Personenstammdaten. Vorankündigung der neuen Version!

Personen – Übersicht und Verwaltung

1. Personenstammdaten bearbeiten
2. Person archivieren/ Personenstammsatz wieder herstellen
3. Weitere Felder im Personenstammsatz erklärt

• Mit diesem Formular werden die Daten der einzelnen /Person/Mitglieder gepflegt.
• Diese Daten gehören nur zur Person.
• Sie sind nicht an eine Parzelle gebunden.

Navigation:
1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Verwaltung.
2. Wählen Sie den Unterpunkt Personen aus.

• Es öffnet sich eine Übersicht mit allen angelegten Personen.
• Klicken Sie rechts auf das Stift Symbol oder mit einem Doppelklick auf die jeweilige Person

1. Neue Person anlegen:

1. Klicken Sie oben rechts auf den Button Erstellen.
2. Es öffnet sich ein neues Fenster Neue Person anlegen.
3. Tragen Sie die Anrede, den Vorname und den Nachnamen ein.
4. Klicken Sie auf Weiter.
5. Klicken Sie auf Speichern, um die Person endgültig anzulegen.

Bewerber in den Personenstammsatz übernehmen

• Ebenso können Sie einen Bewerber aus der Bewerberliste als Person übernehmen.
• Öffnen Sie dazu den Bewerberstammsatz und wählen Sie über den Button Aktionen die Übernahme in den Personenstammsatz. Die vorhandenen Daten werden dabei automatisch übernommen, sodass Sie diese nicht erneut eingeben müssen.

Hinweis:

• Diese Funktion steht derzeit nicht in allen Versionen zur Verfügung und kann je nach eingesetzter Programmversion abweichen.

2. Personenstammdaten bearbeiten:

Klicken Sie rechts oben auf den Button Bearbeiten.

Es erscheint ein Hinweisfeld:

• Änderungen im Personenstammsatz sollten nur bei Schreibfehlern im Namen oder bei einer Namensänderung (z. B. Heirat) vorgenommen werden.
• Ändern Sie keine Daten, wenn sich der Pächter auf einer Parzelle geändert hat.
• Nutzen Sie hierfür den manuellen Pächterwechsel im Parzellenstammsatz.
• Um das Hinweisfeld zu schließen, klicken Sie unten links auf OK.

• Hier können Sie alle Informationen zu den persönlichen Angaben, zu den Verwaltungsdaten, zu den Kontaktdaten und weiteren Feldern eintragen oder ändern, je nachdem, welche Daten bereits eingetragen sind.

• Passen Sie bei Bedarf auch Adresse, Bankdaten und weitere Angaben an.

Wählen Sie im Feld Typ die passende Kategorie für die Person aus:

• Nutzen Sie die Scroll-Leiste, um alle verfügbaren Typen einzusehen und den richtigen auszuwählen.

Wichtig

• Das Feld „Typ“ ist wichtig für die gesamte Rechnungslegung.
• Der Typ wird vom System bei jeder Abrechnung geprüft.
  Er entscheidet, welche Rechnungspositionen/ Umlagen berechnet werden.

Das Programm arbeitet dabei regelbasiert:

• Es prüft den ausgewählten „Typ der Person“.
• Danach ordnet es passende Kosten und Umlagen automatisch zu.
• Je nach Typ erscheinen unterschiedliche Positionen auf der Rechnung.

Beispiel:

• Ein Mitglied und ein Partner haben nicht automatisch die gleichen Rechnungspositionen/Umlagen.
• Der Unterschied entsteht direkt über den ausgewählten Typ.

Übliche Zuordnung im Verband/Verein:

• Der Hauptpächter hat oft den Typ Mitglied.
• Der Zweitpächter hat oft den Typ Partner.
• Das kann je nach Verband abweichen.

Der Typ muss daher korrekt gesetzt sein, damit die Rechnungslegung stimmt.

3. Person archivieren/ Personenstammsatz wieder herstellen

• Wenn Sie eine Person entfernen möchten, rufen Sie die jeweilige Person auf und klicken oben rechts auf die drei Punkte.
• Wählen Sie Archivieren, um die Person zu archivieren.
• Ebenso können Sie eine archivierte Person im Personenstammsatz wiederherstellen.

Hinweis:

• Speichern der Änderungen
• Nach allen Eingaben und Änderungen klicken Sie oben rechts auf Speichern.
  Ohne Speichern werden die Änderungen nicht im System übernommen!

4. Weitere Felder im Personenstammsatz erklärt

Zahlungsart

Das Feld Zahlungsart ist ein zentrales Feld für die Abrechnung und für SEPA-Lastschrift

• Barzahlung
• Überweisung
• SEPA-Lastschrift

Wichtig für SEPA-Lastschrift

• Nur Personen mit der Zahlungsart SEPA-Lastschrift werden im SEPA Einzug berücksichtigt.

SEPA Voraussetzungen

Damit der Einzug funktioniert, müssen zwei Dinge erfüllt sein:

Zahlungsart = SEPA-Lastschrift
IBAN ist hinterlegt (Bankdaten)

Ohne IBAN kein SEPA-Lastschrift Einzug.

Typische Fehlerquelle

Wenn eine Person nicht im SEPA Lauf erscheint:

• Prüfen Sie zuerst das Feld „Zahlungsart“. Meistens wurde keine SEPA-Lastschrift ausgewählt.
• Danach prüfen Sie die Bankdaten, ob u.a. die IBAN eingetragen wurde.