Mahnung – Dokumentation

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Rechnungslegung

Ablauf der Rechnungslegung in KolonieEasy
Rechnungsstellung nach abgeschlossenem Rechnungslauf:
Neue Fördermitglieder im laufenden Jahr – wie buche ich eine separate Rechnung?
Umlage: Fördermitglied anlegen
Zusatzfelder/ Zusatzeinträge/ Umlagen flexibel nutzen – Beispiele und Hinweise
Rechnungen übersichtlich strukturieren mit Umlagen (Rechnungspositionen)
Easy: Eine Rechnung, zwei Zahlungsziele auf einer Rechnung!
Erst die Rechnungslegung, dann der Jahresabschluss: Vorteile dieser Einstellung
Wie gehe ich vor, wenn ich 2026 buchen möchte, aber der Jahresabschluss für 2025 noch aussteht?
Rechnung/Rechnungskorrektur – „Dieser Vorgang ist derzeit nicht möglich“ – Was steckt dahinter?
Pächterwechsel
Pächterwechsel: Schluss-/Startrechnung nach dem Pächterwechsel
„Vorgehen bei Sterbefall eines Pächters“
Wichtiger Schritt vor der Rechnungsstellung: „Excel-Übersicht erstellen“
Wichtiger Hinweis zur Rechnungslegung
Rechnungslegung:
Zählerstände eintragen
Grundeinstellung: Erst die Rechnungslegung gefolgt vom Jahresabschluss (ohne gesetztes Häkchen)
Geschäftsjahr umstellen im ersten Nutzungsjahr
Vorpächter im Archivsatz finden
Wichtig: Einstellungen zur Rechnungslegung! Optionen und Einstellungen
Rechnungsjahr = Folgejahr! Einstellungen und Fehlerbehebung
Was ist besser? Rechnungen zu stornieren oder zu korrigieren?
Rechnungen korrigieren
Rechnungsabgrenzung
Neuen Tarif anlegen für „Nicht geleistete Vereinsarbeit“.
Rechnungsposition für „Nicht geleistete Vereinsarbeit“ anlegen im Parzellenstammsatz -über die Einstellung „Zusatzeinträge“
Umlage erstellen
Rechnung für Nichtpächter

KolonieEasy (classic)

So helfen Sie uns, Ihr Problem schnell zu lösen
Screenshot erstellen, am Laptop oder PC (Windows)
Hilfe – Ich kann mich nicht einloggen. Woran kann es liegen?
Grundeinstellung: Erst die Rechnungslegung gefolgt vom Jahresabschluss (ohne gesetztes Häkchen)
Problem: Ausgegraute Suchfelder oder fehlende Fenster im Programm
Mahnung: “Kein Text in der Mahnung sichtbar – so beheben Sie das Problem”
Geschäftsjahr umstellen im ersten Nutzungsjahr
Überprüfung der Daten im Stammsatz der Kleingartenanlage
Anmeldung bei KleingartenEasy
Wichtige Informationen zur Fehlerbehebung
KolonieEasy
Überprüfung der Flächenangaben

Buchhaltung

Korrektur des Parzellenkontos und manuellen Buchungen
Keine manuelle Mahnung möglich?
Kontenbericht: Fehlen Konten? So prüfen Sie, ob sie aktiv sind
Stapelbuchungen mit einem Klick buchen
Anfangssalden oder Eröffnungsbuchungen nicht sichtbar im Hauptbuch/Journal? So werden Sie angezeigt
Eröffnungssaldo falsch eingetragen – wie kann ich das korrigieren?
Buchung: Guthaben oder offene Forderung – wie erkenne ich den Unterschied?
Einnahmen und Ausgaben richtig buchen!
Pächterguthaben: Umgang mit Vorauszahlungen und Rückzahlungen
Zahlungserinnerungen & Dokumentenvorlagen
Salden überprüfen und Abweichungen sowie Differenzen nachvollziehen können!
Warum stimmen meine manuell berechneten Beträge nicht mit den Buchungsdaten überein?
So blenden Sie Konten aus und/oder machen sie wieder sichtbar!
Ratenverträge
Was ist ein Jahresabschluss und was muss dabei beachtet werden?
Vergangene Buchungen und Jahresabschlüsse ansehen
Rechnungen stornieren und korrigieren -Schritt-für-Schritt Anleitung
Rechnungsabgrenzung
Darstellung von Guthaben und offenen Forderungen in den Parzellenkonten
Anleitung: So erstellen Sie einen Ratenverlauf ($ratenverlauf$) in der Dokumentenvorlage
Achtung bei der Buchung: Ergebniswirksame und nicht-ergebniswirksame Konten im Überblick
Wichtiger Schritt vor der Rechnungsstellung: „Excel-Übersicht erstellen“
Korrekte Buchung von Bargeldtransfers: So verwenden Sie ein Geldtransferkonto
Buchhaltung:
Anleitung zur Erfassung und Buchung von Anfangssalden und Kontoständen
„Mit Easy in die Verwaltung starten“!
Anfangssalden für Pächter buchen
Richtig buchen: Erst stapeln, dann handeln!
Jahresabschluss
Geschäftsjahr umstellen im ersten Nutzungsjahr
Hinweis: Wir sind keine Buchhalter oder Steuerberater
Automatische Erstellung von Kontenberichten nach Jahresabschluss
Buchungen stornieren

