IM ERSTEN JAHR:

Wenn Sie die Option „Erst die Rechnungslegung, dann der Jahresabschluss“ wählen (kein Häkchen gesetzt wurde) , läuft der Ablauf wie folgt:

1. Rechnungslegung für das Folgejahr
   1. Setzen Sie das Kennzeichen „Rechnungsjahr = Folgejahr“.
   2. Führen Sie die Rechnungslegung für das kommende Jahr durch.
   3. So stellen Sie sicher, dass alle Rechnungen korrekt für das Folgejahr erstellt werden.

2. Umlagen, Tarife und Zusatzeinträge
   1. Viele Nebenkosten und Umlagen verwalten Sie über die Funktion „Umlagen“.
   2. Ausnahmen sind Pacht, Wasser und Müllabfuhr.
   3. Die Umlagen können als Positionen in Kategorien wie „Mitgliedsbeitrag“ oder „Pacht“ erscheinen.
   4. Hinterlegen Sie für jede Position das passende Konto, zum Beispiel für Pacht, Wasser oder Strom.

3. Start- und Schlussrechnungen bei Pächterwechsel
   1. Start- und Schlussrechnungen setzen voraus, dass bereits eine Rechnungslegung in KolonieEasy durchgeführt wurde.
   2. Das System nutzt die Daten der letzten Rechnung und teilt diese auf alten und neuen Pächter auf.
   3. Wenn noch keine Rechnungslegung erfolgt ist, können Start- und Schlussrechnungen nicht erstellt werden.

4. Jahresabschluss nach der Rechnungslegung
   1. Verbuchen Sie alle Kontoauszüge bis zum 31. Dezember.
   2. Führen Sie danach den Jahresabschluss durch.
   3. Finalisieren und versenden Sie anschließend die Rechnungen für das Folgejahr.
   4. Es empfiehlt sich, nach der Erstellung und dem Versand der Rechnungen eine „Ruhepause“ von etwa einer Woche einzulegen, um sicherzustellen, dass keine Fehler in der Abrechnung vorliegen.
   5. Sollte es zu Fehlern kommen, können Sie die Rechnungslegung rückgängig machen, solange keine weiteren Buchungen oder Pächterwechsel stattgefunden haben.

5. Revision
   1. Prüfen Sie nach der Rechnungslegung, ob alle Einträge korrekt sind.
   2. Korrigieren Sie Fehler durch Storno und Neubuchung.
   3. Erst nach dieser Prüfung führen Sie den endgültigen Jahresabschluss durch.
   4. Danach starten Sie in das neue Jahr.