Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie ein Briefpapier in Word erstellen, es in das PDF-Format umwandeln und anschließend in KolonieEasy nutzen -> für Korrespondenzen, Rechnungen oder Mahnungen.
Hinweis
- Wir haben hierfür auch ein Video für Sie hinterlegt, das den Vorgang Schritt für Schritt zeigt.
- Schauen Sie es sich gerne an, um die Anleitung visuell nachzuvollziehen.
Schritt 1: Briefpapier in Word erstellen
Word-Dokument öffnen:
- Öffnen Sie Microsoft Word und starten Sie ein leeres Dokument.
Briefkopf erstellen:
- Fügen Sie den Namen Ihrer Kolonie ein (z. B. Kolonie Sonnenschein e.V.).
- Ändern Sie die Schriftart und Schriftgröße nach Ihren Wünschen:
- Klicken Sie auf Start > Schriftart und wählen Sie die gewünschte Schrift aus.
Optional: Fügen Sie ein Logo oder Bild ein:
- Fügen Sie z.B. ein Logo hinzu und wählen Sie eine Datei von Ihrem Computer aus (z. B. das Logo Ihrer Kolonie).
- Um das Logo zu platzieren, können Sie in den Layoutoptionen beliebig ausprobieren.
Fußzeile hinzufügen:
- Mit einem Doppelklick unten im Dokument, können Sie die Fußzeile aktivieren.
- Geben Sie dort wichtige Informationen ein, wie z. B.:
- Bankverbindung.
- Kontaktdaten.
- Klicken Sie auf Kopf- und Fußzeile schließen, um die Bearbeitung der Fußzeile zu beenden.
Beispiel -> für die Bankverbindung:
Seitenlayout prüfen:
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument genau eine Seite umfasst, da das Briefpapier sonst nicht korrekt genutzt werden kann.
Schritt 2: Word-Dokument als PDF speichern
Speichern als PDF:
- Gehen Sie auf Datei > Speichern unter.
- Wählen Sie den Speicherort, an dem die Datei abgelegt werden soll.
- Geben Sie der Datei einen Namen (z. B. „Briefkopf“).
- Unter Dateityp wählen Sie PDF (*.PDF)-> Briefkopf.pdf
Speichern:
- Klicken Sie auf Speichern.
- Die Datei wird jetzt als PDF gespeichert. Dieses können Sie nun als Briefpapier bei KolonieEasy verwenden.
So hinterlegen Sie Ihr PDF-Dokument als Briefhintergrund in KolonieEasy
Schritt 3: Briefpapier in KolonieEasy hinterlegen
- Um das erstellte PDF-Dokument als Briefpapier in KolonieEasy zu verwenden, müssen Sie die Datei zunächst im System hochladen.
Folgen Sie diesen Schritten:
Einstellungen öffnen:
- Gehen Sie in KolonieEasy auf Einstellungen und wählen den Unterpunkt Dateien.
Neue Datei hochladen:
- Klicken Sie oben auf den Button Neu, um eine neue Datei hochzuladen.
Beschreibung eingeben:
- Ein Feld wird geöffnet, in das Sie eine Beschreibung für die Datei eingeben können.
- Tragen Sie hier z. B. „Briefkopf“ ein, um die Datei eindeutig zu benennen.
PDF-Datei auswählen:
- Klicken Sie nun auf Datei hochladen. Ein Fenster öffnet sich, in dem Sie die Datei auswählen können.
- Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie das PDF-Dokument gespeichert haben (das Briefpapier, das Sie in Word erstellt und als PDF gespeichert haben).
- Wählen Sie die PDF-Datei aus und klicken Sie auf Öffnen.
Datei hochladen und speichern:
- Das System lädt die Datei hoch und zeigt die Dateigröße an.
- Klicken Sie auf Speichern, um das PDF-Dokument im System zu speichern.
Datei ansehen:
- Die hochgeladene Datei wird nun unter Dateiname angezeigt.
- Sie können die Datei jederzeit ansehen, indem Sie sie markieren und auf den blauen Pfeil klicken.
• Dadurch wird die Datei heruntergeladen, oder Sie können sie auch nur im eingebauten PDF-Reader ansehen.
Hinweis
- Achten Sie darauf, dass das Briefpapier-Layout gut lesbar ist und die wichtigen Informationen korrekt platziert sind, z. B. Logo, Adressblock und Fußzeile.
- Wenn Sie das PDF nun erfolgreich in KolonieEasy hinterlegt haben, können Sie es jederzeit als Hintergrund für Briefe, Rechnungen, Mahnungen oder Serienbriefe verwenden.