Serienbriefe / E-Mails. Neue Version #

Navigation

• Öffnen Sie den Menüpunkt Korrespondenz und wählen Sie anschließend Serienbriefe / E-Mails aus.

Hier können Sie Serienbriefe und Serien-E-Mails an mehrere Empfänger erstellen und versenden.

Bei der Erstellung legen Sie fest:

• welche Art der Korrespondenz erstellt werden soll
• welche Empfänger das Schreiben erhalten
• welcher Inhalt und welches Briefpapier verwendet werden

Hinweis

• In einzelnen Datensätzen, zum Beispiel bei einer Parzelle oder Person, können Sie eine Korrespondenz direkt für diese eine Person/Pächter im Stammsatz erstellen.
• Ein Serienbrief hingegen wird verwendet, wenn Sie ein Schreiben an mehrere Empfänger gleichzeitig versenden möchten.

Beispiel:

• Ein einzelnes Schreiben an einen Pächter → Korrespondenz im Parzellenstammsatz erstellen
• Ein Rundschreiben an viele Pächter → Serienbrief verwenden

Voraussetzungen für Serienbriefe

• Damit Serienbriefe erstellt werden können, benötigen Sie passende Dokumentenvorlagen und gegebenenfalls ein hinterlegtes Briefpapier.

Briefpapier hinterlegen

Navigation

• Zahnrad oben rechts → Sonstiges → Briefpapier

Klicken Sie auf Datei auswählen und laden Sie Ihr Briefpapier als PDF-Datei hoch.

Wichtig:

• Das Briefpapier muss als PDF-Datei vorliegen.
• Die hochgeladene PDF-Datei darf nur eine Seite enthalten.

Bei der späteren Erstellung von Briefen oder Serienbriefen können Sie auswählen, welches Briefpapier verwendet werden soll.

Hier stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Briefpapier
  Dieses wird für die erste Seite des Schreibens verwendet.
• Briefpapier Folgeseiten
  Dieses kann für alle weiteren Seiten eines mehrseitigen Schreibens verwendet werden.

Neuen Serienbrief erstellen

• Klicken Sie oben rechts auf Erstellen.
• Es öffnet sich das Fenster Serienbrief erstellen.

Art der Serienkorrespondenz auswählen

Wählen Sie zuerst die gewünschte Versandart aus.

Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

Serienbrief

• Der klassische Briefversand.
• Das Schreiben wird als PDF erstellt und kann anschließend ausgedruckt und per Post versendet werden.

Beispiel:
Ein Rundschreiben an alle Pächter.

Serien-E-Mail

• Hier wird eine E-Mail an mehrere Empfänger versendet.
• Voraussetzung ist, dass bei den Empfängern eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

Serienbrief als E-Mail

• Hier wird ein klassisches Anschreiben als PDF erstellt und als Anhang an eine E-Mail angefügt.
• Diese Variante eignet sich, wenn Sie ein formelles Schreiben im Briefstil versenden möchten, aber den Versand per E-Mail durchführen möchten.

Klicken Sie anschließend auf Weiter.

Empfänger auswählen

• Nach der Auswahl der Versandart legen Sie fest, wer das Schreiben erhalten soll.

Mögliche Empfängergruppen sind:

• Parzellen
• Personen
• Funktionsträger

• Bei der Auswahl Parzellen wird der Pächter der jeweiligen Parzelle angeschrieben.
• Bei Personen werden direkt einzelne Personen ausgewählt.
• Bei Funktionsträgern können bestimmte Funktionen innerhalb eines Vereins oder Verbandes angeschrieben werden.
• Anschließend können Sie die gewünschte Empfängerauswahl treffen.

Inhalt des Serienbriefes erstellen

• Nachdem die Empfänger festgelegt wurden, erstellen Sie den Inhalt des Schreibens.
• Sie können den Text direkt eingeben und vorhandene Vorlagen verwenden.
• Serienbriefe arbeiten mit Variablen. Dadurch können persönliche Daten automatisch eingefügt werden.

Beispiel:

Statt:

Sehr geehrter Herr Meier,

verwenden Sie:

Sehr geehrter #Nachname#,

• Das Programm ersetzt die Variable automatisch durch den jeweiligen Namen des Empfängers.
• Dadurch können Sie eine Vorlage für viele unterschiedliche Schreiben verwenden.

Vorlagen verwenden

• Wenn Sie ein Schreiben häufiger benötigen, können Sie daraus eine Vorlage erstellen.

Beispiel:

Ein jährliches Rundschreiben an alle Pächter.

Vorteile:

• Sie müssen den Text nicht jedes Mal neu erstellen.
• Änderungen an der Vorlage können gezielt vorgenommen werden.
• Die Vorlage bleibt gespeichert und wird nicht versehentlich überschrieben.

Die Vorlage muss separat bearbeitet werden und verändert sich nicht automatisch durch einzelne Briefe.

Vorschau prüfen und Brief erstellen

Vor dem Erstellen können Sie die fertigen Schreiben prüfen.

Sie sehen:

• welche Empfänger angeschrieben werden
• wie das Schreiben aussieht
• ob die Angaben korrekt eingefügt wurden

Wenn alles passt, klicken Sie auf Brief erstellen.

• Das Programm erstellt anschließend die Schreiben für alle ausgewählten Empfänger.
• Bei einem Serienbrief werden die einzelnen Briefe als PDF zusammengeführt. Jeder Empfänger erhält dabei sein eigenes Schreiben.
• Die PDF-Datei können Sie anschließend speichern, ausdrucken und versenden.

Automatische Einstellungen speichern

• Das Programm merkt sich die ausgewählten Einstellungen, zum Beispiel das verwendete Briefpapier.
• Wenn Sie später erneut einen Serienbrief erstellen, wird diese Einstellung wieder verwendet.
• Sie können das Briefpapier jederzeit manuell ändern, wenn Sie ein anderes Schreiben mit einem anderen Layout erstellen möchten.

Beispiel:

• Vorstand verwendet ein anderes Briefpapier als die Geschäftsstelle.
• Unterschiedliche Schreiben erhalten unterschiedliche Briefköpfe.