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Personen -> Briefe erstellen. Neue Version

Zugriff auf Briefe, Briefpapier und Vorlagen

  • Sie können Briefe im Personenstammsatz erstellen
  • oder über das Zahnrad-Menü auf Briefpapier und Vorlagen zugreifen.

Menüpfad im Personenstammsatz

  • Sie können auch direkt im Personenstammsatz arbeiten und dort einen neuen Brief erstellen und bearbeiten.
  • Gehen Sie über Verwaltung → Person.
  • Suchen Sie die gewünschte Person und öffnen Sie diese per Doppelklick oder über das Stiftsymbol.
  • Öffnen Sie oben den Reiter Korrespondenz.
  • Klicken Sie auf den Reiter Briefe.

Briefpapier und Vorlagen hinterlegen

Wenn noch kein Briefpapier oder keine Dokumentenvorlagen vorhanden sind, können Sie diese im System hinterlegen oder verwalten.

  • Gehen Sie dazu über das Zahnrad oben rechts.
  • Wählen Sie in der Leiste „Sonstiges“ den Punkt „Briefpapier“ oder „Vorlagen“ aus.
  • Im Bereich Briefpapier können Sie Dateien hochladen, herunterladen oder löschen.
  • Im Bereich Vorlagen können Sie Dokumentenvorlagen erstellen oder bearbeiten.

Hinweis

  • Dieser Bereich ist nur relevant, wenn Sie Briefpapier oder Vorlagen neu anlegen oder anpassen möchten.
  • Für das reine Erstellen eines Briefes im Parzellenstammsatz ist keine vorherige Einrichtung erforderlich.



Neuen Brief erstellen

  • Klicken Sie oben rechts auf den Button Erstellen.

  • Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie Ihren Brief erstellen können.

Automatische Anrede + Adresse

Oben im Fenster können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen.

  • Anrede automatisch aktivieren (Häkchen setzen)
  • Adresse automatisch aktivieren (Häkchen setzen)
  • Falls das nicht gewünscht ist, entfernen Sie das jeweilige Häkchen


Auswahlfeld Briefpapier

  • Im Auswahlfeld Briefpapiere sehen Sie die hinterlegten Briefpapiere.

  • Klicken Sie auf den kleinen Pfeil und wählen Sie das von Ihnen bereits hinterlegte Briefpapier aus.

Hinweis

  • Sollten Sie noch kein Briefpapier hinterlegt haben, können Sie dies nachträglich anlegen und den Brief anschließend erstellen.
  • Alternativ können Sie auch ohne Briefpapier fortfahren.

Briefpapier Folgeseiten

  • Wenn Ihr Brief mehrere Seiten umfasst, wählen Sie unter Briefpapierfolgeseiten die passende Vorlage aus.

Briefinhalt eingeben

  • Um einen Text einzugeben oder zu ändern, klicken Sie zunächst rechts auf das Stift-Icon.
  • Anschließend können Sie den gewünschten Inhalt in das Feld eintragen.

Platzhalter verwenden

  • Nachdem Sie das Stift-Icon angeklickt haben, erscheint zusätzlich das Platzhalter-Icon.
  • Klicken Sie auf das Platzhalter-Icon und wählen Sie den gewünschten Platzhalter aus (Pfeiltaste).

Über Platzhalter können Sie Daten aus dem System übernehmen, zum Beispiel Name, Adresse oder Ort.

  • KGA. Adresse
  • KGA. Sprechzeiten
  • KGA. Bankvollmachten und viele mehr.

Hinweis

  • Die Platzhalter werden beim Erstellen des Briefes automatisch durch die entsprechenden Informationen ersetzt.

Beispiel:

Hinweis

  • „Speichern“ Sie Ihre Eingaben oder Änderungen damit alle Eingaben übernommen werden.

Funktionen im geöffneten Brief

Nachdem Sie einen Brief erstellt oder geöffnet haben, stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung:

Vorlage wählen

Vorlage wählen

Hier können Sie eine bereits vorhandene Vorlage auswählen, zum Beispiel Einladung, Mahnung, Erinnerung.

Platzhalter

  • Hier finden Sie die verfügbaren Platzhalter für die automatische Übernahme von Daten aus dem System.


Vorschau

  • Über die Vorschau können Sie sich den Brief als PDF anzeigen lassen.

Wichtig

  • Änderungen müssen vorher gespeichert werden, damit sie in der Vorschau sichtbar sind.


Brief abschließen

  • Klicken Sie auf den Button „Abschließen“, um den Brief als PDF-Datei zu erstellen.
  • Nach dem Abschließen kann der Brief nicht mehr bearbeitet werden.
  • Wenn Sie später Änderungen vornehmen möchten, können Sie den Brief kopieren, um eine neue bearbeitbare Version zu erstellen.


Dokumentenvorlage erstellen

  • Der von Ihnen gewünschte Briefinhalt wird übernommen und als Vorlage gespeichert, sodass Sie diese Vorlage später an anderer Stelle wiederverwenden können.
  • Die Vorlage erscheint im Feld „Vorlage wählen“.

Brief kopieren oder löschen

  • Den Brief können Sie kopieren oder über das Mülltonnen-Icon löschen.

Weitere Themen

Artikel:

  • Formular-Funktion im Stammsatz nutzen.

Link

Formular-Funktion im Stammsatz nutzen. Neue Version – Dokumentation