Rechnungslegung

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„Vorgehen bei Sterbefall eines Pächters“
Ablauf der Rechnungslegung in KolonieEasy
Easy: Eine Rechnung, zwei Zahlungsziele auf einer Rechnung!
Erst die Rechnungslegung, dann der Jahresabschluss: Vorteile dieser Einstellung
Geschäftsjahr umstellen: Hinweis für Neukunden im ersten Jahr: Voraussetzungen für die Rechnungslegung und dem Jahresabschluss
Grundeinstellung: Erst die Rechnungslegung gefolgt vom Jahresabschluss (ohne gesetztes Häkchen)
Neue Fördermitglieder im laufenden Jahr – wie buche ich eine separate Rechnung?
Neuen Tarif anlegen für „Nicht geleistete Vereinsarbeit“.
Pächterwechsel
Pächterwechsel: Schluss-/Startrechnung nach dem Pächterwechsel
Rechnung für Nichtpächter
Rechnung/Rechnungskorrektur – „Dieser Vorgang ist derzeit nicht möglich“ – Was steckt dahinter?
Rechnungen korrigieren
Rechnungen übersichtlich strukturieren mit Umlagen (Rechnungspositionen)
Rechnungsabgrenzung
Rechnungsjahr = Folgejahr! Einstellungen und Fehlerbehebung
Rechnungslegung:
Rechnungsposition für „Nicht geleistete Vereinsarbeit“ anlegen im Parzellenstammsatz -über die Einstellung „Zusatzeinträge“
Rechnungsstellung nach abgeschlossenem Rechnungslauf:
Umlage erstellen
Umlage: Fördermitglied anlegen
Vorpächter im Archivsatz finden
Was ist besser? Rechnungen zu stornieren oder zu korrigieren?
Wichtig: Einstellungen zur Rechnungslegung! Optionen und Einstellungen
Wichtiger Hinweis zur Rechnungslegung
Wichtiger Schritt vor der Rechnungsstellung: „Excel-Übersicht erstellen“
Wie gehe ich vor, wenn ich 2026 buchen möchte, aber der Jahresabschluss für 2025 noch aussteht?
Zählerstände eintragen
Zusatzfelder/ Zusatzeinträge/ Umlagen flexibel nutzen – Beispiele und Hinweise

KolonieEasy (classic)

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Anmeldung bei KleingartenEasy
Geschäftsjahr umstellen: Hinweis für Neukunden im ersten Jahr: Voraussetzungen für die Rechnungslegung und dem Jahresabschluss
Grundeinstellung: Erst die Rechnungslegung gefolgt vom Jahresabschluss (ohne gesetztes Häkchen)
Hilfe – Ich kann mich nicht einloggen. Woran kann es liegen?
KolonieEasy
Mahnung: “Kein Text in der Mahnung sichtbar – so beheben Sie das Problem”
Problem: Ausgegraute Suchfelder oder fehlende Fenster im Programm
So helfen Sie uns, Ihr Problem schnell zu lösen
Überprüfung der Daten im Stammsatz der Kleingartenanlage
Überprüfung der Flächenangaben
Wichtige Informationen zur Fehlerbehebung
📌 So machen Sie einen Screenshot am Laptop oder PC (Windows)

KleingartenEasy

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Einstieg: Navigation über die linke Seitenleiste. Vorankündigung der neuen Version.
Flächenverwaltung in KleingartenEasy
Parzellenstammsatz (Übersicht)

Buchhaltung

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„Mit Easy in die Verwaltung starten“!
Achtung bei der Buchung: Ergebniswirksame und nicht-ergebniswirksame Konten im Überblick
Anfangssalden für Pächter buchen
Anfangssalden oder Eröffnungsbuchungen nicht sichtbar im Hauptbuch/Journal? So werden Sie angezeigt
Anleitung zur Erfassung und Buchung von Anfangssalden und Kontoständen
Anleitung: So erstellen Sie einen Ratenverlauf ($ratenverlauf$) in der Dokumentenvorlage
Automatische Erstellung von Kontenberichten nach Jahresabschluss
Buchhaltung:
Buchung: Guthaben oder offene Forderung – wie erkenne ich den Unterschied?
Buchungen stornieren
Darstellung von Guthaben und offenen Forderungen in den Parzellenkonten
Einnahmen und Ausgaben richtig buchen!
Eröffnungssaldo falsch eingetragen – wie kann ich das korrigieren?
Geschäftsjahr umstellen: Hinweis für Neukunden im ersten Jahr: Voraussetzungen für die Rechnungslegung und dem Jahresabschluss
Hinweis: Wir sind keine Buchhalter oder Steuerberater
Jahresabschluss
Keine manuelle Mahnung möglich?
Kontenbericht: Fehlen Konten? So prüfen Sie, ob sie aktiv sind
Korrekte Buchung von Bargeldtransfers: So verwenden Sie ein Geldtransferkonto
Korrektur des Parzellenkontos und manuellen Buchungen
Pächterguthaben: Umgang mit Vorauszahlungen und Rückzahlungen
Ratenverträge
Rechnungen stornieren und korrigieren -Schritt-für-Schritt Anleitung
Rechnungsabgrenzung
Richtig buchen: Erst stapeln, dann handeln!
Salden überprüfen und Abweichungen sowie Differenzen nachvollziehen können!
So blenden Sie Konten aus und/oder machen sie wieder sichtbar!
Sofortbuchung
Stapelbuchung ->Buchungsarten. Vorankündigung der neuen Version!
Stapelbuchungen mit einem Klick buchen
Vergangene Buchungen und Jahresabschlüsse ansehen
Warum stimmen meine manuell berechneten Beträge nicht mit den Buchungsdaten überein?
Was ist ein Jahresabschluss und was muss dabei beachtet werden?
Wichtiger Schritt vor der Rechnungsstellung: „Excel-Übersicht erstellen“
Zahlungserinnerungen & Dokumentenvorlagen

