Dokumentenvorlage – Dokumentation

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Rechnungslegung

Personen -> Rechnungen. Vorankündigung der neuen Version!
Rechnungspositionen/Umlage, Tarif & Zusatzeintrag anlegen. Neue Version
Rechnungen auf Parzellen- oder Personenebene. Neue Version
Neukunden: Erste Rechnungslegung vor dem ersten Jahresabschluss (mit abweichendem Geschäfts- und Kalenderjahr)
Vorschau – Rechnungen stellen. Neue Version
Rechnungen -> gestellte Rechnungen. Vorankündigung der neuen Version!
Rechnungspositionen/Umlagen. Vorankündigung der neuen Version!
Rechnungsläufe. Neue Version
Ratenvereinbarungen. Vorankündigung der neuen Version!
SEPA-Lastschrift. Vorankündigung der neuen Version!
SEPA-Lastschriftläufe. Vorankündigung der neuen Version!
Einstellungen Rechnungslegung. Neue Version
Aufteilung oder Gruppierung der Rechnung anpassen. Neue Version.
Ablauf der Rechnungslegung in KolonieEasy
Rechnungsstellung nach abgeschlossenem Rechnungslauf:
Neue Fördermitglieder im laufenden Jahr – wie buche ich eine separate Rechnung?
Umlage: Fördermitglied anlegen
Zusatzfelder/ Zusatzeinträge/ Umlagen flexibel nutzen – Beispiele und Hinweise
Rechnungen übersichtlich strukturieren mit Umlagen (Rechnungspositionen)
Easy: Eine Rechnung, zwei Zahlungsziele auf einer Rechnung!
Erst die Rechnungslegung, dann der Jahresabschluss: Vorteile dieser Einstellung
Wie gehe ich vor, wenn ich 2026 buchen möchte, aber der Jahresabschluss für 2025 noch aussteht?
Rechnung/Rechnungskorrektur – „Dieser Vorgang ist derzeit nicht möglich“ – Was steckt dahinter?
Pächterwechsel
Pächterwechsel: Schluss-/Startrechnung nach dem Pächterwechsel
„Vorgehen bei Sterbefall eines Pächters“
Wichtiger Schritt vor der Rechnungsstellung: „Excel-Übersicht erstellen“
Wichtiger Hinweis zur Rechnungslegung
Rechnungslegung:
Zählerstände eintragen
Grundeinstellung: Erst die Rechnungslegung gefolgt vom Jahresabschluss (ohne gesetztes Häkchen)
Geschäftsjahr umstellen im ersten Nutzungsjahr
Vorpächter im Archivsatz finden
Wichtig: Einstellungen zur Rechnungslegung! Optionen und Einstellungen
Rechnungsjahr = Folgejahr! Einstellungen und Fehlerbehebung
Was ist besser? Rechnungen zu stornieren oder zu korrigieren?
Rechnungen korrigieren
Rechnungsabgrenzung
Neuen Tarif anlegen für „Nicht geleistete Vereinsarbeit“.
Rechnungsposition für „Nicht geleistete Vereinsarbeit“ anlegen im Parzellenstammsatz -über die Einstellung „Zusatzeinträge“
Umlage erstellen
Rechnung für Nichtpächter

KleingartenEasy

Rechnungslaufvorgaben (Abrechnung). Neue Version
E-Mail-Verwaltung -> Korrespondenz. Vorankündigung der neuen Version!
Empfängerauswahl -> Korrespondenz. Vorankündigung der neuen Version!
Serienbriefe/E-Mails ->Korrespondenz. Vorankündigung der neuen Version!
Debitorenkonten -> Buchungen-„Archiv“. Neue Version
Debitorenkonten -> „Buchungen“. Neue Version
Debitorenkonten -> „Rechnungen“. Neue Version
Debitorenkonten. Neue Version
Flächenverwaltung in KleingartenEasy
Navigation in KleingartenEasy. ➤Vorankündigung der neuen Version!
Parzellenstammsatz (Übersicht). ➤Vorankündigung der neuen Version.
Benutzer anlegen. ➤Vorankündigung der neuen Version!
Foto/Avatar einfügen. ➤Vorankündigung der neuen Version!

