- Rechnungen lassen sich in Easy in verschiedene Kategorien unterteilen, zum Beispiel: Mitgliedsbeitrag, Pacht.
- Dies erfolgt über die sogenannten Rechnungspositionen/Umlagen.
- In jeder Rechnungsposition können Sie festlegen, unter welcher Rubrik der Betrag in der Rechnung erscheinen soll, zum Beispiel unter Mitgliedsbeitrag oder einer anderen Kategorie.
- So behalten sowohl der Verein als auch der Pächter eine klare Übersicht über die einzelnen Kostenbestandteile.
Rechnungsposition/Umlage erstellen
Navigation
- Gehen Sie in der Seitenleiste auf Rechnungen.
- Wählen Sie dort den Unterpunkt Rechnungspositionen aus.
Neue Rechnungsposition/Umlage anlegen
- Klicken Sie oben rechts auf den Button Erstellen.
- Geben Sie anschließend die gewünschten Daten für die neue Rechnungsposition ein.
- Klicken Sie danach auf Speichern.
Rechnungsposition/ Umlage:
Beispiel: „Bei Versammlung unentschuldigt gefehlt„
Hier legen Sie fest, wie die Position später in der Rechnung bezeichnet und welcher Rubrik sie zugeordnet wird.
Tarif erstellen
Navigation
- Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad für die Einstellungen.
- Es öffnet sich eine neue Seitenleiste auf der linken Seite.
- Klicken Sie dort auf Abrechnung.
- Wählen Sie anschließend den Unterpunkt Tarife aus.
Neuen Tarif anlegen
Beispiel: „Fehlt pro Versammlung“
- Klicken Sie oben rechts auf den Button Erstellen.
- Geben Sie den Namen des Tarifs ein. (Beispiel: Fehlt pro Versammlung)
- Tragen Sie anschließend den gewünschten Wert ein.
- Der Tarif bestimmt den Betrag (in unserem Beispiel 50 Euro) , der später für diese Position verwendet wird.
- Klicken Sie danach auf Speichern.
Zusatzeintrag erstellen
Navigation
- Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad für die Einstellungen.
- Es öffnet sich eine neue Seitenleiste auf der linken Seite.
- Wählen Sie dort den Bereich Sonstiges aus.
- Klicken Sie anschließend auf den Unterpunkt Zusatzeinträge.
Neuen Zusatzeintrag anlegen
- Klicken Sie oben rechts auf den Button Erstellen.
- Geben Sie die gewünschten Daten für den Zusatzeintrag ein.
- Klicken Sie anschließend auf Speichern.
- Über den Zusatzeintrag kann später im Parzellenstammsatz der passende Wert eingetragen werden.
Feld -> Typ
- Beim Anlegen eines Zusatzfeldes können Sie im Feld Typ zwischen verschiedenen Optionen wählen.
- Die Bezeichnungen sind derzeit noch auf Englisch.
Die Typbezeichnung auf Deutsch:
• Decimal = Dezimalzahl
• String = Text
• Date = Datum
• Selection = Auswahl
• Boolean = Ja/Nein-Feld oder Kontrollkästchen
Wichtige Hinweise
- Bei Zusatzfeldern, die „jedes Jahr neu erfasst werden müssen“,
- wie zum Beispiel bei „Bei Versammlung unentschuldigt gefehlt“
- oder „Nicht geleisteter Gemeinschaftsarbeit“ , sollten die Häkchen gesetzt werden!!!
Wichtig:
- So wird sichergestellt, dass die eingetragenen Werte nicht automatisch aus dem Vorjahr übernommen werden.
- Der Wert muss dadurch jedes Jahr neu eingetragen werden, um dementsprechend berechnet zu werden.
Kontrolle und Test
- Prüfen Sie die Rechnungsposition anschließend über den Parzellenstammsatz.
- Öffnen Sie dazu im Parzellenstammsatz die jeweilige Parzelle mit dem eingetragenen Wert.
- Kontrollieren Sie in der Rechnungsvorschau, ob der Betrag korrekt berechnet wird.
- Prüfen Sie zusätzlich eine andere Parzelle ohne diesen Eintrag.
- Dort darf die entsprechende Rechnungsposition nicht angezeigt werden.
- Zum Vergleich können Sie zwischen einer Parzelle mit Eintrag und einer Parzelle ohne Eintrag wechseln.
- So lässt sich gut überprüfen, ob die Rechnungsposition richtig eingerichtet wurde.