Was ist eine Rechnungslaufvorgabe?
- Eine Rechnungslaufvorgabe steuert, welche Inhalte bei einer Abrechnung verarbeitet werden und wie die Rechnung aufgebaut ist.
Wo finde ich die Rechnungsläufe?
- Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad.
- Öffnen Sie den Bereich Abrechnung.
- Klicken Sie auf Rechnungsläufe.
Sie legt fest:
- welche Positionen abgerechnet werden
- welche Inhalte auf der Rechnung erscheinen
- welche Dokumentenvorlage verwendet wird
- welche Fälligkeiten für die Rechnung gelten (nur bei einer jährlichen Rechnung)
Aufbau einer Rechnungslaufvorgabe
Beschreibung
- Die Beschreibung ist der Name der Rechnungslaufvorgabe. Sie können hier einen beliebigen Text eintragen.
Beispiele:
- Jahresrechnung (Pacht)
- Startrechnung
- Schlussrechnung
Rechnungstyp
- Der Rechnungstyp bestimmt die Art der Abrechnung.
Aktuell gibt es:
Jahresrechnung
- Dieser Rechnungstyp wird einmal pro Jahr abgerechnet. Sie können mehrere Rechnungen dieses Typs definieren, z.B. um Pachten und Verbrauch getrennt abzurechnen (i.d.R. zu unterschiedlichen Zeitpunkten im Jahr).
Startrechnung/Schlussrechnung
- Dieser Rechnungstyp bestimmt die Werte, die für Start- und Schlussrechnungen (bei Pächterwechsel) verarbeitet werden.
Manuell
- Dieser Rechnungstyp bestimmt Einstellungen für manuelle Rechnungen.
Wichtiger Hinweis:
- Der Rechnungstyp ist die technische Grundlage der Abrechnung.
- In der Praxis wird derzeit hauptsächlich mit der Jahresrechnung gearbeitet.
Inhalte der Rechnung
- Hier legen Sie fest, welche Inhalte in der Rechnung enthalten sind.
Mögliche Bestandteile:
- Pachten
- Versicherungen
- Wasserabrechnung
- Stromabrechnung
- Debitorenkontosaldo ausgeben
Debitorenkontosaldo
- Im alten System wurde der offene Debitorensaldo automatisch auf der Rechnung ausgegeben.
- Im neuen System ist das optional.
Sie können entscheiden:
- Der offene Saldo wird auf der Rechnung angezeigt
- oder nicht angezeigt
Wichtig:
- Der Debitorensaldo verändert nicht den Rechnungsbetrag.
- Er dient nur der Information über offenen Posten.
Mehrere offene Rechnungen (neue Logik)
- Im alten System wurde eine Rechnung erstellt und offene Beträge wurden auf die nächste Rechnung übernommen.
Im neuen System gilt:
- Jede Rechnung bleibt eigenständig bestehen
- Jede Rechnung hat ihren eigenen Ausgleich
- Offene Beträge werden nicht automatisch in neue Rechnungen übernommen
Der Debitorensaldo kann weiterhin zur Information auf neuen Rechnungen angezeigt werden.
Rechnungsvorlage
- Für jede Rechnungslaufvorgabe kann eine eigene Dokumentenvorlage hinterlegt werden.
Beispiele:
- Jahres- oder Verbrauchsabrechnung mit Standardvorlage oder eigener Vorlage
- Wenn keine Vorlage ausgewählt ist, verwendet das System die Standardvorlage aus dem allgemeinen Einstellungen.
Jahresabrechnung
Die Jahresabrechnung basiert auf der Jahresrechnung und enthält standardmäßig folgende Inhalte:
Enthalten:
- Pachten
- Versicherungen
Nicht enthalten:
- Wasser
- Strom
- Diese Positionen können separat über andere Rechnungslaufvorgaben oder manuelle Positionen ergänzt werden.
- Die Jahresabrechnung bildet die reguläre jährliche Abrechnung ab.
Startrechnung
Wird zu Beginn eines Vorgangs verwendet.
- Hier können zusätzliche Positionen, zum Beispiel Vorauszahlungen, ergänzt werden.
Schlussrechnung
- In der Schlussrechnung werden alle offenen und relevanten Positionen vollständig abgerechnet.
Die dazugehörigen Positionen finden Sie unter:
Rechnungen → Rechnungspositionen (Umlagen)
Verwendung der Rechnungslaufvorgaben
Rechnungslaufvorgaben werden außerdem genutzt in:
- Rechnungspositionen und Umlagen
- manuellen Positionen
- Parzellenstammsatz
- Personenstammsatz
Zuordnung von Rechnungspositionen
Damit eine Rechnungsposition oder Umlage in einer Rechnung erscheint, muss sie einer Rechnungslaufvorgabe zugeordnet sein.
Feld „Aktiv in Rechnungslaufvorgabe“
In diesem Feld legen Sie fest, in welchen Rechnungsläufen eine Position verwendet wird.
Mögliche Auswahl:
- Jahresrechnung
- Startrechnung
- Schlussrechnung
Wenn keine Auswahl getroffen wird:
- wird die Position nicht berücksichtigt
- erscheint sie in keiner Rechnung
Typischer Fehler:
- Wenn eine Rechnungsposition nicht in der Rechnung erscheint, liegt es oft daran, dass keine Rechnungslaufvorgabe ausgewählt wurde.