Dieser Artikel richtet sich an Neukunden, die erstmals mit Easy arbeiten.
Einstellung: Rechnungslegung erfolgt VOR dem Jahresabschluss
Wichtig:
Bei dieser Vorgehensweise darf das Häkchen NICHT gesetzt werden.
Häufige Situation bei Neukunden:
- Das aktuelle Kalenderjahr ist bereits 2026
- Im System ist das Geschäftsjahr 2025 aktiv
- Es wurde noch keine Rechnungslegung durchgeführt
- Es wurde noch kein Jahresabschluss durchgeführt
- Das System wurde neu eingerichtet oder aus einem anderen Programm übernommen
Geschäftsjahr und Kalenderjahr
Das Geschäftsjahr im System ist nicht identisch mit dem Kalenderjahr.
Es gilt:
- Das Geschäftsjahr ist der Buchungszeitraum im System
- Das Kalenderjahr ist nur das aktuelle Datum
- Das Geschäftsjahr ändert sich erst durch den Jahresabschluss
Beispiel:
- Kalenderjahr: 2026
- Geschäftsjahr im System: 2025
Rechnungen für das Folgejahr (2026) erstellen
Rechnungen können bereits im Geschäftsjahr 2025 erstellt werden, obwohl sie für das Jahr 2026 bestimmt sind.
Dafür sind folgende Einstellungen erforderlich:
- Rechnungsjahr = Folgejahr aktivieren
- Rechnungsabgrenzung aktivieren
Bedeutung dieser Einstellungen:
- Rechnungen werden im System erzeugt und vorbereitet
- Die Zuordnung erfolgt korrekt zum Jahr 2026
- Die spätere Verbuchung erfolgt erst nach dem Jahresabschluss im Geschäftsjahr 2026
Wichtiger Ablauf vor dem Jahresabschluss
Nach der Rechnungslegung ist eine kontrollierte Vorgehensweise notwendig:
- Rechnungen werden erstellt und geprüft
- Eine Excel-Kontrollliste kann zur Prüfung genutzt werden
- Alle Berechnungen der Pächter werden überprüft
- Erst wenn alles korrekt ist, werden die Rechnungen versendet
Wichtiger Hinweis
- Anschließend empfehlen wir, für etwa 14 Tage keine weiteren Buchungen durchzuführen.
- In diesem Zeitraum können Rückmeldungen der Pächter geprüft und gegebenenfalls notwendige Korrekturen noch vorgenommen werden.
Während der Rechnungslegung können bestimmte Bereiche vorübergehend gesperrt sein, zum Beispiel:
- Wasserwerte
- Stromwerte
Nach dem Jahresabschluss werden diese Bereiche automatisch wieder freigegeben.
Jahresabschluss und Wechsel ins neue Geschäftsjahr
Wenn keine Änderungen mehr notwendig sind, wird der Jahresabschluss durchgeführt.
Ablauf:
- Jahresabschluss für 2025 durchführen
- System wechselt automatisch in das Geschäftsjahr 2026
- Buchungen im neuen Jahr sind danach möglich
Wichtig:
- Der Jahresabschluss ist erst möglich, nachdem die Rechnungen erzeugt wurden.
Anfangsbestände und offene Posten
Nach dem Start im System müssen Anfangswerte einmalig hinterlegt werden.
Dazu gehören:
- Kasse
- Bank
- offene Forderungen
- Guthaben auf Parzellenkonten
Vorgehensweise:
Kasse und Bank:
- Kontenplan öffnen
- Konto auswählen
- rechte Maustaste
- Anfangssaldo buchen
Parzellenkonten:
- Konto öffnen
- rechte Maustaste
- Anfangssaldo buchen
Wichtig:
- positiver Wert = offene Forderung
- negativer Wert = Guthaben