Wasserabrechnung / Stromabrechnung

Zählerstände vor dem Jahresabschluss ins nächste Jahr übertragen
Wasser- und Stromablesung – Schritt für Schritt
Weshalb kann ich die Zählerstände nicht eintragen?
Falsch abgelesene Zählerstände korrigieren (per virtuellem Zählerwechsel)
Vorauszahlungen für Wasser und Strom
Pächterwechsel: Schluss-/Startrechnung nach dem Pächterwechsel
Rechnungsabgrenzung
Abrechnung mit mehreren Haupt-Wasser- und Stromzählern
Aktueller Hinweis zur Nutzung mehrerer Wasserzähler
Anleitung zur Durchführung eines Stromzählerwechsels während der laufenden Saison
Zählerstände eintragen
Schwundstrom und Schwundwasser
Wasserabrechnung und Stromabrechnung aktivieren
Aktivierung der Vorauszahlung für Wasserabrechnung und Stromabrechnung
Wasserabrechnung / Stromabrechnung der Zählergruppe zuordnen

Stammdaten

Schluss- und Startrechnungen bei Pächterwechsel einsehen
Kleingartenverein mit mehreren Anlagen und unterschiedlichen Gemeinschaftsflächen- so richten Sie es ein
Pächterwechsel bei Todesfall: Ein Pächter verstirbt, der zweite bleibt auf der Parzelle
Parzellen und Personen löschen – Wichtige Hinweise und Sicherheitstipps
Platzhalter in Briefen finden
Parzelle: Eine weitere Person hinzufügen und im Parzellenkonto erfassen
Erst die Rechnungslegung, dann der Jahresabschluss: Vorteile dieser Einstellung
Parzellennummer ändern: Anleitung & wichtige Hinweise
Zusatzfelder: Wie aktiviere/deaktiviere ich Sie im Personenstammsatz?
Dokumente hinterlegen und Ordner verwalten in KolonieEasy
Leerstehende Parzelle einem Mitglied/Bewerber zuweisen
Anleitung: Briefpapier in Word erstellen und in KolonieEasy verwenden
Problem: Ausgegraute Suchfelder oder fehlende Fenster im Programm
Wo finde ich hinterlegte Versicherungen und Bankdaten eines Pächters?
Vorpächter im Archivsatz finden
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung und Verwendung einer Briefvorlage
Warum gibt es Probleme mit dem E-Mail-Versand und wie wird dies in der neuen Version verbessert?
Fördermitglieder: Individuelle Umlagen, Kontoverwaltung + Rechnungen erstellen
Benutzerverwaltung und Berechtigungen
Brief: Absenderzeile einfügen
Personen anlegen: Fördermitglied, Mitglied, oder Partner
Änderungen im Personenstammsatz
Pächterwechsel
Ändern der Parzellengröße und der Eigentümer/Fläche
Archivierte Parzellen/Pächter
Automatische Erstellung von Kontenberichten nach Jahresabschluss
Parzellenstammsatz: Partner hinzufügen
„Vorgehen bei Sterbefall eines Pächters“

Kontenplan

Kontenbericht: Fehlen Konten? So prüfen Sie, ob sie aktiv sind
So blenden Sie Konten aus und/oder machen sie wieder sichtbar!
Achtung bei der Buchung: Ergebniswirksame und nicht-ergebniswirksame Konten im Überblick
Anfangsbestand buchen (Kontenplan)
Konto nicht zu finden? So überprüfen Sie ausgeblendete Konten!
Neues Konto im Kontenplan anlegen

Geldtransferkonto

Korrekte Buchung von Bargeldtransfers: So verwenden Sie ein Geldtransferkonto

Einstellungen

Kleingartenverein mit mehreren Anlagen und unterschiedlichen Gemeinschaftsflächen- so richten Sie es ein
Parzellen und Personen löschen – Wichtige Hinweise und Sicherheitstipps
Parzellennummer ändern: Anleitung & wichtige Hinweise
Rechnungsposition für „Nicht geleistete Vereinsarbeit“ anlegen im Parzellenstammsatz -über die Einstellung „Zusatzeinträge“

Auswertung

Tipp: Listen für die Revisoren finden

Journal

Tipp: Listen für die Revisoren finden

Mahnung

Zahlungserinnerungen & Dokumentenvorlagen
Mahnung: “Kein Text in der Mahnung sichtbar – so beheben Sie das Problem”

Begehungs-App

Begehungs-App – Einrichtung und Nutzung

TestTest

Hilfe Test

Rechnungslegung

Neukunden: Erste Rechnungslegung vor dem ersten Jahresabschluss (mit abweichendem Geschäfts- und Kalenderjahr)

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