• Datenschutz
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Rechnungslegung

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  • Ablauf der Rechnungslegung in KolonieEasy
  • Rechnungsstellung nach abgeschlossenem Rechnungslauf:
  • Neue Fördermitglieder im laufenden Jahr – wie buche ich eine separate Rechnung?
  • Umlage: Fördermitglied anlegen
  • Zusatzfelder/ Zusatzeinträge/ Umlagen flexibel nutzen – Beispiele und Hinweise
  • Rechnungen übersichtlich strukturieren mit Umlagen (Rechnungspositionen)
  • Easy: Eine Rechnung, zwei Zahlungsziele auf einer Rechnung!
  • Erst die Rechnungslegung, dann der Jahresabschluss: Vorteile dieser Einstellung
  • Wie gehe ich vor, wenn ich 2026 buchen möchte, aber der Jahresabschluss für 2025 noch aussteht?
  • Rechnung/Rechnungskorrektur – „Dieser Vorgang ist derzeit nicht möglich“ – Was steckt dahinter?
  • Pächterwechsel
  • Pächterwechsel: Schluss-/Startrechnung nach dem Pächterwechsel
  • „Vorgehen bei Sterbefall eines Pächters“
  • Wichtiger Schritt vor der Rechnungsstellung: „Excel-Übersicht erstellen“
  • Wichtiger Hinweis zur Rechnungslegung
  • Rechnungslegung:
  • Zählerstände eintragen
  • Grundeinstellung: Erst die Rechnungslegung gefolgt vom Jahresabschluss (ohne gesetztes Häkchen)
  • Geschäftsjahr umstellen im ersten Nutzungsjahr
  • Vorpächter im Archivsatz finden
  • Wichtig: Einstellungen zur Rechnungslegung! Optionen und Einstellungen
  • Rechnungsjahr = Folgejahr! Einstellungen und Fehlerbehebung
  • Was ist besser? Rechnungen zu stornieren oder zu korrigieren?
  • Rechnungen korrigieren
  • Rechnungsabgrenzung
  • Neuen Tarif anlegen für „Nicht geleistete Vereinsarbeit“.
  • Rechnungsposition für „Nicht geleistete Vereinsarbeit“ anlegen im Parzellenstammsatz -über die Einstellung „Zusatzeinträge“
  • Umlage erstellen
  • Rechnung für Nichtpächter

KolonieEasy (classic)

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  • So helfen Sie uns, Ihr Problem schnell zu lösen
  • Screenshot erstellen, am Laptop oder PC (Windows)
  • Hilfe – Ich kann mich nicht einloggen. Woran kann es liegen?
  • Grundeinstellung: Erst die Rechnungslegung gefolgt vom Jahresabschluss (ohne gesetztes Häkchen)
  • Problem: Ausgegraute Suchfelder oder fehlende Fenster im Programm
  • Mahnung: “Kein Text in der Mahnung sichtbar – so beheben Sie das Problem”
  • Geschäftsjahr umstellen im ersten Nutzungsjahr
  • Überprüfung der Daten im Stammsatz der Kleingartenanlage
  • Anmeldung bei KleingartenEasy
  • Wichtige Informationen zur Fehlerbehebung
  • KolonieEasy
  • Überprüfung der Flächenangaben

