- In KolonieEasy können Sie sowohl Dokumente für einzelne Pächter (Parzellen) hinterlegen als auch allgemeine Dokumente für die gesamte Kleingartenanlage (KGA) verwalten.
- Dabei haben Sie die Möglichkeit, eigene Ordner (Kategorien) anzulegen und Ihre Unterlagen strukturiert abzulegen.
Ordner anlegen
- Gehen Sie zur gewünschten Parzelle oder zur Kleingartenanlage (KGA-Stamm).
- Klicken Sie auf den Reiter Unterlagen.
- Klicken Sie auf Bearbeiten.
- Klicken Sie auf das Plus-Symbol +, um einen neuen Ordner hinzuzufügen.
Mit einem Rechtsklick auf den Ordner können Sie diesen:
- umbenennen oder löschen
- So schaffen Sie eine individuell strukturierte Ablage – entweder bezogen auf eine Parzelle oder für die Kleingartenanlage.
Dokumente / Dateien für eine Parzelle / KGA Stamm hochladen
- Gehen Sie zu Stammdaten > Parzellen.
- Klicken Sie auf die gewünschte Parzelle.
- Öffnen Sie den Reiter Unterlagen.
- Klicken Sie auf Bearbeiten.
- Klicken Sie auf Datei hochladen, um eine oder mehrere Dateien für diese Parzelle zu hinterlegen.
Ein angelegten Ordner umbenennen
- Öffnen Sie den gewünschten Ordner im Reiter Unterlagen.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie umbenennen möchten.
- Wählen Sie die Option „Ordner umbenennen“ und geben Sie den neuen Namen ein.
Ordner (Kategorien) anlegen – Parzelle oder Kleingartenanlage (KGA)
- Sie können Ihre Dokumente in eigenen Ordnern organisieren.
- Diese Ordner stellen Kategorien wie z. B. Versicherung, Pachtvertrag oder Baumaßnahmen dar.
Zusammenarbeit mit dem Verband
Falls Ihr Verein mit einem Verband zusammenarbeitet, kann dieser – nach vorheriger Absprache – ebenfalls auf Dokumente zugreifen.
- Nach dem Hochladen einer Datei erscheint ein Häkchen, mit dem Sie festlegen können, ob die Datei für den Verband sichtbar ist.
- Umgekehrt kann der Verband auch eigene Dokumente für den Verein freigeben, sodass beide Seiten auf die relevanten Unterlagen zugreifen können.
