Dokumentenvorlage – Dokumentation

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Rechnungslegung

KolonieEasy-Jahresrechnung: Hinweis „Ungültige Lizenz“
SEPA-Lastschrift: Ablauf. Neue Version
Rechnungsausgleich durchführen (Zahlungen einer Rechnung zuordnen). Neue Version
Rechnungslauf mit Verbrauch durchführen – inklusive möglicher Fehlerquellen
Rechnungen auf Personen- oder Parzellenebene. Neue Version!
Rechnungspositionen (Umlage), Tarif & Zusatzeintrag anlegen. Neue Version
Rechnungen auf Parzellen- oder Personenebene. Neue Version
Neukunden: Erste Rechnungslegung vor dem ersten Jahresabschluss (mit abweichendem Geschäfts- und Kalenderjahr)
Rechnungen stellen – Vorschau. Neue Version
Gestellte Rechnungen + Sepa-Lastschriftlauf. Neue Version
Rechnungspositionen (Umlagen). Neue Version
Rechnungsläufe- Neu: Rechnungen als E-Mail versenden. Neue Version
Ratenvereinbarungen. Neue Version!
SEPA-Lastschriftläufe. Neue Version
SEPA-Lastschriften. Neue Version
Einstellungen Rechnungslegung. Neue Version
Aufteilung oder Gruppierung der Rechnung anpassen. Neue Version.
Ablauf der Rechnungslegung in KolonieEasy
Rechnungsstellung nach abgeschlossenem Rechnungslauf:
Neue Fördermitglieder im laufenden Jahr – wie buche ich eine separate Rechnung?
Umlage: Fördermitglied anlegen
Zusatzfelder/ Zusatzeinträge/ Umlagen flexibel nutzen – Beispiele und Hinweise
Rechnungen übersichtlich strukturieren mit Umlagen (Rechnungspositionen)
Easy: Eine Rechnung, zwei Zahlungsziele auf einer Rechnung!
Erst die Rechnungslegung, dann der Jahresabschluss: Vorteile dieser Einstellung
Wie gehe ich vor, wenn ich 2026 buchen möchte, aber der Jahresabschluss für 2025 noch aussteht?
Rechnung/Rechnungskorrektur – „Dieser Vorgang ist derzeit nicht möglich“ – Was steckt dahinter?
Pächterwechsel
Pächterwechsel: Schluss-/Startrechnung nach dem Pächterwechsel
„Vorgehen bei Sterbefall eines Pächters“
Wichtiger Schritt vor der Rechnungsstellung: „Excel-Übersicht erstellen“
Wichtiger Hinweis zur Rechnungslegung
Rechnungslegung
Zählerstände eintragen
Grundeinstellung: Erst die Rechnungslegung gefolgt vom Jahresabschluss (ohne gesetztes Häkchen)
Geschäftsjahr umstellen im ersten Nutzungsjahr
Vorpächter im Archivsatz finden
Wichtig: Einstellungen zur Rechnungslegung! Optionen und Einstellungen
Rechnungsjahr = Folgejahr! Einstellungen und Fehlerbehebung
Was ist besser? Rechnungen zu stornieren oder zu korrigieren?
Rechnungen korrigieren
Rechnungsabgrenzung
Neuen Tarif anlegen für „Nicht geleistete Vereinsarbeit“.
Rechnungsposition für „Nicht geleistete Vereinsarbeit“ anlegen im Parzellenstammsatz -über die Einstellung „Zusatzeinträge“
Umlage erstellen
Rechnung für Nichtpächter

KleingartenEasy

Rechnungslaufvorgaben (Abrechnung). Neue Version
E-Mail-Verwaltung – Neue Version
Empfängerauswahl. Neue Version
Serienbriefe / E-Mails. Neue Version
Debitorenkonten -> Buchungen-„Archiv“. Neue Version
Debitorenkonten -> „Buchungen“. Neue Version
Debitorenkonten -> „Rechnungen“. Neue Version
Debitorenkonten. Neue Version
Flächenverwaltung in KleingartenEasy
Navigation. Neue Version
Parzellenstammsatz (Übersicht). Neue Version
Rechnungsausgleich durchführen (Zahlungen einer Rechnung zuordnen). Neue Version
Benutzer anlegen. Neue Version
SEPA-Lastschrift: Ablauf. Neue Version
Foto/Avatar einfügen. Neue Version

