- Der Wechsel auf KleingartenEasy sollte gut vorbereitet werden. Gerade wenn Sie Ihren Verein bisher mit Ordnern, Excel-Tabellen oder einem anderen Programm verwaltet haben, stellt sich häufig die Frage:
- Welche Daten müssen zum Start übernommen werden und wann sollten die einzelnen Schritte in KleingartenEasy durchgeführt werden?
- Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie den Wechsel auf KleingartenEasy sinnvoll vorbereiten können und worauf Sie beim Übergang in ein neues Abrechnungsjahr achten sollten.
Legen Sie Ihren Startzeitpunkt fest
- Überlegen Sie zunächst, ab welchem Zeitpunkt Sie mit KleingartenEasy arbeiten möchten.
- Ein sinnvoller Zeitpunkt ist häufig der Wechsel in ein neues Abrechnungsjahr. So können Sie das bisherige Jahr noch in Ihrem bisherigen System abschließen und anschließend mit dem neuen Abrechnungsjahr in KleingartenEasy starten.
- Wenn Sie bereits im Herbst mit den Vorbereitungen für das kommende Jahr beginnen möchten, können Sie die dafür benötigten Daten schon vorher zusammentragen und die Einrichtung vorbereiten.
Vereins- und Parzellendaten
- Für die Einrichtung Ihres Vereins stellen wir Ihnen entsprechende Excel-Dateien zur Verfügung.
- Die Import KGAS dient zur Erfassung der Vereins- bzw. Verbandsdaten.
- Die Parzellen-Import KVD dient zur Erfassung der Parzellendaten. Diese können Sie uns zur Übernahme in KleingartenEasy zusenden oder die Daten selbst direkt in KleingartenEasy erfassen.
- Die konkreten Informationen und Dateien erhalten Sie im Rahmen der Einrichtung von uns.
Bitte beachten Sie:
- Fördermitglieder und andere Personen ohne zugeordnete Parzelle können über den Parzellenimport nicht übernommen werden. Diese Personen müssen später manuell in KleingartenEasy angelegt werden.
Welche Werte sollten zum Start vorliegen?
- Wenn Sie von einem anderen System auf KleingartenEasy wechseln, sollten Sie zunächst festlegen, auf welchem Stand Sie mit KleingartenEasy starten möchten.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Bank- und Kassenbestände
- Guthaben auf den Parzellenkonten
- offene Forderungen auf den Parzellenkonten
- aktuelle Wasserzähler- und Stromzählerstände
- weitere Werte, die für die Abrechnung benötigt werden
Hinweis:
- Legen Sie dafür einen eindeutigen Stichtag fest.
- So ist klar, welche Werte zum Start in KleingartenEasy übernommen werden sollen.
Anfangssalden in KleingartenEasy erfassen
- Die Anfangssalden werden von Ihnen selbst in KleingartenEasy erfasst.
- Bei den einzelnen Pächtern können Sie den jeweiligen Anfangssaldo des Parzellenkontos hinterlegen.
Achtung:
- Ein positiver Betrag bedeutet, dass der Pächter noch einen Betrag an den Verein zu zahlen hat. Ein negativer Betrag bedeutet, dass der Pächter ein Guthaben beim Verein hat, also bereits mehr bezahlt hat, als bisher berechnet wurde.
Auch für die Buchhaltung können die entsprechenden Anfangsbestände erfasst werden, beispielsweise für:
- Bankkonten
- Kassen
- Barkasse
- weitere in KleingartenEasy geführte Konten
Hinweis:
- Damit wird KleingartenEasy auf den Stand gebracht, mit dem Sie aus Ihrem bisherigen System in das neue System wechseln.
Wasser- und Stromzählerstände
- Wenn Sie die Wasser- und Stromabrechnung über KleingartenEasy durchführen möchten, benötigen Sie die entsprechenden Zählerstände.
