In KolonieEasy können Sie sowohl Dokumente für einzelne Pächter (Parzellen) hinterlegen als auch allgemeine Dokumente für die gesamte Kleingartenanlage (KGA) verwalten. Dabei haben Sie die Möglichkeit, eigene Ordner (Kategorien) anzulegen und Ihre Unterlagen strukturiert abzulegen.

🔹 Ordner anlegen:

1. Gehen Sie zur gewünschten Parzelle oder zur Kleingartenanlage (KGA-Stamm).
2. Klicken Sie auf den Reiter Unterlagen.
3. Klicken Sie auf Bearbeiten.
4. Klicken Sie auf das Plus-Symbol +, um einen neuen Ordner hinzuzufügen.
5. Mit einem Rechtsklick auf den Ordner können Sie diesen:
• umbenennen
• oder löschen

So schaffen Sie eine individuell strukturierte Ablage – entweder bezogen auf eine Parzelle oder für die Kleingartenanlage.

📄 Dokumente / Dateien für eine Parzelle / KGA Stamm hochladen

1. Gehen Sie zu Stammdaten > Parzellen.
2. Klicken Sie auf die gewünschte Parzelle.
3. Öffnen Sie den Reiter Unterlagen.
4. Klicken Sie auf Bearbeiten.
5. Klicken Sie auf Datei hochladen, um eine oder mehrere Dateien für diese Parzelle zu hinterlegen.

Ein angelegten Ordner umbenennen:

1. Öffnen Sie den gewünschten Ordner im Reiter Unterlagen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie umbenennen möchten.
3. Wählen Sie die Option „Ordner umbenennen“ und geben Sie den neuen Namen ein.

🗂 Ordner (Kategorien) anlegen – Parzelle oder Kleingartenanlage (KGA)

Sie können Ihre Dokumente in eigenen Ordnern organisieren. Diese Ordner stellen Kategorien wie z. B. Versicherung, Pachtvertrag oder Baumaßnahmen dar.

🔒 Zusammenarbeit mit dem Verband

Falls Ihr Verein mit einem Verband zusammenarbeitet, kann dieser – nach vorheriger Absprache – ebenfalls auf Dokumente zugreifen.
• Nach dem Hochladen einer Datei erscheint ein Häkchen, mit dem Sie festlegen können, ob die Datei für den Verband sichtbar ist.
• Umgekehrt kann der Verband auch eigene Dokumente für den Verein freigeben, sodass beide Seiten auf die relevanten Unterlagen zugreifen können.