Buchhaltung

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  • Korrektur des Parzellenkontos und manuellen Buchungen
  • Keine manuelle Mahnung möglich?
  • Kontenbericht: Fehlen Konten? So prüfen Sie, ob sie aktiv sind
  • Stapelbuchungen mit einem Klick buchen
  • Anfangssalden oder Eröffnungsbuchungen nicht sichtbar im Hauptbuch/Journal? So werden Sie angezeigt
  • Eröffnungssaldo falsch eingetragen – wie kann ich das korrigieren?
  • Buchung: Guthaben oder offene Forderung – wie erkenne ich den Unterschied?
  • Einnahmen und Ausgaben richtig buchen!
  • Pächterguthaben: Umgang mit Vorauszahlungen und Rückzahlungen
  • Zahlungserinnerungen & Dokumentenvorlagen
  • Salden überprüfen und Abweichungen sowie Differenzen nachvollziehen können!
  • Warum stimmen meine manuell berechneten Beträge nicht mit den Buchungsdaten überein?
  • So blenden Sie Konten aus und/oder machen sie wieder sichtbar!
  • Ratenverträge
  • Was ist ein Jahresabschluss und was muss dabei beachtet werden?
  • Vergangene Buchungen und Jahresabschlüsse ansehen
  • Rechnungen stornieren und korrigieren -Schritt-für-Schritt Anleitung
  • Rechnungsabgrenzung
  • Darstellung von Guthaben und offenen Forderungen in den Parzellenkonten
  • Anleitung: So erstellen Sie einen Ratenverlauf ($ratenverlauf$) in der Dokumentenvorlage
  • Achtung bei der Buchung: Ergebniswirksame und nicht-ergebniswirksame Konten im Überblick
  • Wichtiger Schritt vor der Rechnungsstellung: „Excel-Übersicht erstellen“
  • Korrekte Buchung von Bargeldtransfers: So verwenden Sie ein Geldtransferkonto
  • Buchhaltung:
  • Anleitung zur Erfassung und Buchung von Anfangssalden und Kontoständen
  • „Mit Easy in die Verwaltung starten“!
  • Anfangssalden für Pächter buchen
  • Richtig buchen: Erst stapeln, dann handeln!
  • Jahresabschluss
  • Geschäftsjahr umstellen im ersten Nutzungsjahr
  • Hinweis: Wir sind keine Buchhalter oder Steuerberater
  • Automatische Erstellung von Kontenberichten nach Jahresabschluss
  • Buchungen stornieren

Wasserabrechnung / Stromabrechnung

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  • Zählerstände vor dem Jahresabschluss ins nächste Jahr übertragen
  • Wasser- und Stromablesung – Schritt für Schritt
  • Weshalb kann ich die Zählerstände nicht eintragen?
  • Falsch abgelesene Zählerstände korrigieren (per virtuellem Zählerwechsel)
  • Vorauszahlungen für Wasser und Strom
  • Pächterwechsel: Schluss-/Startrechnung nach dem Pächterwechsel
  • Rechnungsabgrenzung
  • Abrechnung mit mehreren Haupt-Wasser- und Stromzählern
  • Aktueller Hinweis zur Nutzung mehrerer Wasserzähler
  • Anleitung zur Durchführung eines Stromzählerwechsels während der laufenden Saison
  • Zählerstände eintragen
  • Schwundstrom und Schwundwasser
  • Wasserabrechnung und Stromabrechnung aktivieren
  • Aktivierung der Vorauszahlung für Wasserabrechnung und Stromabrechnung
  • Wasserabrechnung / Stromabrechnung der Zählergruppe zuordnen

Stammdaten

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  • Schluss- und Startrechnungen bei Pächterwechsel einsehen
  • Kleingartenverein mit mehreren Anlagen und unterschiedlichen Gemeinschaftsflächen- so richten Sie es ein
  • Pächterwechsel bei Todesfall: Ein Pächter verstirbt, der zweite bleibt auf der Parzelle
  • Parzellen und Personen löschen – Wichtige Hinweise und Sicherheitstipps
  • Platzhalter in Briefen finden
  • Parzelle: Eine weitere Person hinzufügen und im Parzellenkonto erfassen
  • Erst die Rechnungslegung, dann der Jahresabschluss: Vorteile dieser Einstellung
  • Parzellennummer ändern: Anleitung & wichtige Hinweise
  • Zusatzfelder: Wie aktiviere/deaktiviere ich Sie im Personenstammsatz?
  • Dokumente hinterlegen und Ordner verwalten in KolonieEasy
  • Leerstehende Parzelle einem Mitglied/Bewerber zuweisen
  • Anleitung: Briefpapier in Word erstellen und in KolonieEasy verwenden
  • Problem: Ausgegraute Suchfelder oder fehlende Fenster im Programm
  • Wo finde ich hinterlegte Versicherungen und Bankdaten eines Pächters?
  • Vorpächter im Archivsatz finden
  • Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung und Verwendung einer Briefvorlage
  • Warum gibt es Probleme mit dem E-Mail-Versand und wie wird dies in der neuen Version verbessert?
  • Fördermitglieder: Individuelle Umlagen, Kontoverwaltung + Rechnungen erstellen
  • Benutzerverwaltung und Berechtigungen
  • Brief: Absenderzeile einfügen
  • Personen anlegen: Fördermitglied, Mitglied, oder Partner
  • Änderungen im Personenstammsatz
  • Pächterwechsel
  • Ändern der Parzellengröße und der Eigentümer/Fläche
  • Archivierte Parzellen/Pächter
  • Automatische Erstellung von Kontenberichten nach Jahresabschluss
  • Parzellenstammsatz: Partner hinzufügen
  • „Vorgehen bei Sterbefall eines Pächters“