- Wenn die jährliche Ablesung beispielsweise im November erfolgt, können Sie die Wasser- und Stromzählerstände anschließend in KleingartenEasy erfassen und für die weitere Abrechnung verwenden.
- Prüfen Sie vor der Übernahme bzw. dem Abschluss der Erfassung am besten noch einmal in Ruhe, ob die Zählerstände korrekt sind und wirklich den richtigen Parzellen zugeordnet wurden. Gerade bei vielen Zählern kann sich schnell einmal ein Zahlendreher oder eine falsche Zuordnung einschleichen.
Rechnungspositionen (Umlagen)
- Rechnungspositionen (Umlagen) können Sie in KleingartenEasy selbst anlegen und entsprechend den Anforderungen Ihres Vereins konfigurieren.
- Das gilt sowohl für laufende Abrechnungen als auch für die Vorbereitung eines neuen Abrechnungsjahres.
- Dazu können beispielsweise Rechnungspositionen für nicht geleistete Gemeinschaftsarbeit / Pflichtstunden oder andere von Ihrem Verein erhobene Positionen gehören.
- Wichtig: Angaben wie beispielsweise nicht geleistete Gemeinschaftsarbeit oder ähnliche Angaben können derzeit nicht automatisch aus Ihrem alten System importiert werden.
- Nachdem Sie die entsprechenden Rechnungspositionen (Umlagen) in KleingartenEasy angelegt haben, erfassen Sie die benötigten Angaben selbst.
- Prüfen Sie vor der Rechnungslegung, ob alle benötigten Rechnungspositionen (Umlagen) angelegt und die dazugehörigen Angaben vollständig erfasst sind.
Das richtige Abrechnungs- / Wirtschaftsjahr
- Bevor Sie Anfangssalden erfassen oder mit Buchungen beginnen, prüfen Sie, ob in KleingartenEasy das richtige Wirtschaftsjahr eingestellt ist.
- Das ist besonders wichtig, wenn Sie sich bereits im Herbst befinden und beispielsweise schon mit den Vorbereitungen für das kommende Jahr beginnen.
- Prüfen Sie daher vor der Eingabe von Anfangssalden und Buchungen immer, in welchem Wirtschaftsjahr Sie sich aktuell befinden.
Rechnungslegung für das kommende Jahr vorbereiten
- Wenn Sie beispielsweise bereits im laufenden Jahr die Rechnungslegung für das kommende Jahr vorbereiten möchten, können Sie dies in KleingartenEasy entsprechend einrichten.
- In der Rechnungsdefinition kann hinterlegt werden, für welches Abrechnungsjahr die Rechnung bestimmt ist. So kann beispielsweise bereits im Jahr 2026 eine Rechnung für das Jahr 2027 erstellt werden. Auf der Rechnung wird dann entsprechend das Jahr 2027 ausgewiesen.
- Wenn die Rechnungsabgrenzung aktiviert ist, werden die entsprechenden Beträge den jeweiligen Jahren zugeordnet und über die betroffenen Jahre verteilt.
- Wir empfehlen, die Rechnungslegung für das kommende Jahr rechtzeitig vorzubereiten und vor der ersten Durchführung zu prüfen, ob alle benötigten Rechnungspositionen und Beträge korrekt eingerichtet sind.
Jahresabschluss und Start im neuen System
- Wenn Sie zum Jahreswechsel auf KleingartenEasy umsteigen, empfehlen wir, nach der Erfassung der Anfangssalden auch die weiteren Buchungen im neuen System vorzunehmen.
- So können Sie das alte System für das bisherige Jahr abschließen und gleichzeitig im neuen System mit den entsprechenden Anfangsbeständen weiterarbeiten.
Damit ist der Übergang klar getrennt:
- Das alte System wird für das bisherige Jahr abgeschlossen.
- Die Anfangssalden werden in KleingartenEasy erfasst.
- Die laufenden Buchungen werden anschließend in KleingartenEasy vorgenommen.
- Das neue Abrechnungsjahr wird in KleingartenEasy weitergeführt.
