Unter Korrespondenz → Empfängerauswahl können Sie festlegen, welche Empfänger Sie später für Serienbriefe und Serien-E-Mails anschreiben möchten.
Neue Empfängerauswahl anlegen
- Klicken Sie oben rechts auf auf den Button „Erstellen“.
- Es öffnet sich das Fenster „Empfänger anlegen“.
Sie können zwischen folgenden Empfängertypen wählen:
- Parzelle
- Funktionsträger
- Person
Wählen Sie bei „Empfängertyp“ die gewünschte Auswahl aus:
- Parzelle
- Funktionsträger
- Person
In unserem Beispiel wählen wir „Person“.
- Klicken Sie auf „Weiter“.
- Geben Sie bei „Name der Empfängerauswahl“ einen passenden Namen ein.
Beispiel: „Personen für Ehrung“ - Geben Sie bei „Beschreibung der Empfängerauswahl“ ebenfalls eine kurze Beschreibung ein.
Beispiel: „Personen für Ehrung“ - Klicken Sie auf „Speichern“.
- Damit ist die Empfängerauswahl angelegt.
Empfänger auswählen
- Anschließend legen Sie fest, welche Personen zu dieser Empfängerauswahl gehören.
Sie haben zwei Möglichkeiten:
Einzelne Personen auswählen
- Sie können einzelne Personen direkt aus der Liste auswählen.
- Diese Möglichkeit eignet sich, wenn Sie nur wenige Empfänger anschreiben möchten.
Empfänger über einen Filter auswählen
- Bei größeren Personengruppen können Sie einen Filter verwenden.
- Dadurch grenzen Sie die angezeigten Personen nach bestimmten Kriterien ein.
Beispiel:
- Sie möchten Personen für eine Ehrung anschreiben.
- Wählen Sie den entsprechenden Filter aus.
In unserem Beispiel wählen Sie beim Personentyp den Eintrag „Mitglied“.
Sie können die angezeigten Personen nun einzeln auswählen.
Dynamisch aktualisierte Empfängerauswahl
Wenn Sie alle Personen auswählen möchten, die dem Filter entsprechen, müssen Sie diese nicht einzeln anklicken.
- Setzen Sie dazu oben bei „Automatische Empfängerauswahl“ das Häkchen.
- Die Auswahl wird dadurch zu einer dynamisch aktualisierten Empfängerauswahl.
- Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.
- Das Programm zeigt einen Hinweis zur dynamisch aktualisierten Empfängerauswahl an.
- Dort wird darauf hingewiesen, dass die Liste der Empfänger bei der Erstellung des Serienbriefs automatisch ermittelt und gegebenenfalls gefiltert wird.
- Bestätigen Sie den Hinweis.
Hinweis
- Bei der späteren Erstellung eines Serienbriefs oder einer Serien-E-Mail ermittelt das System automatisch die Empfänger, die zu den festgelegten Kriterien passen.
Gespeicherte Empfängerauswahl
Nach dem Speichern sehen Sie die angelegte Empfängerauswahl.
Dort werden unter anderem angezeigt:
- Name der Empfängerauswahl: Personen (unser Beispiel)
- Dynamisch aktualisierte Empfängerauswahl
- Wenn Sie die Empfängerauswahl später ändern möchten, können Sie diese über den grünen Button „Bearbeiten“ oben rechts öffnen und anpassen.
Empfängerauswahl für einen Serienbrief verwenden
Nachdem Sie eine Empfängerauswahl angelegt haben, können Sie diese für einen Serienbrief oder eine Serien-E-Mail verwenden.
- Gehen Sie zu Korrespondenz → Serienbriefe / E-Mails.
Klicken Sie oben rechts auf „Erstellen“.
Es öffnet sich ein neues Fenster:
Wählen Sie bei „Serienkorrespondenztyp“ aus, welche Art von Serienkorrespondenz Sie erstellen möchten:
- Serienbrief
- Serien-E-Mail
- Serienbrief als E-Mail
In unserem Beispiel wählen wir „Serienbrief“.
- Klicken Sie auf „Weiter“.
- Wählen Sie bei der Empfängerauswahl die zuvor erstellte Auswahl aus.
In unserem Beispiel wählen wir „Personen für Ehrung“. - Speichern Sie die Auswahl.
Serienbriefs erstellen
Empfänger überprüfen
Im Bereich „Empfänger“ können Sie kontrollieren, an wen der Serienbrief versendet wird.
- Klicken Sie dazu auf „Empfänger“.
- Sie sehen dort die Personen, die aufgrund Ihrer zuvor erstellten Empfängerauswahl für den Serienbrief ausgewählt wurden.
- Prüfen Sie die Empfängerliste vor dem Versand, damit Sie sehen können, welche Personen die Nachricht erhalten.
Weitere Informationen zur Erstellung und Bearbeitung von Serienbriefen finden Sie im Hilfeartikel:
Artikel:
Serienbriefe / E-Mails. Neue Version
Link: