Vor der Rechnungslegung – Sorgfältige Prüfung ist entscheidend
• Überprüfen Sie alle Daten gründlich, bevor Sie mit der Rechnungslegung beginnen.
• Stellen Sie sicher, dass alle Zählerstände und Rechnungen/Buchungen korrekt sind.
• Erstellen Sie eine Excel-Übersicht, um alle relevanten Daten strukturiert darzustellen. Eine detaillierte Anleitung finden Sie unter: “Wichtiger Schritt vor der Rechnungsstellung: ‘Excel-Übersicht erstellen’” in unserem Hilfe-Center.
• Vergewissern Sie sich, dass alle Rechnungsdaten fehlerfrei sind, bevor Sie mit der Rechnungslegung fortfahren.

Nach der Rechnungslegung – Eine Pause einlegen
• Warten Sie nach der Rechnungslegung mindestens eine Woche, um Rückmeldungen von Pächtern oder anderen Beteiligten zu erhalten.
• Diese Wartezeit ermöglicht es, sicherzustellen, dass keine Fehler in der Abrechnung vorliegen und keine Beanstandungen kommen.
• Sollte sich herausstellen, dass Fehler vorhanden sind, haben Sie die Möglichkeit, die Rechnungen zu korrigieren oder die Rechnungslegung zurückzunehmen.

Wichtige Hinweise
• Keine manuellen Buchungen nach der Rechnungslegung, bevor diese NICHT abgeschlossen ist.
• Wenn Sie nach der Rechnungslegung Buchungen oder Stornierungen vornehmen, kann die Rücknahme der Rechnungsstellung nicht mehr automatisch von Ihnen durchgeführt werden, falls Fehler in der Abrechnung vorliegen sollten.
• Bei großen Fehlermeldungen: Rücknahme der Rechnungslegung.
• Wenn keine weiteren Buchungen nach der Rechnungslegung vorgenommen wurden, kann die Rücknahme der Rechnungsstellung über den Button „Aktionen“ und die Funktion „Rechnungsstellungen rückgängig machen“ durchgeführt werden.
• Dies löscht alle Buchungssätze und stellt die Buchhaltung wieder her.

Was passiert, wenn Änderungen nach der Rechnungslegung vorgenommen werden?

Rücknahme der Rechnungsstellung:
• Sobald nach der Rechnungslegung von Ihnen Buchungen oder Stornierungen vorgenommen werden, kann die Rücknahme der Rechnungsstellung durch Sie selbst NICHT mehr durchgeführt werden.
• In diesem Fall muss der Vorgang von unserem Programmierer manuell geprüft und bearbeitet werden, was mit erheblichem Aufwand verbunden ist.

Zusammenfassung:

Vor der Rechnungslegung:
• Überprüfen Sie alle Daten sorgfältig und stellen Sie sicher, dass keine Fehler vorliegen.

• Stellen Sie sicher, dass alle Zählerstände und Rechnungen bzw. Buchungen korrekt sind.
• Erstellen Sie die „Excel-Übersicht“ als wichtige Kontrollmaßnahme.
• Die Excel-Übersicht zeigt z.B. folgende Fehlermöglichkeiten an:
• Umlagen und Tarife: Wenn ein Tarif fehlt, unvollständig oder fehlerhaft ist, wird dies in der Excel-Liste angezeigt.
• Unplausible Einträge: Daten, die nicht korrekt oder logisch erscheinen, können ebenfalls in der Übersicht sichtbar werden.
• Summen prüfen: Kontrollieren Sie, ob die Gesamtsummen mit Ihren Erwartungen übereinstimmen.

Nach der Rechnungslegung:

• Keine Änderungen vornehmen, um den Rücknahmeprozess nicht zu gefährden.
• Warten Sie mindestens eine Woche nach dem Versand der Rechnungen, um Rückmeldungen von Pächtern oder anderen Beteiligten abzuwarten.

Sollten dennoch Fehler auftauchen oder eine Rücknahme der Rechnungsstellung notwendig sein:

• Erst dann können Sie Korrekturen vornehmen und, wenn nötig, die Rechnungslegung zurücknehmen oder korrigieren.
• Beachten Sie, dass der Vorgang komplizierter wird, wenn nach der Rechnungslegung Änderungen vorgenommen wurden. In diesem Fall muss der Vorgang von unserem Programmierer manuell geprüft und bearbeitet werden, was mit erheblichem Aufwand verbunden ist.