- In der neuen Version unserer Software wurde die Erstellung von Mahnungen überarbeitet.
- Ziel ist es, Mahnungen klarer und übersichtlicher zu gestalten.
Hinweis
- Die Mahnläufe und die Einstellungen zum Mahnwesen befinden sich in zwei verschiedenen Bereichen.
- Bitte achten Sie deshalb auf den jeweiligen Menüpfad.
Mahnläufe finden Sie unter Rechnungen → Mahnwesen.
- Einstellungen für Mahnwesen und Ratenvereinbarungen
- Zahnrad oben rechts -> Abrechnung
- Mahnungen / Ratenvereinbarungen.
Einstellungen zum Mahnwesen/Ratenvereinbarungen erreichen Sie über
- das Zahnrad oben rechts
- Abrechnung
- Mahnungen/Ratenvereinbarungen
Hinweis:
- In der neuen Version wird jede Rate und jede Rechnung einzeln geprüft.
Das bedeutet:
- Jede Rate oder Rechnung erhält ihre eigene Mahnstufe.
- Jede Rate oder Rechnung bleibt so lange offen, bis sie bezahlt ist.
Bei jeder Mahnung prüft das System:
1. Welche Fälligkeit wurde überschritten?
2. Welcher Betrag ist betroffen?
3. Welche Mahnstufe gilt für diese Rate oder Rechnung?
Beispiel:
- Rate 1 -> wurde bereits einmal gemahnt und ist noch offen → Mahnstufe 2
- Rate 2 -> ist zum ersten Mal überfällig → Mahnstufe 1
Mahnstufen in KleingartenEasy
Es gibt drei Mahnstufen:
- Mahnstufe 1: freundlich
- Mahnstufe 2: deutlicher und formeller
- Mahnstufe 3: streng, gegebenenfalls mit Androhung von Inkasso
Empfehlung:
- Verwenden Sie für jede Mahnstufe einen eigenen Text.
- Die Formulierung sollte von Stufe zu Stufe deutlicher werden.
Mahngebühren festlegen
- Für jede Mahnstufe können Sie eigene Mahngebühren hinterlegen.
Beispiel:
- Mahnstufe 1 -> 0,00 €
- Mahnstufe 2 -> 5,00 €
- Mahnstufe 3 -> 10,00 €
- Diese Gebühren werden automatisch auf die Mahnung aufgeschlagen.
Verzug nach Überschreiten der Fälligkeit
- Mit dieser Einstellung legen Sie fest, ab wann eine Rechnung oder Rate erstmals gemahnt wird.
- Die Einstellung bestimmt eine Karenzzeit nach dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum. Erst nach Ablauf dieser Tage gilt die Forderung als im Verzug und kann gemahnt werden.
Beispiel:
- Die Rate ist am 10.01. fällig.
- In den Einstellungen sind 10 Tage hinterlegt.
- Die erste Mahnung kann dann frühestens ab dem 20.01. erstellt werden.
Ein Wert von 0 bedeutet:
- Die Mahnung kann direkt nach Überschreiten der Fälligkeit erstellt werden.
- Höhere Werte geben dem Zahler eine zusätzliche Karenzzeit.
Fälligkeit nach Mahnung
Mit dieser Einstellung legen Sie fest, bis wann der offene Betrag nach Erhalt der Mahnung bezahlt werden muss.
- Dieses Datum wird als neues Zahlungsziel in der Mahnung angegeben.
Beispiel:
- Die Mahnung wird am 10.01. erstellt.
- In den Einstellungen sind 10 Tage hinterlegt.
- Das Zahlungsziel in der Mahnung ist dann der 20.01.
Wichtig:
- Diese Fälligkeit bezieht sich nicht auf die ursprüngliche Rechnung, sondern nur auf die Mahnung selbst.
Mahnlauf
1. Überblick
- Damit Mahnungen im System erstellt werden können, muss zunächst eine Rechnung erstellt worden sein.
- Das System prüft anschließend automatisch, welche Rechnungen überfällig sind.
- Vor dem eigentlichen Mahnlauf wird zunächst ein Mahnlauf vorbereitet. So erhalten Sie eine Übersicht und können die Daten vorab kontrollieren.
2. Mahnlauf vorbereiten
- Im Programm können Sie den Mahnlauf vorbereiten.
- Dabei prüft das System alle überfälligen Rechnungen und erstellt eine Liste.
- Dieser vorbereitete Mahnlauf erzeugt noch keine Mahnungen. Er dient zunächst nur zur Kontrolle.
- Sie können einzelne Positionen prüfen und bereits bezahlte Rechnungen bei Bedarf aus der Liste entfernen.
3. Mahnlauf durchführen
- Nach der Prüfung klicken Sie auf Mahnlauf durchführen.
- Das System erstellt die Mahnungen dann automatisch auf Grundlage der zuvor hinterlegten Mahnungsvorlage.
- Optional können auch Mahngebühren verbucht werden, wenn diese vorher in den Einstellungen hinterlegt wurden.
- Anschließend können die Mahnungen gedruckt oder versendet werden.
Wichtiger Hinweis:
- Es kann immer nur ein vorbereiteter Mahnlauf gleichzeitig durchgeführt werden.
- Wenn bereits ein Mahnlauf vorbereitet, aber noch nicht abgeschlossen wurde, erscheint folgender Hinweis:
- Die Vorbereitung des Mahnlaufs konnte nicht durchgeführt werden.
Der Grund ist:
- Es existiert bereits ein vorbereiteter, aber noch nicht abgeschlossener Mahnlauf.
Dann erscheint zusätzlich der Hinweis:
- „Bitte schließen Sie den vorbereiteten Mahnlauf ab oder löschen Sie ihn, bevor Sie einen neuen Mahnlauf vorbereiten.“
- Stellen Sie daher sicher, dass ein vorhandener Mahnlauf entweder abgeschlossen oder gelöscht wurde, bevor Sie einen neuen Mahnlauf starten.
Wichtig zu wissen
- Jede Rechnung wird einzeln geprüft.
- Mahnungen werden nach Mahnstufen erstellt, also als 1., 2. oder 3. Mahnung.
- Offene Beträge bleiben so lange bestehen, bis die Rechnung bezahlt ist.
- Bereits bezahlte Rechnungen werden im vorbereiteten Mahnlauf aus der Liste entfernt.