In diesem Beispiel zeigen wir, wie Sie eine Aufnahmegebühr als dynamischen Zusatzeintrag anlegen und automatisch auf Rechnungen übernehmen.
Dynamische Zusatzeinträge können Sie bei Personen oder Parzellen hinterlegen. Dadurch werden sie bei der Rechnungsstellung automatisch berücksichtigt. So müssen einzelne Einträge nicht jedes Mal manuell geprüft werden.
- Das hier gezeigte Beispiel mit der Aufnahmegebühr lässt sich auch auf andere Beiträge oder Gebühren übertragen.
Beispiel: Aufnahmegebühr
Zusatzeintrag anlegen
So gelangen Sie zu den Zusatzeinträgen
• Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol.
• In der linken Menüleiste erscheint der Bereich Sonstiges.
• Klicken Sie dort auf Zusatzeinträge.
Neues Zusatzfeld erstellen
• Klicken Sie oben rechts auf den Button Erstellen.
• Es öffnet sich ein neues Fenster für das Zusatzfeld.
Felddetails eingeben
• Im Feld Stammsatz klicken Sie auf den kleinen Pfeil und wählen in diesem Beispiel Parzelle aus.
• Im Feld Name tragen Sie die gewünschte Bezeichnung ein, zum Beispiel Aufnahmegebühr.
• Im Feld Typ wählen Sie Zahl (Decimal) aus.
Optionen auswählen
• Setzen Sie ein Häkchen bei Zurücksetzen nach Rechnungslegung.
• Setzen Sie zusätzlich ein Häkchen bei Zurücksetzen nach Pächterwechsel.
Hinweis zur Funktion
• Durch diese Einstellungen wird das jeweilige Jahr berücksichtigt.
• Nach jeder Rechnungslegung wird das Feld automatisch zurückgesetzt und ist im nächsten Jahr wieder leer.
• Dadurch kann das Feld zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres bei Bedarf erneut eingetragen werden.
Zusatzeintrag speichern
• Klicken Sie oben rechts auf Speichern.
• Damit haben Sie den neuen Zusatzeintrag erfolgreich erstellt.
Zusatzeintrag in der Parzelle prüfen
• Klicken Sie oben auf den Reiter mit dem Häuschen, um ins Hauptmenü zurückzukehren.
• Wählen Sie links den Bereich Parzellen.
• Öffnen Sie die gewünschte Parzelle bzw. den gewünschten Pächter.
• Unter dem Reiter Übersicht finden Sie das neu erstellte Feld Aufnahmegebühr.
Dynamische Rechnungsposition/Umlage anlegen
Zugang zu den Rechnungspositionen
• Öffnen Sie in der linken Seitenleiste den Bereich Rechnungen.
• Klicken Sie auf Rechnungsposition/Umlagen.
Neue Rechnungsposition/Umlage erstellen
• Klicken Sie oben rechts auf den Button Erstellen.
• Es öffnet sich das Eingabefeld für eine neue Rechnungsposition.
Beispiel: Aufnahmegebühr
Tragen Sie die Rechnungsposition wie folgt ein:
• Text: Aufnahmegebühr
• Parzelle: Dieses Feld auswählen, da die Aufnahmegebühr in der Parzelle erscheinen soll.
• Aktiv in Rechnungsvorgabe: Die passende Rechnung auswählen, in diesem Beispiel die Jahresrechnung.
• Typ: Voller Betrag
• Betrag: zum Beispiel 50 Euro
Nach Zusatzfeld filtern- Rechnungsposition
Dieser Schritt ist besonders wichtig.
• Klicken Sie auf Filtern nach Zusatzfeld.
• Danach erscheint das Feld Zusatzfeld.
• Wählen Sie dort Aufnahmegebühr aus.
• Im Feld Vergleich tragen Sie == ein.
• Im Feld Inhalt tragen Sie 1 ein.
Rechnungsabschnitt und Konto auswählen
• Im Feld Rechnungsabschnitt wählen Sie die Rubrik aus, unter der die Rechnungsposition auf der Rechnung erscheinen soll.
• Beispiele für Rechnungsabschnitte sind Pachten/Gebühren, Umlagen oder Wasserverbrauch.
• Im Feld Konto wählen Sie das passende Konto aus.
• Sie können das Konto entweder mit der Maus anklicken oder die ersten Buchstaben eingeben und dann auf Suchen klicken.
• Klicken Sie zum Schluss auf Speichern, damit die Angaben im Parzellenstammsatz hinterlegt werden.
Tarif erstellen
Navigation
• Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol.
• In der linken Seitenleiste wählen Sie Abrechnung.
• Klicken Sie anschließend auf Tarife.
Neuen Tarif anlegen
Beispiel: Aufnahmegebühr
• Klicken Sie oben rechts auf den Button Erstellen.
• Geben Sie den Namen des Tarifs ein, zum Beispiel Aufnahmegebühr.
• Tragen Sie anschließend den gewünschten Wert ein, zum Beispiel 50.
• Der Tarif bestimmt den Betrag, der später für diese Position verwendet wird.
• Klicken Sie danach auf Speichern.
Wichtiger Hinweis
Damit die Aufnahmegebühr später korrekt auf der Rechnung erscheint, müssen Sie im Stammsatz der jeweiligen Person oder Parzelle das Zusatzfeld Aufnahmegebühr mit einer 1 befüllen.
Nur wenn diese Verknüpfung gesetzt ist, erkennt das Programm den Eintrag korrekt und übernimmt den hinterlegten Betrag von 50 Euro auf die Rechnung.
Ohne diese Verknüpfung kann die Aufnahmegebühr nicht automatisch zugewiesen werden.
Vorschau der Rechnungen
• Gehen Sie zu Rechnungen.
• Öffnen Sie den Unterpunkt Vorschau.
• Dort können Sie prüfen, ob die Rechnungsposition korrekt auf der Rechnung angezeigt wird.