Buchhaltung

Journal-> Buchungsjournal -> „Archiv“. Neue Version
Kontenplan. Neue Version
Buchungen „Archiv“ – Personen
Buchungen im Personenstammsatz. Neue Version
Debitorenkonten -> „Rechnungen“. Neue Version
Journal/ Buchungsjournal. Neue Version
Debitorenkonten. Neue Version
Korrektur des Parzellenkontos und manuellen Buchungen
Direktbuchung (Sofortbuchung). Neue Version
Stapelbuchung ->Buchungsarten. Neue Version
Keine manuelle Mahnung möglich?
Kontenbericht: Fehlen Konten? So prüfen Sie, ob sie aktiv sind
Stapelbuchungen gesammelt verbuchen
Anfangssalden oder Eröffnungsbuchungen nicht sichtbar im Hauptbuch/Journal? So werden Sie angezeigt
Eröffnungssaldo falsch eingetragen – wie kann ich das korrigieren?
Buchung: Guthaben oder offene Forderung – wie erkenne ich den Unterschied?
Einnahmen und Ausgaben richtig buchen!
Pächterguthaben: Umgang mit Vorauszahlungen und Rückzahlungen
Zahlungserinnerungen & Dokumentenvorlagen
Salden überprüfen und Abweichungen sowie Differenzen nachvollziehen können!
Warum stimmen meine manuell berechneten Beträge nicht mit den Buchungsdaten überein?
So blenden Sie Konten aus und/oder machen sie wieder sichtbar!
Ratenverträge
Was ist ein Jahresabschluss und was muss dabei beachtet werden?
Vergangene Buchungen und Jahresabschlüsse ansehen
Rechnungen stornieren und korrigieren -Schritt-für-Schritt Anleitung
Rechnungsabgrenzung
Darstellung von Guthaben und offenen Forderungen in den Parzellenkonten
Anleitung: So erstellen Sie einen Ratenverlauf ($ratenverlauf$) in der Dokumentenvorlage
Achtung bei der Buchung: Ergebniswirksame und nicht-ergebniswirksame Konten im Überblick
Wichtiger Schritt vor der Rechnungsstellung: „Excel-Übersicht erstellen“
Korrekte Buchung von Bargeldtransfers: So verwenden Sie ein Geldtransferkonto
Buchhaltung:
Anleitung zur Erfassung und Buchung von Anfangssalden und Kontoständen
„Mit Easy in die Verwaltung starten“!
Anfangssalden für Pächter buchen
Richtig buchen: Erst stapeln, dann handeln!
Jahresabschluss
Geschäftsjahr umstellen im ersten Nutzungsjahr
Hinweis: Wir sind keine Buchhalter oder Steuerberater
Automatische Erstellung von Kontenberichten nach Jahresabschluss
Buchungen stornieren

Wasserabrechnung / Stromabrechnung

Wasserzähler
Rechnungslauf mit Verbrauch durchführen – inklusive möglicher Fehlerquellen
Wasser- und Stromzählerstände können nicht eingegeben werden? Einstellung für das nächste Jahr aktivieren
Wasser- und Stromablesung – Schritt für Schritt
Weshalb kann ich die Zählerstände nicht eintragen?
Falsch abgelesene Zählerstände korrigieren (per virtuellem Zählerwechsel)
Vorauszahlungen für Wasser und Strom
Pächterwechsel: Schluss-/Startrechnung nach dem Pächterwechsel
Rechnungsabgrenzung
Abrechnung mit mehreren Haupt-Wasser- und Stromzählern
Aktueller Hinweis zur Nutzung mehrerer Wasserzähler
Anleitung zur Durchführung eines Stromzählerwechsels während der laufenden Saison
Zählerstände eintragen
Schwundstrom und Schwundwasser
Wasserabrechnung und Stromabrechnung aktivieren
Aktivierung der Vorauszahlung für Wasserabrechnung und Stromabrechnung
Wasserabrechnung / Stromabrechnung der Zählergruppe zuordnen