Erste Rechnungslegung vergleichen
- Wenn Sie die Rechnungslegung für das neue Abrechnungsjahr in KleingartenEasy vorbereiten und durchführen, empfehlen wir, die erste Rechnungslegung sicherheitshalber zusätzlich noch einmal im bisherigen System durchzuführen.
- Vergleichen Sie anschließend die Ergebnisse beider Systeme.
- So können Sie prüfen, ob die Rechnungspositionen, Beträge und Zuordnungen in KleingartenEasy wie erwartet eingerichtet sind.
- Wenn alles übereinstimmt, können Sie die weitere Rechnungslegung mit KleingartenEasy durchführen.
Das bisherige System zunächst weiter aufbewahren
- Auch nach dem Wechsel auf KleingartenEasy sollten Sie die Daten aus Ihrem bisherigen System zunächst noch verfügbar halten.
- Gerade beim ersten Abrechnungsjahr kann es hilfreich sein, bei Rückfragen oder zum Vergleich noch auf die bisherigen Daten zugreifen zu können.
- Wenn Sie das alte Abrechnungsjahr abgeschlossen und die erforderlichen Daten in KleingartenEasy übernommen haben, können Sie anschließend vollständig mit KleingartenEasy weiterarbeiten.
Beispiel: Wechsel zum 01.01.2027
Sie arbeiten bisher mit einem anderen System und möchten ab 01.01.2027 mit KleingartenEasy arbeiten.
Dann können Sie beispielsweise bereits im Herbst 2026:
- die Vereins- und Parzellendaten für die Einrichtung vorbereiten,
- die aktuellen Wasser- und Stromzählerstände nach der Ablesung zusammentragen,
- die Guthaben und offenen Forderungen der Pächter prüfen,
- die Anfangssalden für die einzelnen Parzellen vorbereiten,
- die Anfangsbestände für Bank, Kasse usw. feststellen,
- die benötigten Rechnungspositionen (Umlagen) in KleingartenEasy einrichten,
- die Rechnungslegung für 2027 vorbereiten und
- prüfen, ob das richtige Wirtschaftsjahr eingestellt ist.
Hinweis:
- Die Rechnung kann dabei bereits 2026 erstellt werden, obwohl sie für 2027 bestimmt ist.
- Dafür wird in der Rechnungsdefinition das entsprechende Abrechnungsjahr hinterlegt. Bei aktivierter Rechnungsabgrenzung werden die Beträge entsprechend den betroffenen Jahren zugeordnet.
- Zum Jahreswechsel erfassen Sie die festgelegten Anfangssalden in KleingartenEasy und führen die weiteren Buchungen im neuen System durch.
- Für die Sicherheit können Sie die erste Rechnungslegung zusätzlich noch im bisherigen System durchführen und anschließend beide Ergebnisse miteinander vergleichen.
- So können Sie das bisherige Jahr im alten System abschließen und anschließend mit einem klar definierten Stand in KleingartenEasy weiterarbeiten.
Auch ein unterjähriger Wechsel ist möglich
- Sie können auch unterjährig mit KleingartenEasy starten. In diesem Fall empfiehlt es sich, einen geeigneten Monatsabschluss als Startpunkt festzulegen.
- Zu diesem Stichtag erfassen Sie die entsprechenden Anfangssalden für Bank, Kasse und die einzelnen Pächterkonten in KleingartenEasy. Damit haben Sie einen klar definierten Ausgangspunkt für die weitere Arbeit mit dem System.
- Für einen sicheren Übergang empfehlen wir, das bisherige System und KleingartenEasy anschließend zunächst parallel bis zum Jahresabschluss zu führen. Führen Sie in dieser Zeit die Buchungen und die Rechnungslegung möglichst in beiden Systemen durch.
- So können Sie die Ergebnisse miteinander vergleichen und prüfen, ob in beiden Systemen die gleichen Ergebnisse entstehen. Dies gilt auch für den anschließenden Jahresabschluss.