Buchhaltung

Debitorenkonten -> „Rechnungen“. Neue Version
Journal/ Buchungsjournal. Neue Version
Debitorenkonten. Neue Version
Korrektur des Parzellenkontos und manuellen Buchungen
Direktbuchung (Sofortbuchung). Neue Version
Stapelbuchung ->Buchungsarten. Neue Version
Keine manuelle Mahnung möglich?
Kontenbericht: Fehlen Konten? So prüfen Sie, ob sie aktiv sind
Stapelbuchungen mit einem Klick buchen
Anfangssalden oder Eröffnungsbuchungen nicht sichtbar im Hauptbuch/Journal? So werden Sie angezeigt
Eröffnungssaldo falsch eingetragen – wie kann ich das korrigieren?
Buchung: Guthaben oder offene Forderung – wie erkenne ich den Unterschied?
Einnahmen und Ausgaben richtig buchen!
Pächterguthaben: Umgang mit Vorauszahlungen und Rückzahlungen
Zahlungserinnerungen & Dokumentenvorlagen
Salden überprüfen und Abweichungen sowie Differenzen nachvollziehen können!
Warum stimmen meine manuell berechneten Beträge nicht mit den Buchungsdaten überein?
So blenden Sie Konten aus und/oder machen sie wieder sichtbar!
Ratenverträge
Was ist ein Jahresabschluss und was muss dabei beachtet werden?
Vergangene Buchungen und Jahresabschlüsse ansehen
Rechnungen stornieren und korrigieren -Schritt-für-Schritt Anleitung
Rechnungsabgrenzung
Darstellung von Guthaben und offenen Forderungen in den Parzellenkonten
Anleitung: So erstellen Sie einen Ratenverlauf ($ratenverlauf$) in der Dokumentenvorlage
Achtung bei der Buchung: Ergebniswirksame und nicht-ergebniswirksame Konten im Überblick
Wichtiger Schritt vor der Rechnungsstellung: „Excel-Übersicht erstellen“
Korrekte Buchung von Bargeldtransfers: So verwenden Sie ein Geldtransferkonto
Buchhaltung:
Anleitung zur Erfassung und Buchung von Anfangssalden und Kontoständen
„Mit Easy in die Verwaltung starten“!
Anfangssalden für Pächter buchen
Richtig buchen: Erst stapeln, dann handeln!
Jahresabschluss
Geschäftsjahr umstellen im ersten Nutzungsjahr
Hinweis: Wir sind keine Buchhalter oder Steuerberater
Automatische Erstellung von Kontenberichten nach Jahresabschluss
Buchungen stornieren

Stammdaten

Jahresabschluss! Vorankündigung der neuen Version!
Journal-> Buchungsjournal -> Archiv. Vorankündigung der neuen Version!
Bewerber -> Briefe. Vorankündigung der neuen Version!
Bewerber -> E-Mails. Vorankündigung der neuen Version!
Bewerber -> Unterlagen. Vorankündigung der neuen Version!
Bewerber -> Angebotene Parzellen. Vorankündigung der neuen Version!
Bewerberdaten. Vorankündigung der neuen Version!
Personen -> Briefe erstellen. Neue Version
E-Mail versenden im Personenstammsatz. Neue Version!
Personen -> Parzellenzuordnung. Vorankündigung der neuen Version!
Wasserversorgung im Parzellenstammsatz. Vorankündigung der neuen Version!
Stromversorgung im Parzellenstammsatz. Vorankündigung der neuen Version!
Versicherungen im Parzellenstammsatz. Vorankündigung der neuen Version!
Parzellenverwaltung. Vorankündigung der neuen Version!
Übersicht der Vereinsverwaltung. Neue Version
Vereinsverwaltung. Neue Version
Listen filtern und herunterladen. ➤Vorankündigung der neuen Version.
Dynamische Zusatzeinträge und Rechnungspositionen/Umlagen erstellen. ➤Vorankündigung der neuen Version!
E-Mail-Adresse hinterlegen. ➤Vorankündigung der neuen Version!
Mitpächter(in) zur Parzelle hinzufügen. ➤Vorankündigung der neuen Version!
Formular-Funktion im Stammsatz nutzen. Neue Version
E-Mail versenden im Parzellenstammsatz. Neue Version
Arbeiten mit mehreren Datensätzen. ➤Vorankündigung der neuen Version
Start- und Schlussrechnung bei Pächterwechsel. Neue Version
Briefe erstellen im Parzellenstammsatz. Neue Version
Dokumente im Parzellenstammsatz. Neue Version
Buchungen im Parzellenstammsatz „ARCHIV“. Neue Version
Buchungen im Parzellenstammsatz anzeigen. ➤Vorankündigung der neuen Version
Allgemeine Wiedervorlage. Neue Version
Personenverwaltung! Neue Version
Bewerberfunktion. –> „VERWEIS“! Neue Version
Bewerberfunktion – Anlegen und Verwalten. Neue Version
Pächterwechsel. Neue Version
Flächen. ➤Vorankündigung der neuen Version
Dokumente im Verein hochladen und verwalten. Neue Version
Funktionsträger anlegen. ➤Vorankündigung der neuen Version
Dokumente im Personenstammsatz. Neue Version!
Personenstammdaten. Neue Version
Schluss- und Startrechnungen bei Pächterwechsel einsehen
Kleingartenverein mit mehreren Anlagen und unterschiedlichen Gemeinschaftsflächen- so richten Sie es ein
Pächterwechsel bei Todesfall: Ein Pächter verstirbt, der zweite bleibt auf der Parzelle
Parzellen und Personen löschen – Wichtige Hinweise und Sicherheitstipps
Platzhalter in Briefen finden
Parzelle: Eine weitere Person hinzufügen und im Parzellenkonto erfassen
Erst die Rechnungslegung, dann der Jahresabschluss: Vorteile dieser Einstellung
Parzellennummer ändern: Anleitung & wichtige Hinweise
Zusatzfelder: Wie aktiviere/deaktiviere ich Sie im Personenstammsatz?
Dokumente hinterlegen und Ordner verwalten in KolonieEasy
Leerstehende Parzelle einem Mitglied/Bewerber zuweisen
Anleitung: Briefpapier in Word erstellen und in KolonieEasy verwenden
Problem: Ausgegraute Suchfelder oder fehlende Fenster im Programm
Wo finde ich hinterlegte Versicherungen und Bankdaten eines Pächters?
Vorpächter im Archivsatz finden
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung und Verwendung einer Briefvorlage
Warum gibt es Probleme mit dem E-Mail-Versand und wie wird dies in der neuen Version verbessert?
Fördermitglieder: Individuelle Umlagen, Kontoverwaltung + Rechnungen erstellen
Benutzerverwaltung und Berechtigungen
Brief: Absenderzeile einfügen
Personen anlegen: Fördermitglied, Mitglied, oder Partner
Änderungen im Personenstammsatz
Pächterwechsel
Ändern der Parzellengröße und der Eigentümer/Fläche
Archivierte Parzellen/Pächter
Automatische Erstellung von Kontenberichten nach Jahresabschluss
Parzellenstammsatz: Partner hinzufügen
„Vorgehen bei Sterbefall eines Pächters“

