Wo finden Sie das Buchungsjournal?
- Gehen Sie über die Seitenleiste auf Buchhaltung
- Wählen Sie den Unterpunkt Journal
- Sie gelangen direkt zum Buchungsjournal
Was ist das Buchungsjournal?
- Das Buchungsjournal wird auch das Hauptbuch genannt.
- Hier werden alle Buchungen eines aktuellen oder vergangenen Buchungsjahres angezeigt.
Aufbau einer Buchung
Laufenden Buchungsnummer
- Jede Buchung im Buchungsjournal erhält eine fortlaufende Nummer.
- Diese Nummer setzt sich zusammen aus dem Buchungsjahr und einer laufenden Nummer.
Beispiel 2025-000001
- Die Nummer wird automatisch vergeben und läuft ohne Unterbrechung weiter.
Fortlaufende Buchungsnummer
- Jede Buchung erhält eine eindeutige, fortlaufende Nummer.
- Damit bleiben alle Buchungen vollständig und nachvollziehbar.
Rechnungsläufe
- Ein Rechnungslauf erzeugt mehrere Buchungen mit festen Nummern.
- Diese Nummern bleiben nach der Buchung bestehen und werden nicht verändert oder gelöscht.
- So bleibt die Reihenfolge der Buchungen vollständig erhalten.
Belegnummer
- Die Belegnummer zeigt den Ursprung der Buchung.
- Sie kann manuell vergeben oder automatisch vom System erzeugt werden.
- Buchungen aus Rechnungsläufen beginnen mit „PZR“.
Es gibt zwei Arten:
- Manuell vergebene Belegnummern
- Automatisch erzeugte Belegnummern aus dem System
Automatisch erzeugte Belegnummern aus dem System:
- Buchungen aus Rechnungsläufen beginnen mit PZR.
- Diese Kennzeichnung zeigt, dass die Buchung aus einem Rechnungslauf erzeugt wurden
Belegdatum und Buchungsdatum
- Das Belegdatum zeigt, welchem Zeitraum die Buchung zugeordnet ist.
- Das Buchungsdatum zeigt, wann die Buchung im System erfasst wurde.
- Beide Datumsangaben können identisch sein, müssen es aber nicht.
Was ist das Belegdatum?
- Das Belegdatum zeigt, zu welchem Jahr oder Zeitraum die Rechnung gehört.
Was bedeutet das Buchungsdatum?
- Das Buchungsdatum zeigt, wann die Rechnung tatsächlich im System gebucht wurde.
Beispiel 1
Belegdatum:
- 31.12.2025
Buchungsdatum:
- 06.06.2026
Weshalb ist das so?
- Die Rechnung gehört noch zum Abrechnungsjahr 2025.
- Deshalb steht als Belegdatum der 31.12.2025.
- Die Rechnung wurde jedoch erst am 06.06.2026 im System gebucht.
- Deshalb steht als Buchungsdatum der 06.06.2026.
Beispiel 2
Belegdatum:
- 08.01.2025
Buchungsdatum:
- 08.01.2025
Hinweis
- In diesem Fall wurden der Vorgang und die Buchung am selben Tag erfasst.
- Beide Datumsangaben sind identisch.
Information:
- Das Belegdatum zeigt, wohin die Rechnung gehört.
- Das Buchungsdatum zeigt, wann die Rechnung gebucht wurde.
- Beide Datumsangaben können auch gleich sein oder sich nur wenige Tage unterscheiden, müssen es aber nicht!
Details einer Buchung anzeigen
- Eine Buchung kann per Doppelklick oder über das Stift-Symbol geöffnet werden.
- Im Detailfenster stehen weitere Informationen zur Buchung zur Verfügung.
Sollkonto und Habenkonto
- Diese Konten zeigen, zwischen welchen Konten die Buchung erfolgt ist.
Vereinfacht gesagt:
- Von welchem Konto kommt der Betrag?
- Auf welches Konto wird der Betrag gebucht?
Buchungsmerkmale
- Zusätzlich können Buchungsmerkmale hinterlegt sein. Sie dienen der Suche und Auswertung von Buchungen.
- Die hinterlegten Buchungsmerkmale können zum Filtern und Auswerten von Buchungen verwendet werden.
- So lassen sich Buchungen gezielt nach Bereichen oder anderen Kriterien auswerten.
Saldo vor und nach der Buchung
- Der Saldo vor und nach der Buchung zeigt, wie sich die Buchung auf den Kontostand ausgewirkt hat.
Angezeigte Informationen
- Im Buchungsjournal werden unter anderem Buchungsnummer, Belegnummer, Datum, Buchungstext, Konten und Betrag angezeigt.