Warum kann ich Einnahmen und Ausgaben nicht auf dasselbe Konto buchen – z. B. bei „Strom“?
Frage eines Kunden:
„Ich buche auf das Konto -> Strom: monatliche Zahlungen an den Stromanbieter als Ausgaben. Gleichzeitig erhalte ich Vorauszahlungen von Pächtern, die ich ebenfalls auf dieses Konto buche – nur eben als Einnahme. Warum sollte ich das trennen? Ich möchte doch am Jahresende einfach sehen: Was hat Strom gekostet und was wurde eingenommen.“
Kurze Antwort:
➡ Ja, Sie sollten zwei getrennte Konten verwenden:
Ein Konto für die Ausgaben (z. B. an den Stromanbieter) und ein Konto für die Einnahmen (z. B. Vorauszahlungen der Pächter).
Nur so sehen Sie am Jahresende klar, was Ihr Verein ausgegeben und was eingenommen hat.
📌 Wichtig vorab: Hinweis zur Buchführung
❗ Wir sind keine Buchhalter oder Steuerberater.
Wir erklären nur, wie Sie unsere Software bedienen – nicht, wie Sie buchhalterisch korrekt arbeiten müssen.
☝ Die Verantwortung für die Buchführung liegt immer beim Verein.
Wenn Sie unsicher sind, sprechen Sie bitte mit:
• Ihrer/m Kassenwart/in
• Ihrem Vorstand
• einem/r Steuerberater/in oder Buchhalter/in
Viele Landesverbände bieten auch Schulungen zur Vereinsbuchhaltung an – sehr empfehlenswert!
So funktioniert KolonieEasy:
1. Welche Konten gibt es grundsätzlich?
Wenn Sie starten, gibt es feste Konten:
• Bankkonto → Alle Überweisungen, Lastschriften usw.
• Kasse → Für Barzahlungen (z. B. Sommerfest)
• Parzellenkonten → Automatisch für jede Parzelle erzeugt. Zeigt alle Forderungen/Zahlungen pro Pächter.
➡ Wichtig:
Bank und Kasse müssen immer mit dem Kontoauszug oder Bargeldbestand übereinstimmen.
2. Beispiel: Stromkosten 🔌
Stromausgabe (an den Versorger)
• ➡ Buchen Sie auf das Ausgabenkonto Stromkosten
(z. B. „Strom – Abschlag“ 50 €)
Vorauszahlung vom Pächter
• ➡ Buchen Sie nicht auf dasselbe Konto!
• Stattdessen: eigenes Konto für Einnahmen, z. B. „Strom Vorauszahlungen Pächter“
Weshalb?
Nur mit getrennten Konten sehen Sie:
• Was der Verein tatsächlich gezahlt hat
• Was durch Pächter vorab gedeckt wurde
➡ Am Jahresende sehen Sie sofort: Muss jemand nachzahlen? Gibt es Guthaben?
3. Buchung Schritt für Schritt
1. Bankauszug prüfen
• Kontrollieren Sie den Anfangssaldo
• Belegnummer vergeben: z. B. BA-001-01 (Bankauszug 1, Seite 1)
2. Zahlungen buchen
• 🡒 Stromversorger-Abbuchung → Ausgabe buchen auf „Stromkosten“
• 🡒 Vorauszahlung vom Pächter → Pächterzahlung buchen (System verteilt automatisch)
✅ Immer zuerst alle Buchungen im Stapel prüfen, dann fest buchen!
4. Rechnungslegung: Übersicht behalten
Definieren Sie Ihre Umlagen (Rechnungspositionen):
• Strom
• Wasser
• Müll
• Pacht
• Mitgliedsbeiträge
• Veranstaltungen (z. B. Sommerfest)
Für jede Umlage: getrennte Konten
Umlage
- Einnahmekonto (z. B. Vorauszahlung)
- Ausgabenkonto (z. B. Kosten)
Strom
- Strom – Vorauszahlung – Pächter
- Stromkosten -Verein
Wasser
- Wasser – Vorauszahlung -Pächter
- Wasserkosten – Verein
Müll
- Müll – Vorauszahlung
- Müllentsorgungskosten
Pacht
- Pachtzinskonto (pro Eigentümer)
📌 Fazit: Klarheit durch getrennte Konten
Sie benötigen zwei getrennte Konten pro Bereich
(z. B. Strom Einnahmen / Strom Ausgaben)
Nur so behalten Sie den Überblick:
• Wie viel hat der Verein bezahlt?
• Wie viel wurde von Pächtern eingenommen?
• Wie viel muss ggf. nachberechnet oder zurückgezahlt werden?
🛑 Wichtig:
- Wir geben keine steuerliche Beratung!
- Wir können Ihnen nur Tipps und Anregungen geben.
Wie genau Sie buchen sollen, besprechen Sie bitte mit:
• einer fachkundigen Person (z. B. Steuerberater/in)