Wasserabrechnung / Stromabrechnung

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Abrechnung mit mehreren Haupt-Wasser- und Stromzählern
Aktivierung der Vorauszahlung für Wasserabrechnung und Stromabrechnung
Aktueller Hinweis zur Nutzung mehrerer Wasserzähler
Anleitung zur Durchführung eines Stromzählerwechsels während der laufenden Saison
Falsch abgelesene Zählerstände korrigieren (per virtuellem Zählerwechsel)🔁
Pächterwechsel: Schluss-/Startrechnung nach dem Pächterwechsel
Rechnungsabgrenzung
Schwundstrom und Schwundwasser
Vorauszahlungen für Wasser und Strom
Wasser- und Stromablesung – Schritt für Schritt
Wasserabrechnung / Stromabrechnung der Zählergruppe zuordnen
Wasserabrechnung und Stromabrechnung aktivieren
Weshalb kann ich die Zählerstände nicht eintragen?
Zählerstände eintragen
Zählerstände vor dem Jahresabschluss ins nächste Jahr übertragen

Stammdaten

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„Vorgehen bei Sterbefall eines Pächters“
Ändern der Parzellengröße und der Eigentümer/Fläche
Änderungen im Personenstammsatz
Anleitung: Briefpapier in Word erstellen und in KolonieEasy verwenden
Archivierte Parzellen/Pächter
Automatische Erstellung von Kontenberichten nach Jahresabschluss
Benutzerverwaltung und Berechtigungen
Bewerberfunktion- Verweis! Vorankündigung der neuen Version
Bewerberfunktion-Vorankündigung der neuen Version
Brief: Absenderzeile einfügen
Dokumente hinterlegen und Ordner verwalten in KolonieEasy
Dokumente. Vorankündigung der neuen Version
Erst die Rechnungslegung, dann der Jahresabschluss: Vorteile dieser Einstellung
Flächen – Vorankündigung der neuen Version
Fördermitglieder: Individuelle Umlagen, Kontoverwaltung + Rechnungen erstellen
Funktionsträger – Vorankündigung der neuen Version
Kleingartenverein mit mehreren Anlagen und unterschiedlichen Gemeinschaftsflächen- so richten Sie es ein
Leerstehende Parzelle einem Mitglied/Bewerber zuweisen
Pächterwechsel
Pächterwechsel bei Todesfall: Ein Pächter verstirbt, der zweite bleibt auf der Parzelle
Pächterwechsel- Vorankündigung der neuen Version
Parzelle: Eine weitere Person hinzufügen und im Parzellenkonto erfassen
Parzellen und Personen löschen – Wichtige Hinweise und Sicherheitstipps
Parzellennummer ändern: Anleitung & wichtige Hinweise
Parzellenstammsatz: Partner hinzufügen
Personen anlegen: Fördermitglied, Mitglied, oder Partner
Personen verwalten! Vorankündigung auf die neue Version
Personenstammsatz/Dokumente
Platzhalter in Briefen finden
Problem: Ausgegraute Suchfelder oder fehlende Fenster im Programm
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung und Verwendung einer Briefvorlage
Vorpächter im Archivsatz finden
Warum gibt es Probleme mit dem E-Mail-Versand und wie wird dies in der neuen Version verbessert?
Wo finde ich hinterlegte Versicherungen und Bankdaten eines Pächters?
Zusatzfelder: Wie aktiviere/deaktiviere ich Sie im Personenstammsatz?
📄 Schluss- und Startrechnungen bei Pächterwechsel einsehen

Kontenplan

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Achtung bei der Buchung: Ergebniswirksame und nicht-ergebniswirksame Konten im Überblick
Anfangsbestand buchen (Kontenplan)
Kontenbericht: Fehlen Konten? So prüfen Sie, ob sie aktiv sind
Konto nicht zu finden? So überprüfen Sie ausgeblendete Konten!
Neues Konto im Kontenplan anlegen
So blenden Sie Konten aus und/oder machen sie wieder sichtbar!

Geldtransferkonto

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Korrekte Buchung von Bargeldtransfers: So verwenden Sie ein Geldtransferkonto

Einstellungen

4

Kleingartenverein mit mehreren Anlagen und unterschiedlichen Gemeinschaftsflächen- so richten Sie es ein
Parzellen und Personen löschen – Wichtige Hinweise und Sicherheitstipps
Parzellennummer ändern: Anleitung & wichtige Hinweise
Rechnungsposition für „Nicht geleistete Vereinsarbeit“ anlegen im Parzellenstammsatz -über die Einstellung „Zusatzeinträge“

Auswertung

1

Tipp: Listen für die Revisoren finden

Journal

1

Tipp: Listen für die Revisoren finden

Mahnung

2

Mahnung: “Kein Text in der Mahnung sichtbar – so beheben Sie das Problem”
Zahlungserinnerungen & Dokumentenvorlagen

Begehungs-App

1

Begehungs-App – Einrichtung und Nutzung

TestTest

2

Hilfe Test
test2

Rechnungslegung

1

Personen – Rechnungen

Nebenkostenabrechnung

2

Stromabrechnung
Wasserabrechnung

Übersicht
Docs

Wasserablesung

Zählerstände vor dem Jahresabschluss ins nächste Jahr übertragen
Wasser- und Stromablesung – Schritt für Schritt

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