Stammdaten

Was ist neu in KleingartenEasy?
Parzellennummer ändern. Neue Version
Jahresabschluss! Neue Version
Journal-> Buchungsjournal -> „Archiv“. Neue Version
Bewerber -> Briefe. Neue Version
Bewerber -> E-Mails. Neue Version
Bewerber – Unterlagen. Neue Version
Bewerber -> Angebotene Parzellen. Neue Version
Bewerberdaten. Neue Version
Personen -> Briefe erstellen. Neue Version
E-Mail versenden im Personenstammsatz. Neue Version!
Verknüpfte Parzellen in der Personenansicht. Neue Version
Wasserzähler im Parzellenstammsatz. Neue Version
Stromversorgung im Parzellenstammsatz. Vorankündigung der neuen Version!
Versicherungen im Parzellenstammsatz. Neue Version
Parzellenverwaltung. Neue Version
Übersicht der Vereinsverwaltung. Neue Version
Vereinsverwaltung. Neue Version
Listen filtern und herunterladen. Neue Version
Zusatzeinträge, Tarife, Rechnungspositionen (Umlagen) erstellen. Neue Version
E-Mail-Adresse hinterlegen. Neue Version
Mitpächter(in) zur Parzelle hinzufügen. Neue Version
Formular-Funktion im Stammsatz nutzen. Neue Version
E-Mail versenden im Parzellenstammsatz. Neue Version
Arbeiten mit mehreren Datensätzen. Neue Version
Start- und Schlussrechnung bei Pächterwechsel. Neue Version
Briefe erstellen im Parzellenstammsatz. Neue Version
Dokumente im Parzellenstammsatz. Neue Version
Buchungen im Parzellenstammsatz „ARCHIV“. Neue Version
Buchungen im Parzellenstammsatz anzeigen. Neue Version
Allgemeine Wiedervorlage. Neue Version
Personenverwaltung! Neue Version
Bewerberfunktion. –> „VERWEIS“! Neue Version
Bewerberfunktion – Anlegen und Verwalten. Neue Version
Pächterwechsel. Neue Version
Flächen. Neue Version
Dokumente im Verein hochladen und verwalten. Neue Version
Funktionsträger anlegen. Neue Version
Dokumente im Personenstammsatz. Neue Version!
Personenstammdaten. Neue Version
Schluss- und Startrechnungen bei Pächterwechsel einsehen
Kleingartenverein mit mehreren Anlagen und unterschiedlichen Gemeinschaftsflächen- so richten Sie es ein
Pächterwechsel bei Todesfall: Ein Pächter verstirbt, der zweite bleibt auf der Parzelle
Parzellen und Personen löschen – Wichtige Hinweise und Sicherheitstipps
Platzhalter in Briefen finden
Parzelle: Eine weitere Person hinzufügen und im Parzellenkonto erfassen
Erst die Rechnungslegung, dann der Jahresabschluss: Vorteile dieser Einstellung
Parzellennummer ändern: Anleitung & wichtige Hinweise
Zusatzfelder: Wie aktiviere/deaktiviere ich Sie im Personenstammsatz?
Dokumente hinterlegen und Ordner verwalten in KolonieEasy
Leerstehende Parzelle einem Mitglied/Bewerber zuweisen
Briefpapier erstellen
Problem: Ausgegraute Suchfelder oder fehlende Fenster im Programm
Wo finde ich hinterlegte Versicherungen und Bankdaten eines Pächters?
Vorpächter im Archivsatz finden
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung und Verwendung einer Briefvorlage
Warum gibt es Probleme mit dem E-Mail-Versand und wie wird dies in der neuen Version verbessert?
Fördermitglieder: Individuelle Umlagen, Kontoverwaltung + Rechnungen erstellen
Benutzerverwaltung und Berechtigungen
Brief: Absenderzeile einfügen
Personen anlegen: Fördermitglied, Mitglied, oder Partner
Änderungen im Personenstammsatz
Pächterwechsel
Ändern der Parzellengröße und der Eigentümer/Fläche
Archivierte Parzellen/Pächter
Automatische Erstellung von Kontenberichten nach Jahresabschluss
Parzellenstammsatz: Partner hinzufügen
„Vorgehen bei Sterbefall eines Pächters“

Kontenplan

Kontenplan. Neue Version
Kontenbericht: Fehlen Konten? So prüfen Sie, ob sie aktiv sind
So blenden Sie Konten aus und/oder machen sie wieder sichtbar!
Achtung bei der Buchung: Ergebniswirksame und nicht-ergebniswirksame Konten im Überblick
Anfangsbestand buchen (Kontenplan)
Konto nicht zu finden? So überprüfen Sie ausgeblendete Konten!
Neues Konto im Kontenplan anlegen

Einstellungen

Tarife, Zusatzeinträge, Rechnungspositionen (Umlagen) erstellen. Neue Version
Gruppe erstellen (Berechtigungen)! Neue Version
Gruppen-Übersicht (Berechtigung). Neue Version!
Benutzer anlegen. Neue Version
Foto/Avatar einfügen. Neue Version
Kleingartenverein mit mehreren Anlagen und unterschiedlichen Gemeinschaftsflächen- so richten Sie es ein
Parzellen und Personen löschen – Wichtige Hinweise und Sicherheitstipps
Parzellennummer ändern: Anleitung & wichtige Hinweise
Rechnungsposition für „Nicht geleistete Vereinsarbeit“ anlegen im Parzellenstammsatz -über die Einstellung „Zusatzeinträge“

Auswertung

Listen filtern und herunterladen. Neue Version
Tipp: Listen für die Revisoren finden

Mahnung

Mahnwesen-Mahnläufe
Mahnwesen: Mahnungen und Mahnläufe. Neue Version
Zahlungserinnerungen & Dokumentenvorlagen
Mahnung: Kein Text in der Mahnung sichtbar? Problem beheben.

Nebenkostenabrechnung

Müllgefäße. Neue Version
Hauptzähler. Neue Version
Müllabfuhr -> Verbrauch. Vorankündigung der neuen Version!
Zählerstände -> Verbrauch. Neue Version
Stromzähler -> Verbrauch. Vorankündigung der neuen Version!
Stromabrechnung. Neue Version
Wasserabrechnung-Übersicht. Neue Version!

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Hilfecenter

Dokumentenvorlage

Anleitung: So erstellen Sie einen Ratenverlauf ($ratenverlauf$) in der Dokumentenvorlage
Ratenverträge
Zahlungserinnerungen & Dokumentenvorlagen
Begehungs-App – Einrichtung und Nutzung
Dokumentenvorlagen erstellen und Platzhalter nutzen. Neue Version

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