Kontenplan

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  • Kontenbericht: Fehlen Konten? So prüfen Sie, ob sie aktiv sind
  • So blenden Sie Konten aus und/oder machen sie wieder sichtbar!
  • Achtung bei der Buchung: Ergebniswirksame und nicht-ergebniswirksame Konten im Überblick
  • Anfangsbestand buchen (Kontenplan)
  • Konto nicht zu finden? So überprüfen Sie ausgeblendete Konten!
  • Neues Konto im Kontenplan anlegen

Geldtransferkonto

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  • Korrekte Buchung von Bargeldtransfers: So verwenden Sie ein Geldtransferkonto

Einstellungen

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  • Kleingartenverein mit mehreren Anlagen und unterschiedlichen Gemeinschaftsflächen- so richten Sie es ein
  • Parzellen und Personen löschen – Wichtige Hinweise und Sicherheitstipps
  • Parzellennummer ändern: Anleitung & wichtige Hinweise
  • Rechnungsposition für „Nicht geleistete Vereinsarbeit“ anlegen im Parzellenstammsatz -über die Einstellung „Zusatzeinträge“

Auswertung

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  • Tipp: Listen für die Revisoren finden

Journal

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  • Tipp: Listen für die Revisoren finden

Mahnung

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  • Zahlungserinnerungen & Dokumentenvorlagen
  • Mahnung: “Kein Text in der Mahnung sichtbar – so beheben Sie das Problem”

Begehungs-App

1
  • Begehungs-App – Einrichtung und Nutzung

TestTest

1
  • Hilfe Test

Rechnungslegung

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  • Neukunden: Erste Rechnungslegung vor dem ersten Jahresabschluss (mit abweichendem Geschäfts- und Kalenderjahr)
  • Hilfecenter
  • KolonieEasy
  • Buchhaltung
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Jahresabschluss

  • Der Jahresabschluss dient dazu, ein Buchhaltungsjahr (in der Regel 01.01.XX – 31.12.XX) abzuschließen.
  • Nachdem ein Jahresabschluss durchgeführt wurde, können keine Buchungen dieses Jahres storniert oder korrigiert werden, daher ist es ratsam, vor dem Abschluss eine Revision vorzunehmen.
  • Es ist wichtig, alle Buchungen auf Bank und Kasse ordnungsgemäß zu erfassen und sämtliche Rücklagen sowie sonstige Buchungen durchzuführen.
  • Ein Jahr wird am saubersten abgeschlossen, wenn alle Pächter ihre offenen Forderungen beglichen haben (z.B. durch Rechnungslegung).
  • Sollte ein Pächter nach dem Jahresabschluss noch offene Forderungen oder Guthaben haben, werden diese auf dem Pächterkonto ins nächste Jahr übertragen und auf der nächsten Rechnung berücksichtigt.
  • ACHTUNG: Ein Jahresabschluss ist zwar mit einem einfachen Klick durchführbar, jedoch werden sehr viele Buchungen im Hintergrund getätigt.

Ein Jahresabschluss kann NUR MIT ERHEBLICHEN AUFWAND von uns rückgängig gemacht werden. Diese Rückabwicklung kann gegebenenfalls mit Kosten verbunden sein, die wir in Rechnung stellen müssen.

Jahresabschluss
Richtig buchen: Erst stapeln, dann handeln!Geschäftsjahr umstellen im ersten Nutzungsjahr
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