ich den Unterschied?
  • Einnahmen und Ausgaben richtig buchen!
  • Pächterguthaben: Umgang mit Vorauszahlungen und RĂĽckzahlungen
  • Zahlungserinnerungen & Dokumentenvorlagen
  • Salden ĂĽberprĂĽfen und Abweichungen sowie Differenzen nachvollziehen können!
  • Warum stimmen meine manuell berechneten Beträge nicht mit den Buchungsdaten ĂĽberein?
  • So blenden Sie Konten aus und/oder machen sie wieder sichtbar!
  • Ratenverträge
  • Was ist ein Jahresabschluss und was muss dabei beachtet werden?
  • Vergangene Buchungen und JahresabschlĂĽsse ansehen
  • Rechnungen stornieren und korrigieren -Schritt-fĂĽr-Schritt Anleitung
  • Rechnungsabgrenzung
  • Darstellung von Guthaben und offenen Forderungen in den Parzellenkonten
  • Anleitung: So erstellen Sie einen Ratenverlauf ($ratenverlauf$) in der Dokumentenvorlage
  • Achtung bei der Buchung: Ergebniswirksame und nicht-ergebniswirksame Konten im Ăśberblick
  • Wichtiger Schritt vor der Rechnungsstellung: „Excel-Ăśbersicht erstellen“
  • Korrekte Buchung von Bargeldtransfers: So verwenden Sie ein Geldtransferkonto
  • Buchhaltung:
  • Anleitung zur Erfassung und Buchung von Anfangssalden und Kontoständen
  • „Mit Easy in die Verwaltung starten“!
  • Anfangssalden fĂĽr Pächter buchen
  • Richtig buchen: Erst stapeln, dann handeln!
  • Jahresabschluss
  • Geschäftsjahr umstellen im ersten Nutzungsjahr
  • Hinweis: Wir sind keine Buchhalter oder Steuerberater
  • Automatische Erstellung von Kontenberichten nach Jahresabschluss
  • Buchungen stornieren

Wasserabrechnung / Stromabrechnung

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  • Wasser- und Stromzählerstände können nicht eingegeben werden? Einstellung fĂĽr das nächste Jahr aktivieren
  • Wasser- und Stromablesung – Schritt fĂĽr Schritt
  • Weshalb kann ich die Zählerstände nicht eintragen?
  • Falsch abgelesene Zählerstände korrigieren (per virtuellem Zählerwechsel)
  • Vorauszahlungen fĂĽr Wasser und Strom
  • Pächterwechsel: Schluss-/Startrechnung nach dem Pächterwechsel
  • Rechnungsabgrenzung
  • Abrechnung mit mehreren Haupt-Wasser- und Stromzählern
  • Aktueller Hinweis zur Nutzung mehrerer Wasserzähler
  • Anleitung zur DurchfĂĽhrung eines Stromzählerwechsels während der laufenden Saison
  • Zählerstände eintragen
  • Schwundstrom und Schwundwasser
  • Wasserabrechnung und Stromabrechnung aktivieren
  • Aktivierung der Vorauszahlung fĂĽr Wasserabrechnung und Stromabrechnung
  • Wasserabrechnung / Stromabrechnung der Zählergruppe zuordnen

Stammdaten

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  • Schluss- und Startrechnungen bei Pächterwechsel einsehen
  • Kleingartenverein mit mehreren Anlagen und unterschiedlichen Gemeinschaftsflächen- so richten Sie es ein
  • Pächterwechsel bei Todesfall: Ein Pächter verstirbt, der zweite bleibt auf der Parzelle
  • Parzellen und Personen löschen – Wichtige Hinweise und Sicherheitstipps
  • Platzhalter in Briefen finden
  • Parzelle: Eine weitere Person hinzufĂĽgen und im Parzellenkonto erfassen
  • Erst die Rechnungslegung, dann der Jahresabschluss: Vorteile dieser Einstellung
  • Parzellennummer ändern: Anleitung & wichtige Hinweise
  • Zusatzfelder: Wie aktiviere/deaktiviere ich Sie im Personenstammsatz?
  • Dokumente hinterlegen und Ordner verwalten in KolonieEasy
  • Leerstehende Parzelle einem Mitglied/Bewerber zuweisen
  • Briefpapier erstellen
  • Problem: Ausgegraute Suchfelder oder fehlende Fenster im Programm
  • Wo finde ich hinterlegte Versicherungen und Bankdaten eines Pächters?
  • Vorpächter im Archivsatz finden
  • Schritt-fĂĽr-Schritt-Anleitung zur Erstellung und Verwendung einer Briefvorlage
  • Warum gibt es Probleme mit dem E-Mail-Versand und wie wird dies in der neuen Version verbessert?
  • Fördermitglieder: Individuelle Umlagen, Kontoverwaltung + Rechnungen erstellen
  • Benutzerverwaltung und Berechtigungen
  • Brief: Absenderzeile einfĂĽgen
  • Personen anlegen: Fördermitglied, Mitglied, oder Partner
  • Ă„nderungen im Personenstammsatz
  • Pächterwechsel
  • Ă„ndern der Parzellengröße und der EigentĂĽmer/Fläche
  • Archivierte Parzellen/Pächter
  • Automatische Erstellung von Kontenberichten nach Jahresabschluss
  • Parzellenstammsatz: Partner hinzufĂĽgen
  • „Vorgehen bei Sterbefall eines Pächters“

