Dieser Artikel richtet sich an Neukunden, die erstmals mit Easy arbeiten.

Einstellung: Rechnungslegung erfolgt VOR dem Jahresabschluss

Wichtig:

• Bei dieser Vorgehensweise darf das Häkchen NICHT gesetzt werden.

Häufige Situation bei Neukunden:

• Das aktuelle Kalenderjahr ist bereits 2026
• Im System ist das Geschäftsjahr 2025 aktiv
• Es wurde noch keine Rechnungslegung durchgeführt
• Es wurde noch kein Jahresabschluss durchgeführt
• Das System wurde neu eingerichtet oder aus einem anderen Programm übernommen

Geschäftsjahr und Kalenderjahr

Das Geschäftsjahr im System ist nicht identisch mit dem Kalenderjahr.

Es gilt:

• Das Geschäftsjahr ist der Buchungszeitraum im System
• Das Kalenderjahr ist nur das aktuelle Datum
• Das Geschäftsjahr ändert sich erst durch den Jahresabschluss

Beispiel:

• Kalenderjahr: 2026
• Geschäftsjahr im System: 2025

Rechnungen für das Folgejahr (2026) erstellen

Rechnungen können bereits im Geschäftsjahr 2025 erstellt werden, obwohl sie für das Jahr 2026 bestimmt sind.

Dafür sind folgende Einstellungen erforderlich:

• Rechnungsjahr = Folgejahr aktivieren
• Rechnungsabgrenzung aktivieren

Bedeutung dieser Einstellungen:

• Rechnungen werden im System erzeugt und vorbereitet
• Die Zuordnung erfolgt korrekt zum Jahr 2026
• Die spätere Verbuchung erfolgt erst nach dem Jahresabschluss im Geschäftsjahr 2026

Wichtiger Ablauf vor dem Jahresabschluss

Nach der Rechnungslegung ist eine kontrollierte Vorgehensweise notwendig:

• Rechnungen werden erstellt und geprüft
• Eine Excel-Kontrollliste kann zur Prüfung genutzt werden
• Alle Berechnungen der Pächter werden überprüft
• Erst wenn alles korrekt ist, werden die Rechnungen versendet

WICHTIG!!!!

Anschließend wird empfohlen:

• für circa 14 Tage keine Buchungen durchzuführen.
• In dieser Zeit können Rückmeldungen der Pächter geprüft und
• mögliche Korrekturen noch vorgenommen werden.

Während der Rechnungslegung können bestimmte Bereiche vorübergehend gesperrt sein, zum Beispiel:

• Wasserwerte
• Stromwerte

Nach dem Jahresabschluss werden diese Bereiche automatisch wieder freigegeben.

Jahresabschluss und Wechsel ins neue Geschäftsjahr

Wenn keine Änderungen mehr notwendig sind, wird der Jahresabschluss durchgeführt.

Ablauf:

• Jahresabschluss für 2025 durchführen
• System wechselt automatisch in das Geschäftsjahr 2026
• Buchungen im neuen Jahr sind danach möglich

Wichtig:

Der Jahresabschluss ist erst möglich, nachdem die Rechnungen erzeugt wurden.

Anfangsbestände und offene Posten

Nach dem Start im System müssen Anfangswerte einmalig hinterlegt werden.

Dazu gehören:

• Kasse
• Bank
• offene Forderungen
• Guthaben auf Parzellenkonten

Vorgehensweise:

Kasse und Bank:

• Kontenplan öffnen
• Konto auswählen
• rechte Maustaste
• Anfangssaldo buchen

Parzellenkonten:

• Konto öffnen
• rechte Maustaste
• Anfangssaldo buchen

Wichtig:

• positiver Wert = offene Forderung
• negativer Wert = Guthaben

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