In der neuen Version unserer Software wurde die Erstellung von Mahnungen überarbeitet. Ziel ist es, Mahnungen klarer und übersichtlicher zu gestalten.
Wo finde ich was?
- Mahnläufe finden Sie unter Rechnungen → Mahnwesen.
- Einstellungen für Mahnwesen und Ratenvereinbarungen finden Sie über das Zahnrad oben rechts → Abrechnung → Mahnungen / Ratenvereinbarungen.
Hinweis
- Die Mahnläufe und die Einstellungen befinden sich in zwei verschiedenen Bereichen.
- Bitte achten Sie deshalb auf den jeweiligen Menüpfad.
- Mahnläufe finden Sie unter Rechnungen → Mahnwesen.
2. Einstellungen zum Mahnwesen/Ratenvereinbarungen erreichen Sie über das Zahnrad oben rechts → Abrechnung → Mahnungen/Ratenvereinbarungen
In der neuen Version wird jede Rate und jede Rechnung einzeln geprüft.
Das bedeutet:
• Jede Rate oder Rechnung erhält ihre eigene Mahnstufe.
• Jede Rate oder Rechnung bleibt so lange offen, bis sie bezahlt ist.
Bei jeder Mahnung prüft das System:
1. Welche Fälligkeit wurde überschritten?
2. Welcher Betrag ist betroffen?
3. Welche Mahnstufe gilt für diese Rate oder Rechnung?
Beispiel:
• Rate 1 -> wurde bereits einmal gemahnt und ist noch offen → Mahnstufe 2
• Rate 2 -> ist zum ersten Mal überfällig → Mahnstufe 1
Mahnstufen in KleingartenEasy
Es gibt drei Mahnstufen:
• Mahnstufe 1: freundlich
• Mahnstufe 2: deutlicher und formeller
• Mahnstufe 3: streng, gegebenenfalls mit Androhung von Inkasso
Für jede Mahnstufe können Sie ein eigenes Mahnschreiben hinterlegen.
Empfehlung:
Verwenden Sie für jede Mahnstufe einen eigenen Text. Die Formulierung sollte von Stufe zu Stufe deutlicher werden.
Mahngebühren festlegen
Für jede Mahnstufe können Sie eigene Mahngebühren hinterlegen.
Beispiel:
• Mahnstufe 1 -> 0,00 €
• Mahnstufe 2 -> 5,00 €
• Mahnstufe 3 -> 10,00 €
- Diese Gebühren werden automatisch auf die Mahnung aufgeschlagen.
Verzug nach Überschreiten der Fälligkeit
Mit dieser Einstellung legen Sie fest, ab wann eine Rechnung oder Rate erstmals gemahnt wird.
Die Einstellung bestimmt eine Karenzzeit nach dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum. Erst nach Ablauf dieser Tage gilt die Forderung als im Verzug und kann gemahnt werden.
Beispiel:
• Die Rate ist am 10.01. fällig.
• In den Einstellungen sind 10 Tage hinterlegt.
• Die erste Mahnung kann dann frühestens ab dem 20.01. erstellt werden.
Ein Wert von 0 bedeutet:
• Die Mahnung kann direkt nach Überschreiten der Fälligkeit erstellt werden.
• Höhere Werte geben dem Zahler eine zusätzliche Karenzzeit.
Fälligkeit nach Mahnung
Mit dieser Einstellung legen Sie fest, bis wann der offene Betrag nach Erhalt der Mahnung bezahlt werden muss.
- Dieses Datum wird als neues Zahlungsziel in der Mahnung angegeben.
Beispiel:
• Die Mahnung wird am 10.01. erstellt.
• In den Einstellungen sind 10 Tage hinterlegt.
• Das Zahlungsziel in der Mahnung ist dann der 20.01.
Wichtig: Diese Fälligkeit bezieht sich nicht auf die ursprüngliche Rechnung, sondern nur auf die Mahnung selbst.
Mahnlauf
1. Überblick
Damit Mahnungen im System erstellt werden können, muss zunächst eine Rechnung erstellt worden sein.
Das System prüft anschließend automatisch, welche Rechnungen überfällig sind.
Vor dem eigentlichen Mahnlauf wird zunächst ein Mahnlauf vorbereitet. So erhalten Sie eine Übersicht und können die Daten vorab kontrollieren.
2. Mahnlauf vorbereiten
Im Programm können Sie den Mahnlauf vorbereiten.
Dabei prüft das System alle überfälligen Rechnungen und erstellt eine Liste.
Dieser vorbereitete Mahnlauf erzeugt noch keine Mahnungen. Er dient zunächst nur zur Kontrolle.
Sie können einzelne Positionen prüfen und bereits bezahlte Rechnungen bei Bedarf aus der Liste entfernen.
3. Mahnlauf durchführen
Nach der Prüfung klicken Sie auf Mahnlauf durchführen.
Das System erstellt die Mahnungen dann automatisch auf Grundlage der zuvor hinterlegten Mahnungsvorlage.
Optional können auch Mahngebühren verbucht werden, wenn diese vorher in den Einstellungen hinterlegt wurden.
Anschließend können die Mahnungen gedruckt oder versendet werden.
Wichtiger Hinweis:
- Es kann immer nur ein vorbereiteter Mahnlauf gleichzeitig durchgeführt werden.
- Wenn bereits ein Mahnlauf vorbereitet, aber noch nicht abgeschlossen wurde, erscheint folgender Hinweis: „Die Vorbereitung des Mahnlaufs konnte nicht durchgeführt werden.“
Der Grund ist:
Es existiert bereits ein vorbereiteter, aber noch nicht abgeschlossener Mahnlauf.
Dann erscheint zusätzlich der Hinweis:
- „Bitte schließen Sie den vorbereiteten Mahnlauf ab oder löschen Sie ihn, bevor Sie einen neuen Mahnlauf vorbereiten.“
- Stellen Sie daher sicher, dass ein vorhandener Mahnlauf entweder abgeschlossen oder gelöscht wurde, bevor Sie einen neuen Mahnlauf starten.
Wichtig zu wissen
• Jede Rechnung wird einzeln geprüft.
• Mahnungen werden nach Mahnstufen erstellt, also als 1., 2. oder 3. Mahnung.
• Offene Beträge bleiben so lange bestehen, bis die Rechnung bezahlt ist.
• Bereits bezahlte Rechnungen werden im vorbereiteten Mahnlauf aus der Liste entfernt.