Kontenplan

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  • Kontenbericht: Fehlen Konten? So prĂĽfen Sie, ob sie aktiv sind
  • So blenden Sie Konten aus und/oder machen sie wieder sichtbar!
  • Achtung bei der Buchung: Ergebniswirksame und nicht-ergebniswirksame Konten im Ăśberblick
  • Anfangsbestand buchen (Kontenplan)
  • Konto nicht zu finden? So ĂĽberprĂĽfen Sie ausgeblendete Konten!
  • Neues Konto im Kontenplan anlegen

Geldtransferkonto

1
  • Korrekte Buchung von Bargeldtransfers: So verwenden Sie ein Geldtransferkonto

Einstellungen

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  • Kleingartenverein mit mehreren Anlagen und unterschiedlichen Gemeinschaftsflächen- so richten Sie es ein
  • Parzellen und Personen löschen – Wichtige Hinweise und Sicherheitstipps
  • Parzellennummer ändern: Anleitung & wichtige Hinweise
  • Rechnungsposition fĂĽr „Nicht geleistete Vereinsarbeit“ anlegen im Parzellenstammsatz -ĂĽber die Einstellung „Zusatzeinträge“

Auswertung

1
  • Tipp: Listen fĂĽr die Revisoren finden

Journal

1
  • Tipp: Listen fĂĽr die Revisoren finden

Mahnung

2
  • Zahlungserinnerungen & Dokumentenvorlagen
  • Mahnung: Kein Text in der Mahnung sichtbar? Problem beheben.

Begehungs-App

1
  • Begehungs-App – Einrichtung und Nutzung
  • Hilfecenter
  • KolonieEasy
  • Stammdaten
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Warum gibt es Probleme mit dem E-Mail-Versand und wie wird dies in der neuen Version verbessert?

Aktuelle Version von Easy

  • In der aktuellen Version von Easy hinterlegen Sie Ihre Mailadresse, die dann als Absenderadresse verwendet wird. Dies bedeutet, dass Antworten in der Regel in Ihrem Postfach ankommen. Dieses System hat viele Jahre gut funktioniert. Doch aufgrund der zunehmenden SPAM-Welle sind die Mailprovider immer strenger geworden. Viele erkennen mittlerweile, dass die E-Mail nicht vom ursprĂĽnglichen Mailprovider, sondern von einem anderen Server stammt. Dadurch werden diese Mails oft als SPAM eingestuft oder sogar grundlos abgelehnt und gelöscht, ohne dass darĂĽber Hinweise gegeben werden.
  • Einige Provider senden unter Umständen RĂĽckmeldungen, die gelegentlich auch in unserem System ankommen. Doch solche RĂĽckmeldungen werden seltener, da das Problem der strikteren SPAM-Filterung immer größer wird.

Neue Version von Easy

  • In der neuen Version von Easy wird das Mailing-System umgebaut. KĂĽnftig läuft der Versand ĂĽber Ihre eigenen Mailprovider. Dies sollte die Probleme mit dem Mailing reduzieren, da die Mails direkt von den bekannten und vertrauenswĂĽrdigen Servern Ihrer Mailprovider kommen.
  • Allerdings kann es auch weiterhin vorkommen, dass Mails im SPAM-Ordner landen. Wichtig ist zu wissen, dass Thunderbird, ein reines Mailing-Programm, direkt auf Ihren Mailprovider und Ihr Postfach zugreift. Easy hat diese Möglichkeit nicht und greift aktuell nicht auf Ihr Postfach zu. Daher kommen auch keine RĂĽckmeldungen in Easy an.
  • Zusätzlich arbeiten wir an einer modernen, weiteren Lösung, um die Kommunikation zwischen Pächtern und Vereinen zu verbessern. Diese Neuerung wird ebenfalls in die neue Version integriert.

Absenderadresse, Brief, E-Mail, Mailprovider, Spam, Spam-Ordner
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung und Verwendung einer BriefvorlageFördermitglieder: Individuelle Umlagen, Kontoverwaltung + Rechnungen erstellen
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