Kontenplan

Kontenplan. Vorankündigung der neuen Version!
Kontenbericht: Fehlen Konten? So prüfen Sie, ob sie aktiv sind
So blenden Sie Konten aus und/oder machen sie wieder sichtbar!
Achtung bei der Buchung: Ergebniswirksame und nicht-ergebniswirksame Konten im Überblick
Anfangsbestand buchen (Kontenplan)
Konto nicht zu finden? So überprüfen Sie ausgeblendete Konten!
Neues Konto im Kontenplan anlegen

Einstellungen

Tarife. Neue Version
Gruppe erstellen (Berechtigung)! Vorankündigung der neuen Version!
Gruppen-Übersicht (Berechtigung). Vorankündigung der neuen Version!
Benutzer anlegen. ➤Vorankündigung der neuen Version!
Foto/Avatar einfügen. ➤Vorankündigung der neuen Version!
Kleingartenverein mit mehreren Anlagen und unterschiedlichen Gemeinschaftsflächen- so richten Sie es ein
Parzellen und Personen löschen – Wichtige Hinweise und Sicherheitstipps
Parzellennummer ändern: Anleitung & wichtige Hinweise
Rechnungsposition für „Nicht geleistete Vereinsarbeit“ anlegen im Parzellenstammsatz -über die Einstellung „Zusatzeinträge“

Auswertung

Listen filtern und herunterladen. ➤Vorankündigung der neuen Version.
Tipp: Listen für die Revisoren finden

Mahnung

Mahnwesen: Mahnungen und Mahnläufe. Neue Version
Zahlungserinnerungen & Dokumentenvorlagen
Mahnung: Kein Text in der Mahnung sichtbar? Problem beheben.

Nebenkostenabrechnung

Müllgefäße. Neue Version
Hauptzähler. Neue Version
Müllabfuhr -> Verbrauch. Vorankündigung der neuen Version!
Zählerstände -> Verbrauch. Neue Version
Stromzähler -> Verbrauch. Vorankündigung der neuen Version!
Stromabrechnung -> Verbrauch. Vorankündigung der neuen Version!
Wasserabrechnung-Übersicht. Neue Version!

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Anleitung: So erstellen Sie einen Ratenverlauf ($ratenverlauf$) in der Dokumentenvorlage
Ratenverträge
Zahlungserinnerungen & Dokumentenvorlagen
Begehungs-App – Einrichtung und Nutzung

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