Was tun, wenn nachträglich eine einzelne Rechnung erstellt werden muss?
Problemstellung
- Ein Verein hat zu Beginn des Buchungsjahres 2025 bereits alle regulären Jahresrechnungen für das Folgejahr 2026 erstellt und den Rechnungslauf abgeschlossen.
- Nun soll für eine einzelne Parzelle – z. B. nach einem Pächterwechsel – ebenfalls noch eine Rechnung für 2026 erstellt werden.
- Beim Versuch erscheint jedoch eine Fehlermeldung wie:
- Kein Archivsatz vorhanden
- Rechnung kann nicht erstellt werden
Hintergrund:
- Das System unterstützt die Erstellung von Start- und Schlussrechnungen bei Pächterwechseln grundsätzlich- allerdings nur, wenn für die jeweilige Parzelle mindestens eine frühere Rechnung existiert.
Hinweis:
- Bei neu angelegten Parzellen (z. B. durch Teilung oder Neuanlage) gibt es keine vorherige Rechnung, auf die das System zurückgreifen könnte.
- In diesem Fall kann keine automatische Startrechnung erstellt werden. Für neue Parzellen ohne Rechnungshistorie muss die Rechnung derzeit außerhalb des Systems erstellt werden.
So gehen Sie vor:
1. Rechnung extern erstellen
- Erstellen Sie die Startrechnung z. B. in Excel, OpenOffice oder einem Textverarbeitungsprogramm
- Versenden Sie diese als Brief oder Beleg an den neuen Pächter
2. Forderung ins System übernehmen
- Gehen Sie zu „Buchhaltung „Allgemeine Buchung“
- Buchen Sie den entsprechenden Betrag als Forderung auf das Pächterkonto
- Verwenden Sie dabei das passende Gegenkonto (z. B. für Wegegeld, Beitrag, Umlage usw.)
Hinweis zur kommenden Version
- In der neuen Programmversion (geplant im Laufe des Jahres) wird die Erstellung von Start- und Schlussrechnungen deutlich flexibler sein – und auch für neue Parzellen ohne Vorgeschichte möglich.
- Bis dahin gilt der oben beschriebene manuelle Weg.